1Sức mạnh của mối quan hệ

Chương này sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo mực để củng cố các mối quan hệ, giúp tránh được những sự cố đáng tiếc – ngay cả khi đối diện với những người mà bạn không ưa. Các mối quan hệ tốt đẹp trong công việc là yếu tố then chốt để mang lại những kết quả ưng ý và thúc đẩy sự hòa hợp trong nhóm. Nếu giao tiếp cá nhân nơi công sở diễn ra suôn sẻ, mọi người có thể tập trung vào các dự án, nhiệm vụ được giao thay vì bị những mối quan hệ tồi tệ làm chệch hướng.

Dự định và quyết định của nhà quản lý trong việc hình thành nên các mối quan hệ công việc tốt đẹp là vô cùng quan trọng. Phó mặc cho sự ngẫu nhiên đồng nghĩa với việc chúng ta bỏ qua cơ hội lớn nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho các cá nhân thể hiện hết khả năng của họ.

Nhân viên của bạn hiểu bạn muốn gì. Họ biết bạn coi họ là “con người” hay chỉ như những công cụ để bạn đạt được mục đích. Họ biết bạn có yêu mến họ hay không. Các nhà quản lý cần phải thể hiện rằng họ coi trọng các mối quan hệ với nhân viên của họ.

Quan hệ trong công việc là gì?

Nói một cách đơn giản, mối quan hệ công việc là sự kết nối giữa những người phải giao tiếp với nhau theo một cách nào đó trong quá trình làm việc. Sự kết giao đó là cần thiết do các tương tác trong kinh doanh hoặc do mong muốn chủ quan, dựa trên niềm vui thích khi làm việc cùng nhau và tin tưởng người kia sẽ đóng góp cũng như hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Những mối quan hệ đó có thể chỉ ở mức quen biết xã giao, hoặc là mối gắn kết lâu dài, phát triển dựa trên sự hòa hợp và tin tưởng lẫn nhau. Tiến xa hơn những nhu cầu tối thiểu trong công việc, một số người chọn cùng ngồi cà phê hay ăn trưa để tìm hiểu về hoàn cảnh và sở thích của nhau. Số khác chọn xây dựng tình bạn dựa trên sự tương đồng và những mục tiêu chung. Tôi cũng từng có những tình bạn tốt đẹp với quản lý cấp trên lẫn nhân viên cấp dưới. Một vài trong số đó chỉ đơn thuần là tình bạn nơi công sở. Còn với một số khác, chúng tôi chọn cách giao tiếp xã hội ngoài công việc và là bạn thân của nhau. Khi không còn làm việc với nhau, người ta có thể duy trì hoặc chấm dứt mối quan hệ đó. Như vậy, có rất nhiều kiểu quan hệ trong công việc được chúng ta chấp nhận.

Từ “mối quan hệ” là sự đe dọa đối với một số nhà quản lý, bởi họ nghĩ nó ám chỉ tình bạn hoặc sự thân thiết với ai đó. Họ không muốn lãng phí thời gian vào một mối quan hệ và không muốn có sự riêng tư nào với các đồng nghiệp. Thực ra, “mối quan hệ” ở đây chỉ có một trường nghĩa nhỏ ám chỉ thái độ tôn trọng, thân thiện và nhã nhặn khi làm việc cùng nhau chứ không nhất thiết là sự riêng tư.

Một số nhà quản lý thực sự muốn có sự riêng tư nào đó, nhưng băn khoăn không biết đâu là giới hạn. Chúng ta có thể riêng tư tới mức nào khi thiết lập mối quan hệ trong công việc? Một nhà điều hành cấp cao từng hỏi: “Hầu hết mọi người muốn nói về con cái, nhưng chúng ta phải gần gũi và có mối quan hệ cá nhân thân thiết đến mức nào để nói về việc đó mà không bị coi là phiền phức?” Các nhà quản lý tất nhiên muốn ở thế an toàn và không muốn xúc phạm cấp dưới của họ. Không có cách cụ thể nào để định nghĩa các mối quan hệ trong công việc. Để mọi việc được hoàn thành tốt đẹp, người quản lý cần phải tạo một môi trường thoải mái và giao tiếp cởi mở khiến nhân viên có thể tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Các loại quan hệ phát triển phụ thuộc vào từng cá nhân và hoàn cảnh.

Các loại mối quan hệ

Nhiều năm trước, Jerry, một người bạn của tôi, rất thích mua sắm tại một cửa hàng tạp hóa nhỏ nằm ở góc phố. Mỗi lần mua đồ, anh lại phàn nàn rằng giá cả ở đó quá cao. “Tại sao anh không đến cửa hàng tạp hóa lớn hơn để mua? Dãy cửa hàng này còn gần nhà anh hơn cửa hàng kia hai dãy phố đấy.” “Không,” anh luôn trả lời, “tôi mua đồ ở cửa hàng đó vì họ biết tên tôi.”

