Mở đầuBáo cáo trên khổ giấy A3 bằng cách nào?

TỔNG HỢP NỘI DUNG TRÊN MỘT TRANG GIẤY A3

Mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 là một trong những phương pháp cải tiến nghiệp vụ độc đáo mà Toyota đã sử dụng suốt hơn 50 năm qua. Đặc trưng của phương pháp này là quy trình 8 bước như sau:

1. ĐỀ TÀI

2. BỐI CẢNH THIẾT LẬP ĐỀ TÀI

3. NẮM BẮT HIỆN TRẠNG

4. THIẾT LẬP MỤC TIÊU

5. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CHÍNH

6. ĐỐI SÁCH & THỰC THI

7. KẾT QUẢ THỰC HIỆN & TRIỂN KHAI

8. NHÌN NHẬN LẠI & XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ TIẾP THEO

Khi soạn bảng báo cáo theo những bước này, bạn không chỉ nắm được nội dung ngay tức thì để làm căn cứ ra quyết định, mà còn giải quyết được nhiều vấn đề và quản lý các dự án dễ dàng hơn.

QUY TRÌNH 8

BƯỚC 1: ĐỀ TÀI

Trình bày ngắn gọn mục tiêu để bất cứ ai nhìn vào cũng có thể hiểu được.

BƯỚC 2: BỐI CẢNH THIẾT LẬP ĐỀ TÀI

Nêu rõ lý do và bối cảnh, tính cần thiết của đề tài và mục đích chọn đề tài đó.

BƯỚC 3: NẮM BẮT HIỆN TRẠNG

Trình bày hiện trạng một cách chính xác, chi tiết và trao đổi với nhau những bất lợi hoặc vấn đề hiện tại.

BƯỚC 4: THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu với các câu hỏi 5W2H^(*), phân chia nhiệm vụ công việc phù hợp với từng người, tính toán sao cho đạt được mục tiêu rồi lập kế hoạch.

^(*) 5W2H là viết tắt của các từ trong tiếng Anh: Why, Who, When, Where, What và How.

Why – Vì sao làm điều đó; làm điều đó sẽ được lợi ích gì?

Who – Cần những ai thực hiện; làm một mình hay cần ai đó làm cùng?

When – Khi nào làm thì thích hợp nhất?

Where – Làm ở đâu; cần bố trí không gian như thế nào?

What – Làm việc đó thì cần những gì?

How – Thực hiện thế nào cho dễ nhất?

How còn là How much, How many – tức là sẽ mất gì, được gì?

BƯỚC 5: PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CHÍNH

Nhận ra bản chất vấn đề với 5 câu hỏi “Tại sao”, tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề.

BƯỚC 6: ĐỐI SÁCH & THỰC THI

Thực hiện các nội dung của kế hoạch đã xây dựng, vừa báo cáo với cấp trên, vừa thực thi, chia sẻ nội dung công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra.

BƯỚC 7: KẾT QUẢ THỰC HIỆN & TRIỂN KHAI

So sánh mục tiêu với kết quả thực hiện, chuẩn hóa kết quả đạt được, triển khai đến các bộ phận có liên quan. Từng đơn vị ghi chú vào sổ tay hướng dẫn hàng ngày.

BƯỚC 8: NHÌN NHẬN LẠI & XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ TIẾP THEO

Tiến hành kiểm tra lại quá trình thực thi và triển khai. Lấy các vấn đề tồn đọng làm đề tài cải tiến tiếp theo.

TƯ DUY THEO KHỔ GIẤY A3 LÀ GÌ?

Khi áp dụng mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 theo cách trên, thì dù có gặp bất kỳ vấn đề nào cũng có thể tổng hợp các điểm mấu chốt một cách đơn giản để truyền đạt cho đối phương. Khi thực hiện báo cáo theo hình thức này, bạn có thể hình dung ra mạch suy nghĩ trong đầu mình.

Mạch tư duy được mài giũa trong quá trình áp dụng mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 được gọi là Tư duy theo khổ giấy A3.

Khi áp dụng phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3, các điểm cốt lõi của vấn đề sẽ trở nên rõ ràng hơn. Nếu làm đúng theo quy trình 8 bước được giới thiệu ở trên, chắc chắn bạn sẽ lần lượt giải quyết được các vấn đề.

