CHƯƠNG 16

ĐỘNG CƠ THỨ BẢY: “KẾ HOẠCH ƯU TIÊN CHÍNH XÁC NHƯ LA-DE”

LỘ TRÌNH ĐẠT ĐƯỢC ƯỚC MƠ MÀ AI CŨNG CÓ THỂ ÁP DỤNG

Thời tôi còn học lớp một, lũ trẻ chúng tôi thích chơi một trò chơi ở ngoài sân gọi là Crack the Whip (Quất roi). Với những ai chưa từng nghe đến trò chơi này, cho phép tôi miêu tả nó. 15 đến 20 đứa trẻ xếp hàng nối đuôi nhau, đứa này nắm chặt cổ tay đứa kia. Khi đứa trẻ đứng ở đầu hàng bắt đầu chạy thì tất cả cùng chạy theo. Đứa trẻ này chạy đi đâu thì cả lũ chạy đến đó. Khi cả bọn đang chạy hết tốc lực, đứa cầm đầu đột ngột đổi hướng theo hình chữ S. Trong khi năm hoặc mười đứa đầu tiên dễ dàng chạy theo thì những đứa ở cuối hàng (gọi là đuôi roi) rất khó bám theo, thường bị “đứt đuôi”, hoàn toàn mất kiểm soát, và cuối cùng ngã nhoài ra đất. Khi còn bé tôi rất thích trò chơi này nhất là khi tôi ở cuối hàng. Chơi trò này bạn phải chạy như điên và thật vui khi bạn mất hẳn quyền kiểm soát, không biết mình sẽ chạy đi đâu và cuối cùng có kết cục thế nào.

Mặc dù cảm giác ấy rất thú vị trong một trò chơi, nhưng trong cuộc sống thực, rơi vào trạng thái mất quyền kiểm soát là vô cùng đáng sợ. Nó gây nên áp lực căng thẳng thần kinh, nỗi sợ hãi, chán nản và tuyệt vọng, kéo theo nó có thể là cơn giận dữ, nỗi cay đắng và sự bất mãn. Bạn có thể mường tượng hậu quả của việc mất quyền kiểm soát còn khủng khiếp hơn nhiều.

HẬU QUẢ TÀN PHÁ CỦA VIỆC MẤT QUYỀN KIỂM SOÁT

Thật không may, hầu như tất cả những người mà tôi quen biết đều đang sống ở “đuôi roi”, chỉ biết cố gắng bám vào nó. Họ thường kết thúc một ngày với câu hỏi, “Không biết thời gian chạy đi đâu ấy nhỉ?”. Từng thời khắc trong ngày của họ nằm dưới quyền điều khiển của môi trường xung quanh, nhu cầu, mong muốn và đòi hỏi của người khác. Điều này cũng không phải là quá tệ nếu trong suốt một tuần chỉ có một ngày như vậy. Nhưng với số đông, điều này xảy ra gần như mỗi ngày trong tháng, mỗi tháng trong năm, và mỗi năm trong đời họ. Những gì mà họ có được trong một ngày, thực hiện được trong một năm và đạt được trong cả đời không phải do những giá trị sống và những việc ưu tiên của họ quyết định mà do những giá trị sống và những việc ưu tiên của người khác.

Thật là một bi kịch! Vào cái lúc mà người ta giật mình nhận ra rằng mình đang đứng ở “đuôi roi” thì đã quá muộn, những ước mơ quan trọng – ước mơ thật sự phản ánh các giá trị sống và thứ tự ưu tiên của bản thân họ không thể nào biến thành hiện thực. Thế là vào cuối đời, họ cứ ngỡ ngàng tự hỏi: “Chuyện gì đã xảy ra thế này? Thời gian đi đâu vậy? Chuyện gì đã xảy ra với các giá trị sống, quyết tâm và những việc quan trọng đối với mình? Chuyện gì đã xảy ra với chồng/vợ mình? Chuyện gì đã xảy ra với những đứa con của mình? Chuyện gì đã xảy ra với sự nghiệp của mình? Chuyện gì đã xảy ra với những việc mà mình luôn muốn làm nhưng không bao giờ làm? Tại sao lại như thế?”.

Thử hỏi trên đời này còn có điều gì đáng phiền muộn hay thảm hại hơn việc một người vào những năm tháng cuối cùng trong đời mà phải đối diện với những ý nghĩ và những điều hối tiếc như vậy? Có thể bạn không thích nghe điều này, nhưng đó sẽ là kịch bản mà bạn phải trải qua nếu bạn không tỉnh thức, giành lại quyền kiểm soát cuộc đời mình ngay từ bây giờ. Xin lưu ý, tôi nói “ngay từ bây giờ” chứ không phải ngày mai. Và để lấy lại quyền kiểm soát cuộc đời mình, trước tiên bạn phải nắm quyền kiểm soát thời gian của bạn. Muốn làm được điều này, bạn phải thực hiện ba bước đơn giản: thứ nhất, bạn phải nhận ra thời gian “thoát khỏi” bạn như thế nào; thứ hai, bạn phải học cách nắm giữ hoặc kiểm soát nó; và thứ ba, một khi bạn đã biết cách quản lý thời gian, bạn phải hành động và thật sự kiểm soát nó.

