PHÂN TÍCH CÔNG VI C Ệ

Phân tích công vi c là công vi c đ u tiên c n ph i bi t c a m i nhà qu n tr nhân s . Phân tích ệ ệ ầ ầ ả ế ủ ọ ả ị ự công vi c m đ u cho v n đ tuy n d ng nhân viên, là c s cho vi c b trí nhân viên phù h p. ệ ở ầ ấ ề ể ụ ơ ở ệ ố ợ M t nhà qu n tr không th tuy n ch n đúng nhân viên, đ t đúng ng ộ ả ị ể ể ọ ặười vào đúng vi c n u không ệ ế bi t phân tích công vi c. ế ệ

M c đích ch y u c a phân tích công vi c là h ụ ủ ế ủ ệướng d n gi i thích cách th c xác đ nh m t cách ẫ ả ứ ị ộ chi ti t các ch c năng nhi m v ch y u c a công vi c và cách th c xác đ nh nên tuy n ch n ế ứ ệ ụ ủ ế ủ ệ ứ ị ể ọ hay b trí nh ng ng ố ữười nh th nào đ th c hi n công vi c t t nh t. ư ế ể ự ệ ệ ố ấ I. N i dung c b n c a phân tích công vi c: ộ ơ ả ủ ệ 1.1. Khái ni m: ệ

- Phân tích công vi c là nh ng công vi c, th t c xác đ nh quy n h n, trách nhi m, k năng theo ệ ữ ệ ủ ụ ị ề ạ ệ ỹ yêu c u c a công vi c và làm c s xác đ nh cho vi c qu n tr nhân s nh m th c hi n công ầ ủ ệ ơ ở ị ệ ả ị ự ằ ự ệ vi c m t cách t t nh t. ệ ộ ố ấ

- Phân tích công vi c cung c p các thông tin v yêu c u, đ c đi m c a công vi c, làm c s cho ệ ấ ề ầ ặ ể ủ ệ ơ ở vi c xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. ệ ự ả ả ệ ả ẩ ệ- B ng mô t công vi c là văn b n li t kê các quy n h n trách nhi m khi th c hi n công vi c, ả ả ệ ả ệ ề ạ ệ ự ệ ệ các m i quan h trong báo cáo th c hi n công vi c, các đi u ki n làm vi c, trách nhi m thanh ố ệ ự ệ ệ ề ệ ệ ệ tra, giám sát các tiêu chu n c n đ t đ ẩ ầ ạ ược trong quá trình th c hi n công vi c. ự ệ ệ- B ng tiêu chu n công vi c là văn b n tóm t t nh ng yêu c u v ph m ch t cá nhân, nh ng nét ả ẩ ệ ả ắ ữ ầ ề ẩ ấ ữ tiêu bi u và đ c đi m v trình đ h c v n, năng l c, nguy n v ng, s thích... c a ng ể ặ ể ề ộ ọ ấ ự ệ ọ ở ủười th c ự hi n công vi c. ệ ệ

B ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c đ ả ả ệ ả ẩ ệượ ử ụ c s d ng làm thông tin c s cho vi c ơ ở ệ tuy n l a, ch n l c và đào t o nhân viên, đánh giá vi c th c hi n công vi c và tr công lao đ ng. ể ự ọ ọ ạ ệ ự ệ ệ ả ộ 1.2. Thông tin đ th c hi n phân tích công vi c: ể ự ệ ệ Đ th c hi n phân tích công vi c đ ể ự ệ ệược chính xác c n ph i s d ng các lo i thông tin d ầ ả ử ụ ạưới đây:

1. Thông tin v tình hình th c hi n công vi c: ề ự ệ ệ Các thông tin đ ược thu nh p trên c s c a công vi c th c t th c hi n công vi c, nh ph ậ ơ ở ủ ệ ự ế ự ệ ệ ưương pháp làm vi c, hao phí th i gian th c hi n công vi c, các y u t c a thành ph n công vi c. ệ ờ ự ệ ệ ế ố ủ ầ ệ 2. Thông tin v yêu c u nhân s : ề ầ ự

