Chương 2Tư duy theo khổ giấy A3 giai đoạn sơ cấp

HIỂU ĐƯỢC MÌNH CẦN GÌ

Nếu như bạn quên mất phương châm bản thân mình phải hiểu được mình cần gì, có lẽ bạn sẽ mất đi vị trí của mình và không làm được bất cứ việc gì cả.

Ví dụ, khi được giao một nhiệm vụ nào đó, nhiều người sẽ không đặt thứ tự ưu tiên cho công việc mà chỉ làm theo đúng thứ tự việc được giao. Hẳn quanh bạn cũng có những người như thế đúng không?

Típ người như thế chỉ đơn thuần nhiệt tình, muốn làm việc hết sức mà thôi. Tuy nhiên, chỉ vì muốn hoàn thành tất cả mọi thứ để được cấp trên, cũng như đồng nghiệp khen ngợi, họ đã tốn quá nhiều thời gian và công sức để làm hết những công việc ngay trước mắt. Và thế là họ quên mất việc phải đặt thứ tự ưu tiên, khiến cho mọi việc bị chậm trễ. Chính vì vậy, không những ta phải quan tâm đến kỳ hạn của công việc, mà ta còn phải ưu tiên cho những công việc dễ dàng đánh giá được nó.

Khi gặp những trường hợp như thế, chỉ cần áp dụng phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3, bạn có thể thực hiện được những công việc mình đã tính toán, dự định từ trước và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng một cách hợp lý, nhờ đó mà công việc cũng được tiến hành thuận lợi hơn.

Hãy thử tháo gỡ nút thắt của vấn đề bằng 8 bước sau đây.

BƯỚC 1 – ĐỀ TÀI

BƯỚC 2 – BỐI CẢNH THIẾT LẬP ĐỀ TÀI

• Giữ vững vị trí

• Xác định rõ vai trò, trách nhiệm mà mình gánh vác

Khi được cấp trên giao nhiệm vụ “Hãy chuẩn bị tài liệu này rồi nộp lên cho tôi”, hẳn nhiều người sẽ lúng túng vì không biết nên bắt đầu từ đâu.

Sở dĩ bạn rơi vào tình trạng như thế là vì bạn không hiểu rõ vị trí của mình là ở đâu, thế nên bạn mới không biết phải soạn những tài liệu đó dựa trên cơ sở nào.

Ví dụ, khi được giao nhiệm vụ “Hãy soạn một văn bản thông báo về kế hoạch tổ chức cuộc họp”, nếu bạn không xác định được vị trí của mình là gì, bạn sẽ không biết phải soạn văn bản đó như thế nào, nội dung là gì và phạm vi đề cập đến trong văn bản bao gồm những điều gì.

Hơn nữa, khi bạn soạn văn bản thông báo kế hoạch tổ chức cuộc họp mà không nắm rõ mục đích của cuộc họp này, thì rất có thể bản kế hoạch của bạn sẽ trở thành mớ giấy lộn không đáng để người khác lưu tâm.

Phải nhớ rằng ý nghĩa thực sự của việc lên kế hoạch tổ chức cuộc họp chính là để có thể nâng cao hiệu quả và tổ chức một cuộc họp mang lại kết quả tốt cho công việc.

Chính vì thế, điều quan trọng bây giờ là bạn phải xác định rõ mục đích, vai trò và trách nhiệm của mình, rồi sau đó mới có thể bắt tay vào làm việc được.

Khi tổ chức một cuộc họp, cần phải phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng người, phải nắm rõ xem cuộc họp này hướng đến ai, có những ai tham gia, họp để làm gì, ai là người chủ trì cuộc họp.

Lên một kế hoạch không chỉ đơn thuần là một “thao tác” mà phải là một “công việc” cần đặt tâm sức vào mới có thể tạo ra hiệu quả.

Đây là bước đầu tiên bạn cần phải xác định rõ.

BƯỚC 3 – NẮM BẮT HIỆN TRẠNG

• Nắm bắt chính xác hiện trạng

• Không phải làm rõ mục tiêu, mà là làm rõ thực tế

Tiếp theo, bạn phải hiểu được tại sao bạn phải soạn văn bản này, phải xác minh rõ ràng xem hiện tại đang có vấn đề gì xảy ra và cứ thế từng bước từng bước làm rõ hiện trạng.