THỜI GIAN “THOÁT KHỎI” BẠN NHƯ THẾ NÀO?

1. Bạn vô tình đánh mất một phút nhưng lại chủ tâm “đốt” đi một giờ

Thời gian thoát khỏi bạn theo cả lượng nhỏ và lớn. Bạn vô tình để thời gian trôi qua bằng cách mặc cho tâm trí lơ đễnh hoặc thơ thẩn quay về với quá khứ hoặc nhảy đến tương lai. Một nghiên cứu cho biết con người nói chung dành 90% thời gian lúc thức để nghĩ về quá khứ hoặc tương lai. Khi bạn để cho tâm trí mình mơ màng như vậy, bạn đang đánh mất sức mạnh phi thường của hiện tại. Thử nghĩ xem, có bao nhiêu lần trong ngày bạn nghĩ đến bữa ăn sắp tới, kỳ nghỉ cuối tuần hoặc một sự kiện vừa xảy ra, trong lúc bạn đang làm một việc gì đó hoặc nghe ai đó nói? Mỗi lần như thế, bạn đánh mất những cơ hội quan trọng trong hiện tại. Cơ hội suy nghĩ về một yếu tố quan trọng trong dự án bạn đang thực hiện. Cơ hội nắm bắt một thông tin quan trọng từ người mà bạn đang giao tiếp. Bất cứ khi nào tôi nhận thấy đầu óc mình vô tình nghĩ về những gì trong quá khứ hoặc tương lai, tôi lại hình dung lấy bàn tay phải tự tát vào mặt mình để mang tôi quay trở về với thực tại, và tôi tự nhắc nhở mình, “Tập trung nào”. Đó là một kỹ thuật hơi cũ nhưng rất hiệu quả.

Để thời gian vô tình trôi qua bằng cách cho phép tâm trí bạn nghĩ đến những chuyện đâu đâu thật sự là một việc làm lãng phí, bạn đang vứt qua cửa sổ những cơ hội quan trọng và những phút giây giá trị. Nhưng điều tệ hại hơn cả là việc bạn đánh mất cả một lượng thời gian lớn hơn một cách có chủ đích. Nên nhớ, đời người “ngắn chẳng tày gang”. Thế mà, thông thường con người hy sinh cách sử dụng thời gian tốt nhất vào những việc làm vô giá trị hay ít giá trị, chỉ đơn giản vì nó tiện lợi vào lúc ấy. Như tôi đã đề cập trong chương 9, cách sử dụng “tốt” những điều kiện có hạn của mình thường là kẻ thù tệ hại nhất của cách sử dụng “tốt nhất” những điều kiện đó. Và nguyên tắc này đặc biệt áp dụng cho thời gian, thứ tài sản có giới hạn nhất của bạn.

Trước đây, cứ mỗi lần đi làm về là tôi lập tức bật kênh CNN lên xem tin thời sự trong lúc Shannon chuẩn bị bữa tối. Một hôm, đứa con trai 8 tuổi của tôi nói, “Ba ơi, ba lúc nào cũng xem tivi quá nhiều khi về đến nhà”. Phải, bản thân việc xem kênh CNN không có gì là sai trái cả. Thậm chí, đây là cách sử dụng thời gian không tồi, bởi vì nó cung cấp cho tôi những thông tin mới nhất ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân cũng như công việc kinh doanh của tôi. Nhưng dù “tốt” như vậy, nó vẫn tước đoạt của tôi cách sử dụng thời gian “tốt nhất” với vợ và con tôi. Những đứa con bé bỏng của tôi sẽ đi ngủ vài tiếng đồng hồ sau khi tôi đi làm về, vậy mà tôi đã lãng phí mất nửa giờ quý báu dành cho vợ con chỉ để xem tivi. Một khi những giây phút ấy trôi qua, bạn không có cách nào nắm giữ lại nó. Ngược lại, tôi có thể xem tin tức sau khi con tôi đi ngủ. Phần lớn mọi người không lãng phí thời gian của mình vào những việc xấu xa, nhưng họ phí hàng trăm giờ mỗi năm làm những việc chấp nhận được hoặc tốt chứ không phải cho những việc tốt hơn hoặc tốt nhất.

Bởi vì việc kiểm soát cuộc đời bạn bắt đầu từ việc kiểm soát thời gian, nên từ ngày hôm nay, trước khi bắt tay vào làm một việc gì đó trong khoảng thời gian từ 15 phút trở lên, hãy tự hỏi mình: Đây là cách sử dụng thời gian tốt hay tốt nhất của tôi? Mình có thể làm được điều gì tốt hơn trong khoảng thời gian này không? Để biết được liệu bạn có đang sử dụng thời gian một cách tốt nhất không, hãy xem lại thứ tự ưu tiên của những ước mơ quan trọng đối với bạn. Ví dụ, ba ước mơ quan trọng nhất của tôi là: dành nhiều thời gian để thờ kính Chúa, trở thành người chồng tốt nhất của vợ tôi và trở thành người cha tốt nhất của những đứa con tôi.