Bao g m t t c các yêu c u v nhân viên th c hi n công vi c nh h c v n, trình đ chuyên môn, ồ ấ ả ầ ề ự ệ ệ ư ọ ấ ộ k năng, các ki n th c hi u bi t liên quan đ n th c hi n công vi c, các thu c tính cá nhân. ỹ ế ứ ể ế ế ự ệ ệ ộ 3. Thông tin v các yêu c u đ c đi m, tính năng tác d ng, s l ề ầ ặ ể ụ ố ượng, ch ng lo i c a các máy ủ ạ ủ móc, trang b d ng c đ ị ụ ụ ượ ử ụ c s d ng trong quá trình s d ng công vi c. ử ụ ệ 4. Các tiêu chu n m u trong th c hi n công vi c: ẩ ẫ ự ệ ệ Bao g m các tiêu chu n, đ nh m c th i gian th c hi n, s l ồ ẩ ị ứ ờ ự ệ ố ượng, ch t l ấ ượng c a s n ph m hay ủ ả ẩ công vi c... Tiêu chu n m u là c s đ đánh giá vi c th c hi n công vi c c a nhân viên. ệ ẩ ẫ ơ ở ể ệ ự ệ ệ ủ 5. Các thông tin v đi u ki n th c hi n công vi c: ề ề ệ ự ệ ệ Bao g m các thông tin liên quan đ n các v n đ đi u ki n làm vi c nh s c g ng v th l c, ồ ế ấ ề ề ệ ệ ư ự ố ắ ề ể ự đi u ki n v sinh lao đ ng, th i gian bi u, đi u ki n t ch c ho t đ ng, c a công ty, ch đ ề ệ ệ ộ ờ ể ề ệ ổ ứ ạ ộ ủ ế ộ lương b ng, qu n áo đ ng ph c... ổ ầ ồ ụ

1.3. Trình t th c hi n phân tích công vi c: ự ự ệ ệ Bước 1: Xác đ nh m c đích s d ng các thông tin phân tích công vi c, t đó xác đ nh các hình ị ụ ử ụ ệ ừ ị th c thu th p thông tin phân tích h p lý nh t. ứ ậ ợ ấ Bước 2: Thu nh p các thông tin c b n trên c s s đ t ch c, các văn b n v m c đích yêu ậ ơ ả ơ ở ơ ồ ổ ứ ả ề ụ c u, ch c năng quy n h n c a công ty, phòng ban, phân x ầ ứ ề ạ ủưởng, s đ quy trình công ngh và ơ ồ ệ b ng mô t công vi c cũ (n u có). ả ả ệ ế

Bước 3: Ch n l a các v trí đ c tr ng và nh ng đi m then ch t đ th c hi n phân tích công vi c ọ ự ị ặ ư ữ ể ố ể ự ệ ệ nh m làm gi m th i gian và ti t ki m h n trong phân tích công vi c, nh t là khi c n phân tích ằ ả ờ ế ệ ơ ệ ấ ầ các công vi c t ệ ương t nh nhau. ự ư

Bước 4: Áp d ng các ph ụương pháp khác nhau đ thu th p thông tin phân tích công vi c. Tuỳ theo ể ậ ệ yêu c u m c đ chính xác và chi ti t c a thông tin c n thu th p. Tuỳ theo d ng ho t đ ng và kh ầ ứ ộ ế ủ ầ ậ ạ ạ ộả năng tài chính, có th s d ng m t ho c k t h p nhi u ph ể ử ụ ộ ặ ế ợ ềương pháp thu nh p thông tin sau đây: ậ Quan sát, b m gi , ch p nh, ph ng v n, b ng câu h i. ấ ờ ụ ả ỏ ấ ả ỏ Bước 5: Ki m tra, xác minh l i tính chính xác c a thông tin. Nh ng thông tin thu th p đ phân ể ạ ủ ữ ậ ể tích công vi c trong b ệước 4 c n đ ầược ki m tra l i v m c đ chính xác, đ y đ b ng chính các ể ạ ề ứ ộ ầ ủ ằ nhân viên, công nhân th c hi n công vi c và các giám th , giám sát tình hình th c hi n công vi c ự ệ ệ ị ự ệ ệ đó.

Bước 6: Xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. ự ả ả ệ ả ẩ ệ 2- Các phương pháp phân tích công vi c: ệ 2.1. Phương pháp phân tích công vi c trên c s c a vi c đánh giá th c hi n các ch c ệ ơ ở ủ ệ ự ệ ứ năng.