Ví dụ, trong cuộc họp có mục đích là “thúc đẩy kinh doanh” thì bộ phận chủ trì cuộc họp sẽ là “phòng kinh doanh” và người tham dự sẽ là “các trưởng phòng”; còn trong cuộc họp có mục đích “phát triển sản phẩm mới” thì bộ phận chủ trì cuộc họp sẽ là “phòng phát triển sản phẩm” và người tham gia sẽ là “các thành viên của hội đồng quản trị”.

Có thể thấy rõ ràng mục đích ở đây là “mở một cuộc họp sao cho mang lại hiệu quả cao nhất trong công việc” chứ không phải “soạn một kế hoạch tổ chức cuộc họp sao cho văn vẻ, đẹp mắt”.

BƯỚC 4 – THIẾT LẬP MỤC TIÊU

• Hình dung những mục tiêu cần đạt

• Lập kế hoạch từ mục tiêu, tính ngược lại những việc mình cần làm

Chúng ta sẽ suy nghĩ theo phương pháp 5W2H, xem mình sẽ tiến hành công việc “Khi nào”, “Ở đâu”, “Ai làm”, “Làm cái gì”, “Tại sao phải tiến hành”, “Tiến hành như thế nào” và “Với mức độ bao nhiêu”.

Ví dụ, nếu cấp trên bảo chúng ta ngay lập tức đưa ra bản kế hoạch tổ chức cuộc họp diễn ra sau một tháng rưỡi nữa, thì chắc chắn sẽ rất khó để dự trù được số người tham gia, phải không? Nếu muốn đưa ra bản kế hoạch trước một tháng thì ta chỉ có hai tuần để chuẩn bị. Trong hai tuần đó, ta sẽ lập danh sách những việc cần làm, ghi chú vào thời gian biểu và đếm ngược thời gian để cuộc họp có thể tiến hành đúng dự tính.

Nếu như bạn chỉ chăm chút đến chất lượng của thư mời mà đưa ra bản kế hoạch chậm hơn so với dự định, thì kết quả là nhiều người sẽ vắng mặt, phòng ốc không đảm bảo, phải thay đổi lại thời gian... và như thế mọi thứ đều đi ngược lại với mục đích ban đầu.

Chính vì thế, nếu như bạn không quyết định rõ thời hạn của từng đầu việc, hạn cuối phải hoàn thành công việc đó và mức độ yêu cầu, thì mọi công sức mà bạn bỏ ra đều là vô ích.

Điều quan trọng hơn cả là những sự kiện càng liên quan đến nhiều người thì càng phải ưu tiên xử lý trước.

BƯỚC 5 – PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CHÍNH

• Xác định rõ ràng và chính xác đâu là mấu chốt của vấn đề

• Truy cứu đến cùng để tìm nguyên nhân thật sự

Trong BƯỚC 5, chúng ta sẽ suy nghĩ về các biện pháp để tìm ra bản chất của nguyên nhân chính yếu đã được làm rõ ở BƯỚC 4.

Nắm rõ nguyên nhân thực sự của vấn đề có nghĩa là xác nhận bản chất của vấn đề, đào sâu một cách triệt để những điểm nghi vấn và mục đích: “Tổ chức cuộc họp để làm gì?”, “Cho ai?”, “Chất lượng như thế nào (mức độ)?”. Đây cũng là điểm chính yếu của BƯỚC 5.

Ta phải làm rõ xem cuộc họp này có thể cho ra những kết quả nào, phải tiến hành dựa trên kịch bản thế nào, và để mọi người tham gia thì cần những phương pháp gì. Bởi vì không phải ta muốn mở cuộc họp là mở được ngay. Mỗi cuộc họp khi tổ chức đều mang một mục tiêu nhất định. Để đạt được những mục tiêu đó, ta cần tiếp cận vấn đề từng bước một sao cho tất cả những người cần có mặt đều có thể hiện diện.