Bởi vì một thời lượng lớn trong ngày của tôi bị lấp đầy bởi những công việc “bắt buộc” và phần lớn là vào giờ làm việc, tôi không thể dành thời gian ấy cho ba ước mơ quan trọng nhất đời mình. Tuy vậy, tôi có khoảng thời gian “tự do” sau giờ làm việc. Và tôi có thể dùng những công việc ưu tiên và ước mơ quan trọng nhất của mình để đánh giá cách sử dụng khoảng thời gian ấy. Làm như vậy, thật dễ dàng thay thế nửa giờ đồng hồ xem tin tức trên kênh CNN bằng việc trò chuyện và chơi đùa với con cái tôi.

Nếu bạn hoàn tất bài tập ở cuối chương 7, bạn đã có danh sách thứ tự ưu tiên của những lĩnh vực quan trọng nhất trong cuộc sống, và đã xác định rõ từng ước mơ trong mỗi lĩnh vực đó. Ở cuối chương 10, bạn cũng được yêu cầu chuyển những ước mơ của mình thành các mục tiêu, các bước và công việc cụ thể. Nếu bạn đã thực hiện những bài tập này, bạn có thể bắt đầu đánh giá cách sử dụng thời gian của mình bằng những ước mơ quan trọng nhất, thứ tự ưu tiên cũng như các bước và công việc cần thực hiện để đạt được ước mơ. Nếu bạn biến kỹ thuật đơn giản này thành một phần trong cuộc sống hàng ngày, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng nhất.

2. Bạn không lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng ngày

Nguyên nhân thứ hai khiến thời gian thoát khỏi bạn là vì bạn không lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc trước khi một ngày mới bắt đầu. Phần lớn mọi người bắt đầu ngày mới một cách “gặp chăng hay chớ”, họ nghĩ rằng chỉ cần gặp gì làm nấy là ổn. Mặc dù đây là cách tiếp cận dễ dàng (theo bản năng tự nhiên), nó cũng là cách sử dụng thời gian kém hiệu quả nhất. Hãy dành vài phút nghĩ về kỳ nghỉ lần cuối của bạn. Vào lúc nào thì bạn quyết định mình sẽ đi đâu, đến đó bằng cách nào, làm gì ở đó và khi nào trở về? Có phải tất cả những quyết định quan trọng này đều đã được đưa ra trước khi bạn ngồi lên xe hoặc ra sân bay không? Bạn đã lên kế hoạch chi tiết đâu ra đó. Bạn đã suy nghĩ trước về tất cả những việc bạn muốn làm, những người bạn muốn gặp, những địa điểm bạn muốn đến. Bạn biết rõ bạn đi đến đó bằng phương tiện gì và khi nào sẽ trở về.

Sẽ rất nực cười nếu bạn đến sân bay vào cái ngày bạn muốn đi nghỉ mát mà không hề lên kế hoạch gì trước. Người bán vé máy bay hỏi bạn, “Xin hỏi quý khách muốn đi đâu hôm nay?”. Hãy tưởng tượng người ta sẽ nhìn bạn như thế nào nếu bạn trả lời, “Một câu hỏi thú vị, chúng ta hãy cùng quyết định việc này ngay bây giờ”. Hãy nghĩ xem bạn sẽ lãng phí bao nhiêu khoảng thời gian đi nghỉ quý báu nếu bạn cứ tiếp tục quyết định sẽ làm gì và làm vào lúc nào mỗi khi bạn đối diện với từng vấn đề.

Mặc dù tình huống này nghe có vẻ hài hước, nhưng tôi dám nói đây là cách mà 95% người lớn hẳn hoi bắt đầu một ngày mới. Chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi họ cảm thấy mọi việc vượt ra ngoài vòng kiểm soát của mình. Thế nhưng chẳng có ai trong số 95% này lại làm thế với những kỳ nghỉ của mình. Họ đều dự trù và lên kế hoạch đi nghỉ trước cả tuần hoặc cả tháng. Điều này có nghĩa là họ lên lịch đến từng chi tiết cho một kỳ nghỉ từ 7-14 ngày, nhưng lại không đoái hoài đến việc lên kế hoạch cho 351 ngày còn lại trong năm, khoảng thời gian còn quan trọng hơn gấp nhiều lần. Nếu bạn muốn giành lại quyền kiểm soát cuộc đời mình, bạn phải bắt đầu lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho mỗi ngày một cách hiệu quả trước khi bắt đầu một ngày mới. Tôi sẽ mách bạn cách làm điều đó như thế nào ở phần sau chương này.