- Phương pháp này được d a trên ba y u t ch y u là: d li u, con ng ự ế ố ủ ế ữ ệười và v t d ng. M i ậ ụ ỗ lo i y u t d li u, m i nhân viên ph i th c hi n các ch c năng sau: ạ ế ố ữ ệ ỗ ả ự ệ ứ + Nh ng ch c năng c b n c a quá trình th c hi n công vi c c a m t nhân viên. ữ ứ ơ ả ủ ự ệ ệ ủ ộ Nh ng ch c năng c b n trong quá trình th c hi n công vi c c a m t nhân viên ữ ứ ơ ả ự ệ ệ ủ ộnhahân viên.

D li u ữ ệ Con người V t d ng ậ ụ

1. T ng h p ổ ợ 1. C v n ố ấ 1. X p đ t, b trí ế ặ ố

2. Ph i h p ố ợ 2. Đàm phán 2. Làm vi c chính xác ệ

3. Phân tích 3. Ch d n ỉ ẫ 3. Thao tác ki m tra ể

4. S u t p, biên so n ư ậ ạ 4. Thanh tra, giám sát 4. Đi u khi n ề ể

5. Tính toán 5. Tiêu khi n, gi i trí ể ả 5. Th c hi n thao tác b ng tay ự ệ ằ

6. Sao chép 6. Thuy t ph c ế ụ 6. Chăm nom, gi gìn ữ

7. So sánh 7. Nói ra hi u ệ 7. Nu i n ng ố ấ

8. Ph c v ụụ 8. Giao nh n ậ

9. Giúp đ theo ch d n ỡ ỉ ẫ

- Các s th t ch m c đ khó khăn ph c t p và t m quan tr ng c a các ch c năng khi th c ố ứ ự ỉ ứ ộ ứ ạ ầ ọ ủ ứ ự hi n công vi c. ệ ệ

2.2. Phương pháp b ng câu h i phân tích ch c v ả ỏ ứụ Phương pháp này nh m m c đích thu th p các thông tin đ nh l ằ ụ ậ ịượng, đánh giá m c đ c a các ứ ộ ủ trách nhi m, nhi m v c a các công vi c khác nhau. Ng ệ ệ ụ ủ ệười phân tích công vi c ph i xác đ nh ệ ả ị m i v n đ có vai trò gì đ i v i công vi c và n u có thì ph m vi, m c đ áp d ng th nào theo ỗ ấ ề ố ớ ệ ế ở ạ ứ ộ ụ ế cách phân lo i. ạ

1 - R t ít áp d ng ấ ụ

2 - Th nh tho ng ỉ ả

3 - Bình thường

4 - Đáng kể

5 - Thường xuyên

T t c công vi c đ u đ ấ ả ệ ềược đánh giá đi m trên c s xác đ nh xem công vi c đ ể ơ ở ị ệược đánh giá như th nào theo 5 nhóm. ế

1 - Ra quy t đ nh, giao d ch và trách nhi m xã h i ế ị ị ệ ộ 2 - Th c hi n các công vi c mang tính ch t hành ngh , đòi h i k năng cao. ự ệ ệ ấ ề ỏ ỹ 3 - Công vi c đòi h i s c g ng v th l c. ệ ỏ ự ố ắ ề ể ự

4 - Công vi c đòi h i ph i đi u khi n máy móc thi t b ệ ỏ ả ề ể ế ị 5 - X lý thông tin ử

S d ng k t qu b ng đánh giá câu h i phân tích ch c v , đ so sánh công vi c này v i công ử ụ ế ả ả ỏ ứ ụ ể ệ ớ vi c khác và làm c s đ tr l ệ ơ ở ể ả ương cho nhân viên. 2.3. Phương pháp phân tích công vi c theo ch c v k thu t: ệ ứ ụ ỹ ậ Áp d ng đ phân tích các công vi c do công nhân th c hi n nh m xác đ nh c p b c hay m c đ ụ ể ệ ự ệ ằ ị ấ ậ ứộ ph c t p c a công vi c. ứ ạ ủ ệ

1 - Xác đ nh nh ng ch c năng ch y u trong th c hi n công vi c thông th ị ữ ứ ủ ế ự ệ ệường, có th phân lo i ể ạ được