Vào làm việc tại công ty Toyota, các nhân viên đều học được kỹ năng giải quyết vấn đề và được mài giũa mạchTư duy theo khổ giấy A3 một cách tự nhiên thông qua vô số lần thực hiện mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3.

GIẢI QUYẾT LẦN LƯỢT MỌI VẤN ĐỀ BẰNG MÔ THỨC BÁO CÁO TRÊN KHỔ GIẤY A3

0016

1) Thiết lập mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3

2) Hình thành mạch tư duy trong đầu

3) Hình thành tư duy giải quyết vấn đề

Bất kỳ doanh nhân nào cũng có thể áp dụng phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3 thông qua mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3. Phương pháp này không những giải quyết được các vấn đề phát sinh trong công việc, mà còn giúp ta thấy được cách tiến hành công việc để đạt hiệu suất tốt nhất và thấy rõ thứ tự ưu tiên các công việc cần làm. Với những lợi thế như vậy, không chỉ riêng Toyota, mà nhiều xí nghiệp, công ty, tập đoàn trong lĩnh vực công nghiệp chế tạo và các lĩnh vực khác đều có thể vận dụng mô thức báo cáo này.

Vậy làm thế nào để áp dụng tốt phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3 vào công việc? Trong quyển sách nhỏ này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng và đưa ra các ví dụ minh họa cụ thể ứng với từng tình huống trong công việc.

Tư duy theo khổ giấy A3 là kiểu tư duy giúp ta rèn luyện được cả cách tư duy bằng não phải và não trái.

Nếu bạn là người:

• có quá nhiều việc, ngay chính bản thân bạn cũng không biết nên ưu tiên làm việc nào trước, việc nào sau, mọi thứ cứ rối tung cả lên;

• lúc nào tâm trí cũng hỗn loạn, không thể điều chỉnh được mọi việc;

• đã mất đi động lực và nhiệt huyết trong công việc;

• chưa thành thạo việc quản lý cấp dưới;

v.v...

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp, điều chỉnh mọi việc bằng cách vận dụng phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3. Chỉ cần thay đổi thứ tự suy nghĩ, những điều bạn phải làm sẽ trở nên rõ ràng, và chính bạn còn phải ngạc nhiên với những thành quả mình đạt được.

TẠI SAO NHỮNG NGƯỜI CÓ NĂNG LỰC LẠI VẬN DỤNG PHƯƠNG PHÁP TƯ DUY THEO KHỔ GIẤY A3?

Trong mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3, bạn sẽ trình bày những việc giả định trước khi thực hiện dự án (chẳng hạn như: thiết lập mục đích, phân tích hiện trạng, phán đoán mọi việc sẽ tiến triển thế nào) ở bên trái. Tiếp theo, bên phải là nơi tổng hợp những điều bạn học hỏi được, những việc bạn chưa làm được sau đó, chuẩn hóa các mục tiêu đó và phát triển ra toàn thể công ty.

Nhờ suy nghĩ mọi việc tuần tự như vậy, bạn sẽ biết cách thực hiện và hoàn thiện kế hoạch theo từng bước, cũng như biết sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Trong công việc, chắc chắn bạn sẽ không thể tránh khỏi những khó khăn cản trở; nhưng vào những lúc như thế, nếu áp dụng Tư duy theo khổ giấy A3, bạn vẫn có thể thúc đẩy mọi việc tiếp tục tiến về phía trước.

0021

• Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và cách thực hiện kế hoạch theo các bước trở nên rõ ràng hơn

• Có thể cải tiến hơn nữa

Ví dụ minh họa:

Bạn quyết định tổ chức một buổi thuyết trình tại công ty. Mục đích tổ chức buổi thuyết trình là nhằm nâng cao động lực làm việc cho nhân viên. Vậy, ở vị trí của nhân viên, bạn nghĩ diễn giả ấy là người thế nào, bạn sẽ thuyết phục ra sao để diễn giả đó nhận lời, và kết quả cụ thể bạn kỳ vọng thu nhận được sau buổi thuyết trình là gì.