Nhiều người sợ lên kế hoạch cho một ngày vì họ nghĩ rằng hành động này sẽ làm giới hạn sự tự do của họ. Họ tin rằng một ngày của mình toàn những việc khẩn cấp, bất ngờ và họ không có cách nào tính trước được. Có người thì cho rằng họ không có thời gian để lên kế hoạch. Thật ra việc này dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều. Bạn chỉ cần vài phút yên tĩnh và một công cụ hiệu quả để lên kế hoạch. Việc lên kế hoạch hiệu quả sẽ giúp bạn tự do hơn trong việc giải quyết những việc cấp bách một cách hữu hiệu, chứ không phải ngược lại.

3. Kẻ cắp thời gian

Thủ phạm khiến một ngày của bạn co lại rất nhanh chính là cái mà những chuyên gia về quản lý thời gian gọi là “kẻ cắp thời gian”. Đó là tên gọi chung cho những hoạt động, sự việc và hoàn cảnh xảy ra trong ngày và đánh cắp thời gian hoặc sự chú ý của bạn, khiến bạn không thể tập trung vào những việc quan trọng nhất. Dưới đây là bảng danh sách những kẻ đánh cắp thời gian được Trung tâm đào tạo Franklin Covey đưa ra trong buổi hội thảo về quản lý thời gian. Bạn có thấy điều gì quen thuộc với bạn không? Hãy đánh dấu những thứ đã đánh cắp thời gian của bạn.

KẺ CẮP THỜI GIAN

_Những việc cắt ngang bất ngờ

_Những cú điện thoại không báo trước

_Yêu cầu hay đòi hỏi của người khác

_Lỗi của người khác

_Máy móc thiết bị hư hỏng

_Giao tiếp kém hiệu quả

_Kế hoạch không thích hợp

_Thiếu sự lắng nghe

_Mâu thuẫn về thứ tự ưu tiên

_Thiếu tinh thần kỷ luật

_Họp hành

_Ước lượng thời gian không thực tế

_“Nấu cháo” điện thoại

_Thay đổi thứ tự ưu tiên

_Lỗi của bạn

_Bộ máy quan liêu

_Do dự, thiếu quả quyết

_Giao thiệp với người khác

_Mâu thuẫn trong tính cách

_Không dám nói “không”

_Sa đà vào tiểu tiết

_Thất bại trong việc ủy thác công việc cho người khác

Mặc dù những “kẻ cắp thời gian” này có thể xông vào bất cứ lúc nào trong ngày, vẫn có những cách hữu hiệu để ngăn chúng không lấy cắp thời gian của bạn và chúng ta sẽ thảo luận về điều này sau.

4. Bạn cho phép những việc “khẩn cấp” giành quyền ưu tiên

Con người vốn sợ những gì đột ngột, không báo trước, thế nên bạn dễ dàng cho phép cái gọi là “khẩn cấp” – những việc đòi hỏi bạn phải lập tức chú ý đến và có hành động – chen ngang vào danh sách ưu tiên của bạn. Có những việc chẳng có gì quan trọng cả nhưng nó cứ nhảy xổ ra trước mặt bạn và nói, “Tôi muốn bạn phải chú ý đến tôi. Ngay bây giờ!”. Các cú điện thoại có lẽ là ví dụ điển hình nhất cho điều này. Bạn có thể đang có một cuộc nói chuyện quan trọng với người bạn đời, với con cái hoặc với khách hàng của bạn, nhưng cho dù cuộc nói chuyện đó quan trọng đến mức nào, nếu chuông điện thoại vang lên, như có hiệu lệnh, bạn lập tức dừng tất cả mọi việc lại và nhấc điện thoại lên.

Nếu muốn làm chủ thời gian, bạn phải nhận thức được rằng những việc khẩn như thế giống như những kẻ chuyên chen ngang khi xếp hàng. Họ nghĩ bản thân họ và nhu cầu của họ quan trọng hơn bạn và nhu cầu của bạn, nhưng không phải vậy. Bạn hãy bảo những kẻ chuyên chen ngang ấy lấy số và quay lại xếp hàng theo thứ tự.

5. Thói quen lần lữa, nước đến chân mới nhảy

Cuối cùng, thói quen ưa trì hoãn chính là nguyên nhân cuối khiến thời gian thoát khỏi bạn. Chính vì hay chần chừ mà hễ có việc khẩn cấp chen ngang vào là bạn sẵn lòng đẩy những việc quan trọng xuống cuối hàng. Vì thế, những việc khẩn cấp ấy bao giờ cũng được giải quyết ngay tắp lự trong khi những việc ưu tiên lại bị bỏ lại sau. Thật không may, thời gian trôi qua và những việc ưu tiên của bạn vì vậy mà bị “xếp xó”. Hyrum Smith, một trong những người sáng lập công ty Franklin Covey, nói rằng người ta thường trì hoãn không làm ngay những việc ưu tiên vì một hay nhiều trong sáu lý do sau. Thứ nhất, họ không cảm nhận được tính cấp bách của hoạt động đó. Ví dụ, chẳng có gì cấp bách trong chuyện chơi với con hay tâm tình với người bạn đời cả. Nhưng cho dù họ không cảm thấy có gì gấp rút trong những việc làm đó, chúng còn quan trọng hơn nhiều so với những hoạt động khác mà họ làm khi về đến nhà. Hyrum cho rằng, lý do thứ hai là con người không nhìn thấy giá trị trong những hoạt động cụ thể. “Nếu tôi không chơi đùa với lũ trẻ hôm nay thì ngày mai cũng được mà. Chúng đâu có quan tâm đến điều đó”. Sai lầm!