2 - Tính đi m các ch c năng: So sánh các ch c năng trên c s các yêu c u, đ c đi m khi th c ể ứ ứ ơ ở ầ ặ ể ự hi n công vi c, t đó xác đ nh quan h t l gi a các ch c năng. Ch c năng th c hi n công vi c ệ ệ ừ ị ệ ỷ ệ ữ ứ ứ ự ệ ệ được đánh giá là quan tr ng nh t, chi m t tr ng cao nh t so v i t t c các ch c năng khác trong ọ ấ ế ỷ ọ ấ ớ ấ ả ứ th c hi n công vi c. ự ệ ệ

M i ch c năng l i chia thành b n m c đ ph c t p, ng v i m i m c đ ph c t p đó ng ỗ ứ ạ ố ứ ộ ứ ạ ứ ớ ỗ ứ ộ ứ ạười ta cho đi m t i thi u đ n t i đa. ể ố ể ế ố

3 - Xác đ nh s đi m c a m i công vi c: S đi m c a m i công vi c đ ị ố ể ủ ỗ ệ ố ể ủ ỗ ệược tính b ng t ng s ằ ổố di m cho t t c các ch c năng c a công vi c. ể ấ ả ứ ủ ệ 4 - Chuy n t đi m sang b c: Căn c vào t ng s đi m c a m i công vi c đ chuy n t đi m ể ừ ể ậ ứ ổ ố ể ủ ỗ ệ ể ể ừ ể sang b c. M i công vi c có m c đ ph c t p và t m quan tr ng khác nhau s đ ậ ỗ ệ ứ ộ ứ ạ ầ ọ ẽ ược x p vào m t ế ộ c p b c k thu t nh t đ nh, công vi c càng ph c t p, tinh th n trách nhi m càng cao thì c p b c ấ ậ ỹ ậ ấ ị ệ ứ ạ ầ ệ ấ ậ k thu t cũng càng cao. ỹ ậ

* Tiêu chu n c p b c k thu t do Nhà n ẩ ấ ậ ỹ ậước th ng nh t qu n lý trong ph m vi toàn qu c. Các ố ấ ả ạ ố doanh nghi p không có quy n ban hành các tiêu chu n k thu t. ệ ề ẩ ỹ ậ * S l ố ượng b c c a các công vi c trong cùng m t ngh bao gi cũng t ậ ủ ệ ộ ề ờương ng v i s b c ứ ớ ố ậ lương c a công nhân ngh đó. ủ ề

* Kho ng cách v đi m gi a các b c c a các công vi c trong cùng m t ngh đ ả ề ể ữ ậ ủ ệ ộ ề ược xác đ nh ị tương ng v i h s l ứ ớ ệ ố ương c a công nhân ngh đó. ủ ề 2.4- N i dung chính c a B n mô t công vi c: ộ ủ ả ả ệ 2.4.1. Th nào là b n mô t công vi c? ế ả ả ệ

M t b n mô t công vi c là văn b n nêu ra các nhi m v và trách nhi m liên quan t i m t công ộ ả ả ệ ả ệ ụ ệ ớ ộ vi c đ ệược giao và nh ng đi u ki n đ i v i ng ữ ề ệ ố ớười làm nhi m v đó. B n mô t công vi c ph i ệ ụ ả ả ệ ả được vi t b ng ngôn ng đ n gi n, t o ra s so sánh v i các công vi c khác và d hi u đ i v i ế ằ ữ ơ ả ạ ự ớ ệ ễ ể ố ớ người giao cũng nh ng ưười nh n công vi c đó. ậ ệ 2.4.2. T i sao l i c n thi t ph i có b n mô t công vi c ? ạ ạ ầ ế ả ả ả ệ- Đ m i ng ể ọười bi t h c n ph i làm gì. ế ọ ầ ả

- Đ nh ra m c tiêu và tiêu chu n cho ng ị ụ ẩười làm nhi m v đó. ệ ụ- Công vi c không b l p l i do m t ng ệ ị ặ ạ ộười khác làm.- Tránh được các tình hu ng va ch m ố ạ