Việc bạn suy nghĩ để lựa chọn diễn giả phù hợp cho những mục đích đã đề ra, khơi dậy hứng thú muốn tham gia sự kiện của nhân viên và duy trì động lực làm việc của nhân viên sau khi họ tham gia buổi thuyết trình chính là một bước quan trọng. Tuy nhiên, càng gần đến thời điểm diễn ra buổi thuyết trình, bạn càng bị áp lực bởi đống vấn đề lộn xộn, khiến cho bạn lơ là mục đích ban đầu.

Ví dụ, ngay lúc quyết định “tổ chức buổi thuyết trình”, bạn quên mất mục đích chính là “thành công” của sự kiện này, mà chuyển mục đích thành “tổ chức sự kiện”.

Để không bị như vậy, bạn cần tập trung vào mục đích ban đầu, suy nghĩ về cách thức tăng động lực sau khi tổ chức buổi thuyết trình, tính toán rồi lên kế hoạch từng bước sao cho đạt được mục tiêu đó.

Vì bạn có thể chia sẻ mục đích và mục tiêu, sau đó lý giải điểm mấu chốt của các vấn đề khi tổ chức buổi thuyết trình này bằng Tư duy theo khổ giấy A3, cho nên bạn sẽ có thể lập kế hoạch, phân bổ vai trò, nhiệm vụ và tối đa hóa hiệu suất chi phí. Theo đó, bạn sẽ bám sát vào đề tài được giao và có thể đạt được mục đích ban đầu.

Dĩ nhiên, trong thực tiễn cũng có những trường hợp sự việc diễn ra không theo dự tính. Nhưng chắc chắn bạn sẽ đạt được thành quả nếu tiến hành sau khi đã phân tích hiện trạng. Như vậy vẫn tốt hơn là không chuẩn bị gì cả.

Điều quan trọng là bạn dự đoán được những thay đổi sau khi hành động. Ngay cả khi không đạt được thành quả như đã đề ra, thì nó cũng sẽ trở thành thử thách tiếp theo dành cho bạn. Sự nghiệp của Toyota luôn rộng mở là nhờ họ biết áp dụng triệt để lối Tư duy theo khổ giấy A3 này.

Hãy đề ra mục tiêu, nhận biết khoảng cách giữa mục tiêu với thực tế, dồn hết tâm trí để đến gần với mục tiêu đó và lên kế hoạch thực hiện.

Và để ai cũng hiểu rõ mục tiêu của dự án, tình hình thực hiện sẽ được chia sẻ cho tất cả các thành viên. Tất cả thành viên dự án vừa thực hiện, vừa hỗ trợ lẫn nhau.

Lúc bắt đầu dự án hay công việc, dù bạn đã quyết định mục tiêu và tính toán kế hoạch nhưng do khoảng cách giữa hiện trạng với mục tiêu quá lớn, có thể bạn sẽ không biết ưu tiên thực hiện việc nào trước, việc nào để sau. Bạn cần một mục tiêu phù hợp với vị trí của bản thân. Nhưng quan trọng hơn, bạn cần xác định sẽ lôi kéo những người nào tham gia vào dự án và tạo cơ chế để những người tham gia cảm thấy có trách nhiệm.

Với quyển sách này, chúng ta sẽ cùng xem cách xử lý công việc khi suy nghĩ theo lối Tư duy theo khổ giấy A3 trong từng tình huống. Hy vọng rằng những ai đang phải đau đầu vì báo cáo, gặp khó khăn khi không biết làm sao để dự án tiến triển thuận lợi, hay đang khổ sở vì không đạt được kết quả như mong đợi, sẽ lĩnh hội phương pháp tư duy này để phát triển khả năng tư duy và kỹ năng giải quyết công việc.

Bất cứ người đi làm nào cũng đều có những nỗi lo và thách thức riêng trong công việc, hoặc trong giao tế ở công ty. Vậy phải làm sao khi đang vướng mắc một chuyện gì đó? Đơn giản thôi, lúc ấy bạn chỉ cần áp dụng phương pháp Tư duy theo khổ giấy A3 để gỡ rối.

Trước hết, tôi sẽ giải thích mô thức Báo cáo trên khổ giấy A3 là gì, và tiếp theo là làm thế nào để xây dựng mô thức đó.