Lý do thứ ba khiến thiên hạ thường đẩy những việc quan trọng xuống cuối danh sách là vì những việc đó không thú vị hoặc vui vẻ, hoặc nằm ngoài “vùng thoải mái” của họ. Bạn cũng biết là ngày càng có nhiều người chết vì bệnh ung thư trên thế giới. Không phải là vì y học không thể chữa trị hữu hiệu căn bệnh này mà bởi vì con người không chịu dành thời gian đi kiểm tra sức khỏe định kỳ. Chẳng thú vị gì khi bỏ ra nửa ngày mỗi năm để đi kiểm tra sức khỏe cả. Nhưng thử hỏi trên đời này còn có việc gì quan trọng hơn không? Hàng trăm ngàn người chết vì bệnh ung thư, tim mạch, đột quỵ chỉ vì họ không dành thời gian đi kiểm tra sức khỏe định kỳ hoặc không đến khám bác sĩ ngay khi những triệu chứng đầu tiên xuất hiện. Tính trì hoãn thật sự là một thói quen nguy hiểm chết người. Bạn có bao giờ lần lữa mãi không bắt đầu chế độ ăn kiêng hợp lý hoặc tập thể dục thường xuyên không? Tất nhiên là có và tôi cũng vậy. Những việc như thế chẳng có gì thú vị hay vui vẻ cả, nhưng chúng ta đang hy sinh sức khỏe của mình vì nó đấy.

Hai lý do cuối cùng khiến chúng ta gạt những hoạt động quan trọng sang một bên là vì sự thiếu kiến thức và nỗi sợ thất bại. “Mình sẽ gọi điện thoại cho khách hàng vào ngày mai vậy; điều cuối cùng mà mình muốn nghe bây giờ là một lời từ chối”. Thế là bạn không chỉ trì hoãn một cuộc điện thoại mà còn hoãn cả một cơ hội thành công. Nếu bạn muốn đạt được ước mơ của mình, bạn phải xử lý khuynh hướng khất lần khất lữa của mình một cách hiệu quả.

Hyrum có lời khuyên giúp chúng ta vượt qua khuynh hướng thích chần chừ này là hãy làm ngay những việc mà bạn có khả năng trì hoãn đầu tiên. Bằng cách bắt tay vào làm những việc này trước, bạn không chỉ hoàn tất chúng mà còn được tự do làm những việc thú vị hơn sau đó, đồng thời thoát khỏi cảm giác tội lỗi hay lo sợ gắn liền với sự trì hoãn.

NẮM QUYỀN KIỂM SOÁT THỜI GIAN

Kiểm soát thời gian thật ra là một việc tương đối dễ làm nhưng chỉ có dưới 5% nhân loại làm được việc này. Tại sao vậy? Có hai lý do: thứ nhất, họ không nhận ra tầm quan trọng của việc này và thứ hai, họ không biết cách kiểm soát thời gian. Tôi hy vọng rằng tôi đã chứng minh cho bạn thấy việc kiểm soát thời gian quan trọng như thế nào để đạt được ước mơ của bạn. Bây giờ chúng ta sẽ tập trung giải quyết vấn đề: làm thế nào để kiểm soát thời gian. Không có gì phức tạp cả, chỉ cần bạn học được một vài kỹ thuật và dùng sổ tay lên kế hoạch hàng ngày một cách đúng đắn.

Bảy bước để có được lợi ích lớn nhất từ nguồn tài sản giới hạn nhất của bạn

1. Buộc bản thân tập trung vào thời khắc hiện tại

Chúng ta đã nói về sức mạnh của hiện tại ở phần đầu chương này. Giữ tâm trí bạn tập trung vào hiện tại và kéo nó trở về với hiện tại bất cứ khi nào bạn nhận thấy tâm trí mình lang thang về quá khứ hoặc bay đến tương lai, điều này cực kỳ quan trọng đối với hiệu suất làm việc của bạn và sự lưu tâm vào người khác. Một kỹ thuật rất hữu dụng với tôi là lúc nào tôi cũng có một cây bút và một quyển sổ tay bên mình, mọi lúc mọi nơi. Khi đầu óc tôi bắt đầu mơ màng đi nơi khác, tôi liền nhanh chóng viết ý nghĩ lan man đó vào sổ để suy nghĩ về nó sau. Hành động này lập tức giải phóng tâm trí tôi và tôi có thể quay lại tập trung vào hiện tại. Bạn có thể học theo cách của tôi hoặc nghĩ ra bất cứ kỹ thuật về thể chất hay tinh thần nào giúp bạn tập trung và tái tập trung vào hiện tại khi cần thiết. Như tôi đã nói ở phần trên, tôi hình dung bàn tay phải của mình tát vào mặt mình và nói thầm trong đầu, “tập trung nào”.