BƯỚC 6 – ĐỐI SÁCH & THỰC THI

• Bắt tay thực hiện từ những bước trọng yếu

• Ghi chú khoảng cách giữa hiện trạng và hình mẫu lý tưởng vào bản kế hoạch

Đây là bước lên kế hoạch tiến hành những việc cần làm theo dự định trong những đối sách đã được kiểm chứng ở BƯỚC 5. Đây cũng là bước mà chúng ta sẽ suy nghĩ xem từ đây đến hạn cuối, mình phải ưu tiên làm việc nào trước.

Để đạt được hiệu quả cao, ta phải làm thế nào để rút ngắn khoảng cách giữa mục tiêu và thực tại, cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa việc bản thân nắm được (công việc thường ngày) và việc nên làm (tổ chức cuộc họp).

Vì thời gian chỉ có hạn, nên ta phải nắm rõ tình hình xung quanh và làm báo cáo sơ bộ về những thứ mà bản thân nắm được. Trong quá trình thực hiện, ta cũng sẽ dựa vào tình hình cụ thể để kết hợp điều chỉnh sao cho có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.

BƯỚC 7 – KẾT QUẢ THỰC HIỆN & TRIỂN KHAI

• Triển khai, so sánh công việc trước và sau khi đưa vào thực tiễn

• Thêm vào các cách cải thiện trong công việc hằng ngày, triển khai đến các bộ phận khác

Cần xác định quy trình thực hiện đối với kết quả ở BƯỚC 6 vì những kết quả đó sẽ được đặt làm tiêu chuẩn cho bước tiếp theo.

Nếu đặt mục tiêu là “sự thành công của cuộc họp” thì có lẽ ta nên nghĩ đến việc “phải chuẩn bị mọi thứ càng sớm càng tốt”. Như thế, khi tổ chức cuộc họp tiếp theo, ta sẽ vừa có được kinh nghiệm từ lần trước, vừa có thể suy nghĩ để tạo ra thêm nhiều thành quả tốt hơn.

Nếu như có quá nhiều người vắng mặt trong cuộc họp, ta có thể nghĩ đến lý do là mình đã đưa ra thông báo hướng dẫn quá chậm trễ, hoặc cũng có thể là bước nào đó của kế hoạch không được chuẩn bị đầy đủ.

Giữa một “thao tác” đơn thuần và một “công việc” có nhiều điểm khác nhau.

“Thao tác” đơn thuần là một việc bạn được giao cho làm. Nhưng nếu bạn tham khảo kinh nghiệm của những người đi trước và đặt vào đó tâm huyết, sự vận dụng của bản thân thì lúc này những việc đó sẽ trở thành “công việc”.

Thật ra, chỉ cần thay đổi thời gian, hay địa điểm cũng đã có thể tạo ra một văn bản hoàn chỉnh rồi, nhưng suy cho cùng đó chỉ là một “thao tác” mà thôi.

Để “thao tác” này có thể trở thành “công việc” mang giá trị công sức mà ta đã bỏ vào, thì như ví dụ trên, hãy tìm hiểu lý do vì sao có nhiều người vắng mặt trong cuộc họp đến vậy, sau đó tìm giải pháp để cải thiện.

Hãy đặt tâm huyết của mình vào việc đang làm, chẳng hạn như sắp xếp thời hạn phân bổ hướng dẫn triển khai sớm hơn một tuần, công khai tiến trình cuộc họp từ trước, hoặc tìm hiểu tại sao thời gian phân bổ của những cuộc họp lần trước lại diễn ra không suôn sẻ? Nếu làm được vậy, bạn mới chính thức thực hiện một “công việc”. Và cách làm này được gọi là “cải thiện bổ sung”.

BƯỚC 8 – NHÌN NHẬN LẠI & XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ TIẾP THEO

• Chuẩn hóa sau khi cuộc họp kết thúc

• Ghi chú quá trình giải quyết vấn đề vào danh sách kiểm tra

Trong BƯỚC 8, ta sẽ nói đến việc xem xét lại những thiếu sót sau khi cuộc họp kết thúc và đúc kết, cơ cấu lại những thành quả đã đạt được để thiết lập một khuôn mẫu về sau. Hãy tạo ra một file trong máy tính và thường xuyên cập nhật để làm mới danh sách kiểm tra.

Bằng cách ấy, khi tổ chức cuộc họp tiếp theo, chúng ta sẽ có thể sử dụng danh sách kiểm tra đã hoàn thiện hơn và cuộc họp cũng sẽ hiệu quả hơn.