- M i ng ọười bi t ai làm và làm nhi m v gì ế ệ ụ- M i ng ỗườ ề i đ u ph i có m t b n mô t công vi c, th m chí c ng ả ộ ả ả ệ ậ ảười ch ng ho c v c a ng ồ ặ ợ ủười ch doanh nghi p cũng ph i có n u h có liên quan đ n công vi c. ủ ệ ả ế ọ ế ệ 2.4.3. Nh ng thông tin mà m t b n mô t công vi c c n có ữ ộ ả ả ệ ầ Không có m t m u chu n bào dành cho các b n mô t công vi c vì có quá nhi u công vi c khác ộ ẫ ẩ ả ả ệ ề ệ nhau. Tuy nhiên m t b n mô t công vi c đ ộ ả ả ệược cho là hi u qu đ u g m các thông tin sau: ệ ả ề ồ a. Tên công vi c c a ng ệ ủườ ượ i đc tuy n vào cho vi c đó, v trí trong s đ t ch c, n i làm vi c: ể ệ ị ơ ồ ổ ứ ơ ệ thành ph nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v. ố

b. Công vi c c n th c hi n: ệ ầ ự ệ

Có b n mô t chính xác ai là ng ả ảười th c hi n công vi c đó, ng ự ệ ệười đó s ti n hành ra sao và t i ẽ ế ạ sao l i làm công vi c đó. Xác đ nh ph m vi và m c đích công vi c. Nh ng h ạ ệ ị ạ ụ ệ ữướng d n chi ti t ẫ ế bao g m công vi c đ ố ệược giao, nhi m v c th , ph m vi trách nhi m, quy n h n, quan h công ệ ụ ụ ể ạ ệ ề ạ ệ vi c, ph ệương pháp c th , thi t b kĩ thu t, đi u ki n làm vi c và nh ng ví d c th đ ụ ể ế ị ậ ề ệ ệ ữ ụ ụ ể ược di n ễ đ t theo m t trình t th i gian ho c lozic. ạ ộ ự ờ ặ

c. Ch d n chi ti t v công vi c: ỉ ẫ ế ề ệ

Nh ng kĩ năng tinh th n (n n t ng giáo d c, ki n th c công vi c, trách nhi m công vi c) và ữ ầ ề ả ụ ế ứ ệ ệ ệ nh ng kĩ năng v th ch t, đi u ki n làm vi c là nh ng y u t quan tr ng trong b n mô t công ữ ề ể ấ ề ệ ệ ữ ế ố ọ ả ả vi c . Nh ng đánh giá v các thu c tính và t m quan tr ng c a chúng có th mang tính ch quan ệ ữ ề ộ ầ ọ ủ ể ủ vì nh ng yêu c u th ữ ầường xuyên phát sinh t vi c th c hi n nhi m v . ừ ệ ự ệ ệ ụ d. Tiêu chu n th c hi n công vi c: ẩ ự ệ ệ

H u h t nh ng b n mô t công vi c đ u nêu rõ nhi m v c th nh ng không yêu c u c n ph i ầ ế ữ ả ả ệ ề ệ ụ ụ ể ư ầ ầ ả th c hi n t t công vi c đó m c nào. Nh ng tiêu chu n đ i v i vi c th c hi n công vi c đã ự ệ ố ệ ở ứ ữ ẩ ố ớ ệ ự ệ ệ lo I b đ ạ ỏ ược y u t không rõ ràng này. Ch ng h n nh tiêu chu n có th là: Trong m t ngày ế ố ẳ ạ ư ẩ ể ộ ph i l p đ ả ắược 5 chi c xe đ p hay bán tăng m t s l ế ạ ộ ố ượng hàng nh t đ nh là ......trong m t tháng. ấ ị ộ 2.5. C n ph i chu n b b n mô t công vi c nh th nào? ầ ả ẩ ị ả ả ệ ư ế B n th o c a b n mô t công vi c có th ti n hành theo 4 b ả ả ủ ả ả ệ ể ếước: l p k ho ch, thu th p thông ậ ế ạ ậ tin, vi t l i và phê chu n. ế ạ ẩ

• Bước 1: L p k ho ch: ậ ế ạ

Vi c chu n b t t d n t i k t qu t t. Giai đo n chu n b c n ph i xác đ nh các trách nhi m ệ ẩ ị ố ẫ ớ ế ả ố ạ ẩ ị ầ ả ị ệ chính và công tác ki m tra đánh giá? ể

Công vi c đó nh m đ t đ ệ ằ ạ ược cái gì? (Nhi m v ) ệ ụ Ngườ ả i đ m đương công vi c đó c n ph i n l c nh th nào? (Trách nhi m) ệ ầ ả ỗ ự ư ế ệ K t qu công vi c đ ế ả ệược đánh giá nh th nào? (Ki m tra) ư ế ể • Bước 2: Thu th p thông tin: ậ