2. Lập bảng “kiểm kê” thời gian

Theo một nghiên cứu cấp quốc gia, người lớn ở Mỹ trung bình dành ra từ 35 đến 56 giờ một tuần ngồi trước màn hình tivi. Đây là một con số đáng kinh ngạc, đặc biệt là khi so sánh với khoảng thời gian 40 giờ làm việc một tuần của họ. Tuy vậy, khi mọi người nghe đến con số này thì hầu như ai cũng kêu toáng lên, “Tôi không có như thế”. Trong thực tế, thời gian trôi qua vùn vụt và hầu hết chúng ta không có ý niệm mình đã sử dụng thời gian như thế nào. Nếu bạn lập ra một bảng kiểm kê thời gian đơn giản để xem mình đã sử dụng mỗi giờ trong ngày ra sao, trong vòng bảy ngày, bạn sẽ lấy làm ngạc nhiên trước những gì phát hiện được. Để làm điều này, bạn hãy vẽ ra hai bảng kiểm kê thời gian trong sổ tay, tương tự như bảng bên dưới. Trong bảng thứ nhất, hãy dành ra 15-20 phút để điền vào những việc bạn nghĩ là bạn thường làm vào mỗi giờ trong tuần. Sau đó, hãy khoanh tròn những giờ “tự do” – khoảng thời gian mà bạn có thể lựa chọn làm bất cứ việc gì bạn thích.

Trong vòng một tuần, hãy cầm theo bảng thứ hai bên người để điền vào những việc mà bạn thật sự làm vào mỗi giờ. Vào cuối tuần, bạn sẽ có thông tin đầy đủ về một tuần làm việc bình thường của bạn. Một lần nữa, hãy khoanh tròn những khoảng thời gian “tự do” trong ngày và trong tuần. Nếu bạn thấy việc chia theo từng giờ không đủ chi tiết, bạn có thể chia theo nửa giờ. Bước cuối cùng là đối chiếu bảng kiểm kê thứ nhất (dự đoán về cách dùng thời gian của bạn) với bảng kiểm kê thứ hai (cách bạn dùng thời gian trong thực tế). Bài tập đơn giản này sẽ giúp bạn xác định đâu là khoảng thời gian thật sự “tự do” của bạn.

BẢNG KIỂM KÊ THỜI GIAN

3. Thay thế cách sử dụng “tốt” khoảng thời gian “tự do” bằng cách sử dụng “tốt nhất”

Sau khi bạn đã xác định được những khoảng thời gian “tự do” trong ngày, bạn sẽ có cách thay thế việc sử dụng thời gian “tốt” bằng việc sử dụng thời gian “tốt nhất”. Bạn có thể lấp những khoảng thời gian “tự do” này bằng những hoạt động phản ánh thứ tự ưu tiên cao nhất của bạn và hoàn tất những việc thuộc về những ước mơ quan trọng nhất của bạn.

4. Ủy thác những hoạt động tốn nhiều thời gian cho người khác

“Không có đủ thời gian trong một ngày” là một trong những lời than vãn thông thường nhất của bất cứ ai, đàn ông cũng như đàn bà. Trong suốt nhiều năm làm việc của mình, tôi đã nghe câu nói này hàng trăm lần thậm chí có thể lên tới hàng ngàn lần. Đây thường là một cái cớ biện hộ cho một việc gì đó không được hoàn tất đúng thời hạn. Khi một người liên tục đưa ra lời than phiền này, tôi thường hỏi về công việc “chất chồng” của họ. Lần nào cũng vậy, tôi có thể chỉ ra những chi tiết và hoạt động tốn nhiều thời gian có thể dễ dàng ủy thác cho người khác. Người ta thường hy sinh thứ tài sản giới hạn nhất và không có gì thay thế được để làm những việc có thể giao cho người khác với vài đô la một giờ. Nên nhớ, tiền tiêu rồi có thể kiếm lại được, nhưng thời gian thì không thể. Giao phó những hoạt động không quan trọng và không tạo ra nhiều giá trị cho người khác là cách dễ nhất và hiệu quả nhất để thêm hàng trăm giờ vào quỹ 24 giờ một ngày của bạn.

5. Điểm mặt những kẻ cắp thời gian và có biện pháp bảo vệ mình

Ở phần trước, bạn đã nhận diện được nhiều kẻ cắp thời gian làm giảm hiệu suất làm việc của bạn. Bây giờ, sau khi đã biết được điều đó, bạn cần có những bước đi cần thiết để không biến mình thành nạn nhân của những kẻ cắp ấy. Nhiều hành động xâm phạm thời gian này có thể bị loại bỏ bằng cách sử dụng sổ tay lên kế hoạch mỗi ngày một cách đúng đắn. Ví dụ, bạn có thể dành ra một khoảng thời gian nào đó để gọi và nhận những cuộc điện thoại không quan trọng. Khi có điện thoại gọi tới, một người nào đó sẽ nói với người gọi rằng bạn không thể nói chuyện điện thoại ngay bây giờ và sẽ nhận điện thoại vào một khoảng thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng biện pháp tương tự với những cuộc gặp mặt bất ngờ.