Khi tư duy theo 8 bước như trên, nhớ phải thường xuyên kiểm chứng và xác nhận, thế nên trước khi làm một việc nào đó, bạn đã biết mình phải làm gì tiếp theo.

Tiến hành sự việc theo từng bước này cũng sẽ giúp chúng ta có thể liên tục tiến lên tầm vóc cao hơn.

TRANG BỊ KỸ NĂNG

LẬP KẾ HOẠCH THEP TỪNG BƯỚC

Ở phần trước, chúng ta đã đề cập phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3 như là một công cụ để nắm bắt được vị trí của bản thân. Ở phần này, chúng ta sẽ đi sâu hơn để giải thích về việc lập kế hoạch theo từng bước.

Nên nhớ rằng để công việc có thể tiến triển thuận lợi, bạn cần thực hiện nghiêm ngặt từng bước của kế hoạch đã đề ra. Thế nhưng, thực tế lại cho thấy, sẽ có những lúc chúng ta đi lệch khỏi quỹ đạo công việc đã định và phải đối mặt với những vấn đề ngoài dự kiến.

Ví dụ, một người đợi đến khi công việc chất đống mới bắt đầu giải quyết. Khi đó, anh ta phải giải quyết cùng lúc quá nhiều công việc, nên sẽ không thể nào xoay xở nổi. Bạn thử nghĩ xem, tại sao những việc như vậy vẫn thường xảy ra?

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do chúng ta không nắm được khối lượng công việc, ước lượng sai công việc của mình.

Mục tiêu đặt ra quá cao, công việc tiến hành chậm trễ, người thực hiện tự đánh giá quá cao năng lực của mình cũng là những nguyên nhân thường gặp.

Khi công việc dồn lại thành khối lượng lớn, bạn sẽ hoảng loạn, khi đó việc nào bạn cũng sẽ làm dang dở giữa chừng.

Vào những lúc như vậy, bạn thường chỉ nghĩ đến việc làm cho mình dễ thở hơn và thường lơ là, xem nhẹ những dự định của đối phương. Kết quả là công việc trở nên trì trệ, không giải quyết được gì.

Vậy, bạn có thể thử giải quyết những vấn đề trên bằng phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3.

BƯỚC 1 – ĐỀ TÀI

• Xác định rõ mục đích

• Trình bày các mục tiêu một cách rõ ràng và dễ hiểu

Chúng ta hãy quay lại tình huống “soạn tài liệu cho buổi họp” ở phần trước.

Khi nhận được chỉ thị “soạn tài liệu cho cuộc họp” từ cấp trên, bạn phải hiểu rõ rằng sếp bạn đang ngầm ra lệnh:“Tôi muốn cậu đặt tâm sức vào việc lập một bản kế hoạch rõ ràng, sao cho cuộc họp đạt được kết quả tốt nhất”.

Khi các thành viên có sự khác nhau về khái niệm từ ngữ, động cơ làm việc thì mức độ làm việc và tốc độ làm việc cũng sẽ khác nhau.

Bây giờ, ta hãy xem việc lên kế hoạch cho cuộc họp là BƯỚC 1, vậy thì việc phải làm lúc này chính là xác định rõ ràng mục đích.

Để tránh trường hợp hiểu nhầm, giữa các thành viên trong nhóm cần có sự giải thích thống nhất các định nghĩa, nếu có thể thì hãy viết rõ ra và phải chia sẻ chúng cùng nhau. Đây là điều vô cùng quan trọng.

BƯỚC 2 – BỐI CẢNH THIẾT LẬP ĐỀ TÀI

• Chỉ ra con số cụ thể cho mục tiêu, sau đó xác định bối cảnh

• Viết ra thật cụ thể

Bước tiếp theo là chúng ta số hóa các mục tiêu rồi làm rõ bối cảnh của các mục tiêu đó. Chúng ta phải làm rõ những giá trị được thể hiện bằng số của mục tiêu, xem xem mình phải đưa ra thành quả cụ thể như thế nào.