Đi u quan tr ng là thu th p thông tin đ y đ đ đ t công vi c vào m t hoàn c nh có liên quan ề ọ ậ ầ ủ ể ặ ệ ộ ả đ n các công vi c khác trong c c u t ch c và thông báo v các m i quan h có liên quan. V trí ế ệ ơ ấ ổ ứ ề ố ệ ị công vi c đ ệược miêu t rõ nh t b ng s đ . ả ấ ằ ơ ồ Nh ng y u t c b n t o thành công vi c là: Trách nhi m, thông tin, k t qu và đi u ki n kinh ữ ế ố ơ ả ạ ệ ệ ế ả ề ệ t . ế

• Trách nhi m g m 2 y u t : Giao phó và cân nh c. V cân nh c, b n c n bi t li u ng ệ ồ ế ố ắ ề ắ ạ ầ ế ệườ ả i đ m đương công vi c đó s ti n hành theo s suy xét riêng c a b n thân, hay th c hi n sau khi đã xin ệ ẽ ế ự ủ ả ự ệ phép trước, hay người đó giao quy n th c hi n đó cho ng ề ự ệười khác. Ch ng h n, tìm hi u xem ẳ ạ ể quy n h n v tài chính c a ng ề ạ ề ủười qu n lý m c đ nào là m t đi u quan tr ng. Có th anh ta ả ở ứ ộ ộ ề ọ ể ch đ nh các nhân viên khác ho c m t ng ỉ ị ặ ộười qu n lý khác và ki m soát công vi c c a h , xác ả ể ệ ủ ọ đ nh ph ịương pháp làm vi c và tr t t u tiên công vi c, ho c li u anh ta có kh năng c p v n và ệ ậ ự ư ệ ặ ệ ả ấ ố nh ng chi phí hi n t i hay không? ữ ệ ạ

• Nh ng yêu c u v Trao đ i thông tin chính là mu n đ c p t i lo i thông tin do ng ữ ầ ề ổ ố ề ậ ớ ạười làm công vi c đó nh n và cung c p. Thông tin đ ệ ậ ấược truy n đ t hay ghi b ng văn b n. Thông tin đó quan ề ạ ằ ả tr ng và ph c t p t i m c nào ? Ng ọ ứ ạ ớ ứườ ả i đ m nh n công vi c đó ph i th ậ ệ ảường ti p xúc v i nh ng ế ớ ữ ai? V trí c a h ? H là nh ng ng ị ủ ọ ọ ữười trong hay ngoài công ty? • K t qu công vi c: Cu i cùng, đi u c n thi t là xem ng ế ả ệ ố ề ầ ếười nh n công vi c đó đã đ t đ ậ ệ ạ ược k t ế qu gì ? K t qu đ t đ ả ế ả ạ ược dưới hình th c ch d n, đ xu t, t v n hay d ch v . N u đó là k t ứ ỉ ẫ ề ấ ư ấ ị ụ ế ế qu t ng h p thì nó dùng đ làm gì ? Đó có ph i là đ u vào cho công vi c c a ai đó khác không ? ả ổ ợ ể ả ầ ệ ủ • Đi u ki n v kinh t : M c l ề ệ ề ế ứ ương và nh ng l i ích khác. ữ ợ • Bước 3: Phác th o b n mô t công vi c: ả ả ả ệ Đi u này nghĩa là chuy n nh ng thông tin đã thu th p thành b n mô t công vi c nh m m c đích ề ể ữ ậ ả ả ệ ằ ụ giúp người làm công vi c đó và ng ệười qu n lý có th hình dung cùng m t b c tranh gi ng nhau ả ể ộ ứ ố và bao quát được ph m vi công vi c. B n mô t công vi c có th do ng ạ ệ ả ả ệ ểười làm công vi c đó ệ ho c ng ặười qu n lý so n, đôi khi ng ả ạười qu n lý vi t b n th o sau khi đã th o lu n v i ng ả ế ả ả ả ậ ớười đ m đ ảương công vi c. ệ

Nh ng chi ti t sau c n thi t khi so n th o các thông tin và chuy n chúng thành b n mô t công ữ ế ầ ế ạ ả ể ả ả vi c . ệ