Bà xã tôi có những cô bạn có thể “nấu cháo” điện thoại cả tiếng đồng hồ. Shannon sợ làm họ tổn thương nên đã chịu khó nghe họ nói, bất kể cuộc nói chuyện kéo dài bao lâu. Sau đó, cô ấy sẽ cực kỳ khổ sở vì phải đẩy lùi những việc quan trọng cả giờ đồng hồ, thậm chí sang đến ngày hôm sau. Tệ hơn nữa, cô ấy có đến 5 hoặc 6 cô bạn thích “tâm tình” như thế, không phải mỗi tháng một lần hoặc mỗi tuần một lần mà là mỗi ngày một lần! Không một ai trong số họ biết rằng Shannon rất bận rộn. Họ không nhận ra rằng để “hầu chuyện” họ, Shannon phải gác sang một bên hoặc trì hoãn nhiều việc quan trọng và khẩn cấp. Tuy vậy, đó không phải là lỗi của những người bạn đó mà là lỗi của Shannon. Cô thật sự quan tâm đến những người bạn của mình và muốn dành cho họ tất cả khoảng thời gian họ cần. Nhưng nếu cô ấy bắt đầu cuộc nói chuyện bằng câu nói, “Bây giờ mình chỉ rảnh được 10 phút thôi, vì thế nếu chúng ta có thể nói hết mọi chuyện trong vòng 10 phút thì mình sẽ nói được, còn không thì chúng ta nên nói chuyện sau nhé”, thì 9 trên 10 lần, bạn bè Shannon sẽ nói chuyện ngắn gọn lại. Như vậy, Shannon sẽ có lại được 50 phút, thay cho cú điện thoại dài một tiếng đồng hồ.

Bạn có thể xử lý những việc cấp bách với cùng một phương pháp. Hãy dành ra một khoảng thời gian nào đó trong ngày để làm những việc cấp bách nhưng không quan trọng. Thật đáng ngạc nhiên, hầu hết những việc khẩn cấp này không quan trọng bằng những việc mà chúng làm bạn phân tâm.

6. Lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc trước khi ngày mới bắt đầu

Một lần nữa, việc lên kế hoạch hàng ngày và nắm được cách sử dụng thời gian đúng đắn là rất quan trọng. Bạn hãy lên kế hoạch cho ngày hôm sau từ đêm hôm trước hoặc vào buổi sáng trước khi ngày mới bắt đầu. Việc làm này thường chỉ lấy mất của tôi từ 5 đến 15 phút. Tôi bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những việc tôi muốn thực hiện trong ngày, không theo thứ tự ưu tiên nào. Kế tiếp, tôi phân loại những việc này vào các nhóm A, B, C. Nhóm A là những việc mang lại giá trị cao, nhóm B là những việc mang lại giá trị trung bình và nhóm C là những việc mang lại giá trị thấp. Sau đó, tôi đánh thứ tự ưu tiên (bắt đầu từ số 1 là ưu tiên cao nhất) cho những việc ở nhóm A, rồi đến nhóm B và nhóm C.

Bằng việc làm đơn giản này, những việc nhóm C (bất kể nó “to tiếng” như thế nào) không bao giờ có thể chen vào những việc nhóm A. Tôi sẽ không làm một việc có thứ tự B-4 trước khi hoàn thành việc A-1 cả. Nếu bạn làm theo cách này, bạn sẽ ngạc nhiên trước lượng công việc ưu tiên và mang lại giá trị cao mà bạn hoàn tất mỗi ngày. Bạn cũng sẽ ngạc nhiên khi thấy cách làm đơn giản này bảo vệ bạn trước những kẻ cắp thời gian và những việc gấp rút nhưng không quan trọng ra sao.

7. Thực hiện các công việc trong ngày theo thứ tự ưu tiên

Một khi bạn đã lên kế hoạch cho một ngày, hãy đơn giản thực hiện từng công việc theo thứ tự ưu tiên đó. Khi có một việc khẩn cấp nhưng không quan trọng xảy đến, hãy lịch sự đẩy nó vào khung thời gian dành cho những việc như vậy, vào cuối ngày hôm đó hoặc vài ngày sau. Bạn có thể xác định tầm quan trọng của công việc này bằng cách so sánh chúng với danh sách những việc ưu tiên của bạn và xét xem nên xếp chúng vào nhóm nào, số mấy. Nếu cấp trên yêu cầu hoặc đòi hỏi bạn phải thực hiện một việc cấp bách nhưng không đáng thay thế cho một việc ưu tiên hơn, hãy giải thích về tầm quan trọng của công việc mà bạn phải gạt sang một bên. Khi bạn làm vậy, sếp của bạn thường sẽ đồng ý với thứ tự ưu tiên của bạn và giao công việc đó cho người khác hoặc dời thời hạn lại cho phù hợp với kế hoạch làm việc của bạn.