Ví dụ, ta hãy suy nghĩ lý do tại sao lại đề ra mục tiêu là “tạo ra thành quả gấp đôi so với trước đây”. Hãy thống nhất giữa các thành viên và những người có liên quan xem để đạt được mục tiêu này thì ta phải thực hiện trong thời gian bao lâu và làm những công việc gì. Dù rằng rất mất thời gian, song việc này lại vô cùng quan trọng.

BƯỚC 3 – NẮM BẮT HIỆN TRẠNG

• Xác định rõ hiện trạng

• Nhận định thẳng thắn những việc đang diễn ra

Để xác định rõ hiện trạng, cái chúng ta phải nhìn nhận không phải là trạng thái lý tưởng mà chính là bản chất của những sự việc đang diễn ra trong hiện tại.

Sau khi nhìn nhận được bản chất của sự việc, hãy ghi hết ra xem: “Hiện tại trong tay chúng ta đang có được những tài liệu gì?”, “Ở lần thực hiện trước chúng ta đã gặp phải những vấn đề gì?”, “Những ai có thể liên quan đến vấn đề này?”, “Năng lực của mỗi thành viên trong nhóm như thế nào?” và “Ta còn lại bao nhiêu thời gian cho việc này?”.

Khi lập ra các thứ tự ưu tiên cho công việc, ta phải lưu ý dành sự ưu tiên cho các công việc liên quan đến nhiều người.

Ta nên nhớ rằng lịch trình làm việc thay đổi tùy theo tình hình của đối phương và phụ thuộc vào các công việc có yếu tố không chắc chắn.

Đặc biệt, ta phải đặt sự ưu tiên hàng đầu cho các công việc liên quan đến nhiều người hay công việc có liên hệ đến người bên ngoài công ty. Vị trí ưu tiên tiếp theo sẽ dành cho những việc tốn nhiều thời gian.

Ta sẽ ghi ra những người có liên quan đến công việc này trước, sau đó ghi thêm lượng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc. Làm vậy, ta sẽ dễ dàng nắm rõ thời gian ở từng bước của kế hoạch.

Ngoài ra, tính đến thời điểm hiện tại, muốn hiệu quả cuộc họp tăng lên gấp đôi sẽ cần những cách gì, hãy ghi hết chúng ra thành một danh sách. Cần lưu ý, cái chúng ta ghi ra ở đây không phải là những cách làm được cho là lý tưởng, mà phải ghi ra những điều mình đã biết, những cách mình đã làm từ trước đến giờ. Những việc như thế này chính là nắm bắt hiện trạng.

BƯỚC 4 – THIẾT LẬP MỤC TIÊU

• Quyết định sự phân bổ cơ bản

• Phải đảm bảo được thời hạn điều tra các dữ liệu cơ sở và thời gian tập hợp các dữ liệu đó

Tiếp theo là BƯỚC 4 – Quyết định phân bổ cơ bản, nhưng thực tế đây lại là bước mà ta thường vô tình không thực hiện được.

Ta nên lập danh sách những việc cần làm, ước lượng thời gian cần thiết cho từng việc và xác định mục tiêu cho chúng. Sau đó, tùy theo năng lực của từng người mà hãy suy nghĩ, sắp xếp sao cho đúng người đúng việc. Để chắc chắn thu được thành quả, ta cần xác định rõ sẽ giao cho ai làm nhiệm vụ gì và trách nhiệm như thế nào.

Ví dụ, khi chuẩn bị tài liệu cho một cuộc họp, trong trường hợp có đề án của người bên ngoài công ty thì ta cần bổ sung thời gian cho người đó chuẩn bị tài liệu và cả thời gian in ấn. Cần đặc biệt đề phòng trường hợp người đó có thay đổi và dự trù thời gian dư ra.

Trong khi tính toán thời lượng thực hiện công việc, bằng cách này hay cách khác, rất nhiều người thường ước lượng thời gian hoàn thành công việc của mình ít đi. Chắc hẳn sẽ có những trường hợp phải mất đến 30 phút để hoàn thành những công việc mà chỉ tính có 5 phút. Do đó, ta luôn phải thêm vào khoảng thời gian dự phòng.