M c đích công vi c: ụ ệ

T i sao l i c n công vi c này? M c đích công vi c c n đ ạ ạ ầ ệ ụ ệ ầược xác đ nh tr ịước khi phác th o nh ng ả ữ v n đ còn l i c a m t b n mô t công vi c. Tuy v y có th quay l i thay đ i m c đích công ấ ề ạ ủ ộ ả ả ệ ậ ể ạ ổ ụ vi c sao cho phù h p sau khi đã hoàn thành b n mô t công vi c. ệ ợ ả ả ệ Nhi m v chính\Trách nhi m: ệ ụ ệ

N u công vi c bao g m nh ng chi ti t chính c a m t ho t đ ng thì ph i đ ế ệ ồ ữ ế ủ ộ ạ ộ ả ược ch rõ trong m c ỉ ụ nh ng đi m căn b n c a văn b n. Trong tr ữ ể ả ủ ảường h p c th , c u trúc tiêu bi u và ph m vi công ợ ụ ể ấ ể ạ vi c ph I n i b t trong văn b n. M t văn b n mô t thành công là văn b n ch rõ ph m vi công ệ ả ổ ậ ả ộ ả ả ả ỉ ạ vi c, phác h a đ ệ ọược n i dung công vi c nh ng đ ng th i ph i rút ng n nh ng thông tin quá chi ộ ệ ư ồ ờ ả ắ ữ ti t v nh ng th t c hàng ngày. Nh ng thông tin quan tr ng khác c n bao g m là : ế ề ữ ủ ụ ữ ọ ầ ồ Trách nhi m báo cáo: công vi c đó c n báo cáo v i ai ? ệ ệ ầ ớ K t qu đ t đ ế ả ạ ược: Công vi c hoàn thành đ ệược xác đ nh nh th nào ? ị ư ế Đi u ki n kinh t : ề ệ ế

M c l ứ ương và nh ng quy n l i khác. ữ ề ợ

• Bước 4: Phê chu n b n mô t công vi c: ẩ ả ả ệ Người làm công vi c đó và ng ệười qu n lý ph i cùng nhau th o lu n và nh t trí v văn b n mô t ả ả ả ậ ấ ề ảả công vi c. Ng ệười làm công vi c đó và ng ệười giám sát ho c ng ặười qu n lý ph i cùng th ng nh t ả ả ố ấ xem nên gi i quy t nh th nào khi ng ả ế ư ếười làm công vi c đó g p ph i nh ng v n đ c n gi i ệ ặ ả ữ ấ ề ầ ả quy t. Ng ếười qu n lý c n ch đ o c p d ả ầ ỉ ạ ấưới sao cho cùng th ng nh t v b n mô t công vi c ố ấ ề ả ả ệ đ m b o công vi c ti n hành thu n l i mà không có k h ho c s ch ng chéo lên nhau. ả ả ệ ế ậ ợ ẽ ở ặ ự ồ 2.6- N i dung chính c a b ng tiêu chu n công vi c: ộ ủ ả ẩ ệ Các công vi c r t đa d ng nên các yêu c u c a công vi c cũng r t đa d ng, phong phú. Nh ng ệ ấ ạ ầ ủ ệ ấ ạ ữ yêu c u chung c a b ng tiêu chu n công vi c là: ầ ủ ả ẩ ệ- Trình đ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào t o đã qua. ộ ạ- Các môn h c ch y u c a các khoá đ ọ ủ ế ủược đào t o, k t qu thi các môn h c ch y u và t t ạ ế ả ọ ủ ế ố nghi p. ệ

- Trình đ ngo i ng : c n bi t ngo i ng gì và m c đ v đ c, nghe và vi t. ộ ạ ữ ầ ế ạ ữ ứ ộ ề ọ ế- Thâm niên công tác trong ngh và các thành tích đã đ t đ ề ạ ược.- Tu i đ i ổ ờ

- S c kho ứẻ

- Ngo i hình ạ

- Năng khi u đ c bi t và các yêu c u đ c bi t nh ghi t c ký,

- Tham v ng c u ti n, s thích, nguy n v ng cá nhân. ọ ầ ế ở ệ ọ- Các tiêu chu n đ c thù khác theo yêu c u c a công vi c ẩ ặ ầ ủ ệ