GIỮ VỮNG LỘ TRÌNH, TỪNG PHÚT MỘT

Nếu bạn có đồng hồ đeo tay hoặc đồng hồ để bàn trước mặt, hãy dành chút thời gian nhìn vào góc hoặc khoảng cách giữa những vạch phút trên mặt đồng hồ. Cái góc đó rất nhỏ chỉ khoảng 3 độ thôi. Khi tàu vũ trụ Apollo được phóng lên khỏi Cape Canaveral, nếu hướng bay của nó bị chệch sang một góc nhỏ tương tự (một phút hoặc ba độ), họ có thể bay chệch khỏi trung tâm mặt trăng, không phải một góc nhỏ tí tẹo ấy mà là khoảng cách 13 ngàn dặm. Điều này cũng đúng với việc theo đuổi ước mơ. Nếu bạn đi chệch hướng chỉ một chút thôi, bạn có thể nhắm hụt ước mơ của mình hàng ngàn dặm. Việc lên kế hoạch ưu tiên không chỉ tạo điều kiện cho bạn đạt được ước mơ, mà còn giúp bạn không đi chệch hướng, mỗi giờ, mỗi ngày.

Trong chương 10, tôi đã nêu ra định nghĩa về hiệu suất cá nhân. Đó là “mức độ và số lượng thành tựu đáng kể mà bạn có thể đạt được trong một khoảng thời gian, phản ánh giá trị thật sự cũng như ước mơ và mục tiêu của bạn”. Nếu bạn có một khoảng thời gian vô hạn để thực hiện ước mơ của mình thì việc lên kế hoạch ưu tiên công việc không còn cần thiết nữa. Nhưng thời gian là thứ tài sản giới hạn nhất mà bạn sở hữu, nó như chiếc cầu thang cuốn chỉ chạy một chiều và khi bạn đi đến điểm cuối cùng thì không còn đường nào quay lại nữa.

Nếu bạn nuôi hy vọng đạt được những ước mơ quan trọng nhất của mình, bạn phải nhận thức rõ giá trị quý báu của thời gian. Bạn phải nhận ra rằng mình, cũng như tất cả mọi người, chỉ có 24 tiếng một ngày và một khi một ngày đã trôi qua thì không thể nào thay thế được. Dù ta thức hay ngủ, làm việc hay chơi đùa, làm những việc quan trọng hay ngốc ngếch, thì quỹ thời gian của chúng ta cũng vơi dần như chiếc đồng hồ cát, đưa chúng ta ngày càng gần đến vạch cuối cùng. Thật đáng buồn khi thời gian của đời người ngắn ngủi và giá trị hơn mọi mỏ vàng trên đời lại thường xuyên bị lãng phí một cách vô tội vạ. Tôi chỉ hy vọng bạn nhận ra giá trị không gì thay thế được của thời gian và có trách nhiệm quản lý thứ tài sản quý giá đó. Bạn có thể đạt được những ước mơ quan trọng nhất, nhưng để làm được điều đó, bạn phải kích hoạt động cơ thứ bảy vô cùng quan trọng này.

Bí quyết hiệu nghiệm 13:

Kiểm soát thời gian trong đời, từng phút một

Hoàn thành những bài tập sau trong quyển sổ tay của bạn.

1. Điền vào bảng kiểm kê thời gian những việc bạn nghĩ là mình sẽ làm trong một tuần bình thường. Sau đó khoanh tròn những giờ “tự do”.

2. Trong bảng kiểm kê thời gian thứ hai, ghi lại những việc bạn đã làm trong những giờ đó. Mang nó theo người trong suốt một tuần. Một lần nữa, khoanh tròn những giờ “tự do”. Cuối tuần, so sánh hai bảng kiểm kê với nhau.

3. Bắt đầu cân nhắc xem bạn có thể thay thế cách sử dụng “tốt” khoảng thời gian “tự do” với cách sử dụng phản ánh giá trị sống cao nhất, những việc cần ưu tiên nhất và những ước mơ quan trọng nhất của bạn như thế nào.

4. Lên danh sách bất cứ hoạt động nào mà bạn nghĩ là có thể ủy thác cho người khác trong hiện tại và tương lai. Sau đó viết ra một bản kế hoạch giao phó mỗi hoạt động với thời hạn cụ thể.

5. Nếu bạn chưa làm việc này, hãy xác định những kẻ cắp thời gian của bạn, khiến bạn không thể hoàn tất những việc quan trọng hơn. Đề ra phương án giải quyết chúng một cách “không cấp bách”.

6. Dành ra vài phút mỗi đêm để lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và hoạt động của ngày hôm sau.

7. Thực hiện mọi hoạt động trong ngày theo thứ tự ưu tiên chứ không phải theo tính khẩn cấp.