Sở dĩ cần làm như vậy là bởi vì luôn có trường hợp phát sinh những sự việc bất ngờ. Chẳng hạn như, đột nhiên ta thấy không khỏe, hoặc bỗng nhiên có công tác đột xuất. Vì vậy, ta luôn cần một khoảng thời gian dư ra để có thể dự phòng khoảng thời gian bị mất đi cho những tình huống bất ngờ như vậy. Đối với trình tự chuẩn bị hoặc kế hoạch phê duyệt, ta luôn trải qua các bước: xác định thời hạn và suy nghĩ xem liệu trình tự như thế nào thì có thể hoàn thành kịp thời hạn đó.

Điều quan trọng vẫn là gia tăng gấp đôi hiệu quả của cuộc họp. Vậy phải làm thế nào mới có thể khiến mọi người tham gia buổi họp và mang lại hiệu quả cho những người tham gia ấy?

Ví dụ, vấn đề đặt ra là phải gửi tài liệu trước 3 ngày để sau khi đọc tài liệu xong, mọi người sẽ quyết định có tham gia hay không. Nếu vậy, ta cần xác định trước những vấn đề như: “Đến ngày mấy thì phải có tài liệu?”, “Đến ngày mấy thì phải gửi yêu cầu?”…

Nếu hoàn thành sớm hơn thời hạn thì tất nhiên là rất tốt. Ngoài ra, có rất nhiều người đưa cả “thời gian tìm hiểu” và “thời gian tổng hợp tài liệu” vào danh sách. Tuy nhiên, ta cần phân chia chúng ra và tính toán thời gian cần thiết sao cho hợp lý.

Ta sẽ xác định từng việc, chẳng hạn như “Ngày nào thì tạo danh mục chi tiết thông báo mở cuộc họp?”. Sau đó giới hạn vai trò của mình, từ đó tính ngược thời gian cần thiết để tìm dữ liệu, thời gian soạn tài liệu và tổng hợp chúng. Sau khi hoàn thành, ta sẽ ghi chú vào trong lịch trình kế hoạch của cá nhân.

BƯỚC 5 – PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CHÍNH

• Truy tìm đến cùng nguyên nhân thực sự và tìm kiếm vấn đề bản chất của sự việc

• Sử dụng 5 câu hỏi Tại sao để tìm ra bản chất sự việc

Để tìm ra bản chất của mục tiêu (cũng chính là nguyên do thực sự), chúng ta cần dùng 5 câu hỏi Tại sao.

Ví dụ, “Cuộc họp này được tổ chức để làm gì?”, “Để tổ chức cuộc họp này thì cần phải làm những gì?”, “Lý do vì sao cho tới bây giờ các cuộc họp hầu hết đều không mang lại nhiều hiệu quả?”,... Quan trọng là phải tìm được đáp án cho những câu hỏi này.

Tất nhiên là xác nhận của cấp trên cũng rất cần thiết, nhưng ta không chỉ đơn thuần xúc tiến một cách máy móc những việc đã được chỉ định mà còn cần phải tự mình suy nghĩ. Rốt cuộc thì cuộc họp này tổ chức để làm gì? Làm thế nào để có thể mang lại hiệu quả gấp đôi? Sau đó, ta sẽ suy nghĩ về những việc có thể làm để nâng cao chất lượng cuộc họp.

Hãy suy nghĩ tìm ra tận gốc lý do vì sao đến tận lúc này công việc vẫn chưa thấy có chút hiệu quả. Sau khi tìm ra điểm nghi vấn mấu chốt của vấn đề, hãy ghi tất cả ra.

BƯỚC 6 – ĐỐI SÁCH & THỰC THI

• Thực hiện trong khoảng thời gian dự kiến và làm báo cáo

• Vừa thực hiện, vừa xác nhận bằng báo cáo sơ bộ

Ở BƯỚC 6 này, ta sẽ bắt tay thực hiện theo những dự tính ở BƯỚC 4.

Có thể sẽ có lúc ta không thể thực hiện theo đúng kế hoạch. Khi ấy, điều quan trọng nhất vẫn là phải vừa thực hiện kế hoạch, vừa làm báo cáo sơ bộ. Nhờ vào báo cáo đó, ta sẽ có khả năng điều chỉnh lại quỹ đạo công việc và có được sự hợp tác của các thành viên.

Khi công việc gặp trục trặc, ta nên tìm phương pháp khác. Và để nâng cao chất lượng cuộc họp thì không chỉ dựa vào việc thảo luận lại với cấp trên, hay vào trí tuệ và sức lực của bản thân mình, quan trọng hơn là phải hành động và phối hợp với mọi người xung quanh.

BƯỚC 7 – KẾT QUẢ THỰC HIỆN & TRIỂN KHAI

• Hãy kiểm tra thời gian đã tiêu tốn trong thực tế

• Yêu cầu cho lời khuyên về việc kiểm chứng các dự tính và những phương pháp khác

Ở BƯỚC 7 này, ta sẽ kiểm tra lại thời gian đã bỏ ra trong thực tế.

Như đã trình bày ở trên, mọi người thường có xu hướng ước tính lượng thời gian bỏ ra cho công việc của mình ít hơn.

Ví dụ, khi đặt phòng hội nghị, dù ta nghĩ việc này chỉ mất có 5 phút là xong, nhưng nếu làm thử trong thực tế thì phải xác minh nào là địa điểm, độ rộng của phòng ốc, rồi trang thiết bị, có lẽ cũng mất cả tiếng đồng hồ.

Vì vậy, để cải thiện độ chính xác cho dự tính của mình, hãy tạo thói quen kiểm chứng lại lượng thời gian mà bạn đã dự tính.

Ngoài ra, sau khi chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, bạn nên chỉnh sửa và bổ sung thêm. Thời gian dù mất bao lâu cũng cần phải kiểm chứng; nếu được vậy, lần sau nếu bạn có làm công việc giống y như thế thì độ chính xác sẽ cao hơn.

BƯỚC 8 – NHÌN NHẬN LẠI & XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ TIẾP THEO

• Lập danh sách kiểm tra sau khi đã hoàn tất

• Chuẩn hóa quá trình giải quyết vấn đề và làm rõ các vấn đề sau này

Sau khi kiểm chứng các dự đoán, chúng ta sẽ lập danh sách kiểm tra tính hiệu quả sau này.

Ví dụ, khi lập danh sách đặt trước phòng hội nghị, nếu như đặt trên mạng thì đánh dấu lại trang web đó, ghi lại số điện thoại, lập một danh sách các thông tin liên quan như địa chỉ, thông tin liên lạc và người phụ trách.

Nếu ta lập ra một danh sách kiểm tra theo cách này thì công việc tốn một giờ đồng hồ có thể sẽ rút ngắn lại chỉ còn 10 phút.

Tóm lại, nhờ kiểm chứng chúng ta sẽ có đối sách. Kiên nhẫn thực hành nhiều lần theo cách như vậy, chúng ta sẽ nâng cao được khả năng lên kế hoạch từng bước, hơn nữa còn rút ngắn được thời gian cần thiết.

Nhưng việc tốn một giờ đồng hồ cũng không phải là không có cái hay. Song, nếu ai cũng nghĩ rằng tốn một tiếng đồng hồ là điều bình thường, hẳn không ai muốn lên kế hoạch cải thiện tình hình nữa.

Năng lực lên kế hoạch từng bước – nhằm làm giảm dù chỉ một chút áp lực về thời gian khi chạy đua với công việc – sẽ mang lại kết quả tuyệt vời. Nhờ được chuẩn hóa, khi các thành viên khác cũng tổ chức một hội nghị tương tự, họ có thể áp dụng theo, người áp dụng sẽ nghiên cứu sao cho cách sử dụng dễ hơn và việc tùy chỉnh này sẽ giúp hình thành phiên bản nâng cấp với nhiều thứ dễ vận dụng hơn.

Chỉ với việc tổ chức hội nghị, không chỉ đơn giản là giải quyết được nhiệm vụ được giao, mà quan trọng là tìm ra cách khắc phục để tiến hành công việc trôi chảy và hiệu quả hơn.

Cho dù trước đây bạn từng thất vọng và tự trách bản thân, nhưng nếu tập cách Tư duy theo khổ giấy A3, bạn sẽ có thể bình tĩnh suy xét, từ đó thay đổi theo lối Tư duy mở: làm thế nào có thể cải thiện tình hình.

Vậy thì trong chương tiếp theo – GIAI ĐOẠN TRUNG CẤP, tôi sẽ giới thiệu về cách tiến hành công việc với vai trò một trưởng nhóm.