Jerry cảm thấy thoải mái vì các nhân viên bán hàng ở đó coi anh là một cá thể riêng biệt. Anh sẽ chẳng nhận được điều đó nếu đến với chuỗi cửa hàng tạp hóa lớn, nơi những người thu ngân lạnh lùng chỉ biết tính tiền. Jerry sẵn sàng trả thêm tiền và đi bộ xa hơn bởi anh thích thú với mối quan hệ ở cửa hàng nhỏ đó.

Mặt khác, một mối quan hệ cũng có thể dựa trên chất lượng công việc. Tôi đã sử dụng dịch vụ tại một cửa hàng giặt là trong suốt nhiều năm bởi tôi thích chất lượng dịch vụ ở đó. Chủ cửa hàng và nhân viên đã thay đổi, nhưng chất lượng thì vẫn giữ nguyên. Mối quan hệ của tôi với chủ cửa hiệu rất thân mật, cởi mở. Chúng tôi cười nói, pha trò một cách lịch sự và không bao giờ nói tới chuyện riêng tư. Những trao đổi ngắn gọn nhưng thường xuyên giữa chúng tôi chỉ xoay quanh chủ đề duy nhất: việc giặt là quần áo của tôi, vài lời nhận xét về thời tiết hay những câu chuyện phiếm. Nếu chẳng may có chiếc cúc bị mất hay một chiếc áo sơ mi cần là lại, tôi nhắc họ với một thái độ mềm mỏng, không yêu sách, không buộc tội, để họ có cơ hội tìm cách giải quyết. Mối quan hệ của chúng tôi hoàn toàn dựa trên việc giao dịch. Nếu không hài lòng với chất lượng phục vụ, thì tôi đã không thường xuyên lui tới cửa hàng đó.

Các mối quan hệ thay đổi phụ thuộc vào việc các bên mong muốn biết về nhau đến mức nào. Giữa những người hàng xóm cũng tồn tại các mối quan hệ. Quan hệ đó có nét đặc trưng thể hiện sự tôn trọng và cùng hướng tới những mục tiêu chung của cộng đồng: sạch sẽ, an toàn và tuân thủ các luật lệ – trong trường hợp cùng sống ở một khu dân cư. Hàng xóm có thể giúp nhau nhận thư, giấy tờ, hay giúp chăm sóc vật nuôi những khi cần thiết. Có những hàng xóm chỉ chào hỏi xã giao, có những người chỉ gặp trong buổi sinh hoạt xã hội ở khu phố, và có những người họ coi nhau là bạn. Tuy nhiên, mối quan hệ không thể đến từ một phía, nó đòi hỏi phải có ít nhất hai người quyết định cần tương tác và chia sẻ thông tin cá nhân với nhau ở mức độ nào đó.

Trong công việc cũng vậy, thứ gắn kết con người với nhau là một nhiệm vụ hay một dự án. Mỗi cá nhân sẽ có mức độ hứng thú khác nhau trong việc tìm hiểu đồng nghiệp của mình: quê quán, nghề nghiệp trước đây, nơi ở, sở thích, gia đình, du lịch và những thông tin tương tự. Mỗi người sẽ tự quyết định mức độ chia sẻ với nhau. Dù nhà quản lý có thiện chí đến đâu, thì một nhân viên vẫn có thể không muốn đề cập đến chuyện riêng tư. Thậm chí, ngay cả một số nhà quản lý cũng nói họ không muốn tiết lộ bất cứ thông tin cá nhân nào.

Mối quan hệ trong công việc không nhất thiết phải mang tính riêng tư, nhưng sự ăn ý là điều cần thiết. Vài nhà quản lý không muốn nghe những tâm sự từ phía nhân viên của họ. Tuy nhiên, những phút ngắn ngủi ấy có thể là cầu nối cho sự nhiệt tình và tính gắn kết của nhân viên với công việc cũng như với chính nhà quản lý. Chỉ cần dành chút ít thời gian để bày tỏ sự quan tâm, thể hiện sự cảm thông khi một nhân viên gặp chuyện buồn, mất mát hay ốm đau, và chia sẻ niềm vui khi họ đạt được một thành tích trong công việc hay cuộc sống, không khí nơi công sở sẽ dễ chịu hơn và hiệu suất làm việc cũng cao hơn rất nhiều. Việc trò chuyện và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách cởi mở thể hiện sự đồng cảm của người quản lý. Tạo ra môi trường lịch sự và hợp tác sẽ giúp mọi người dễ dàng trao đổi suy nghĩ, ý kiến cá nhân trong những nhiệm vụ chung. Mối quan hệ càng tốt đẹp, hợp tác càng có cơ hội thành công.

Các mối quan hệ có thể ảnh hưởng đến việc một người muốn tới chỗ làm và họ có sẵn lòng giúp đỡ người khác hay không. Môi trường làm việc thoải mái giúp mọi người được sống đúng với bản thân.

Tầm quan trọng của các mối quan hệ

Bạn có thấy “lửa” trong các đồng nghiệp của mình? Đó là niềm đam mê công việc hay sự phá hoại ngầm? Có những người, nếu họ yêu mến chúng ta, sẽ cùng chúng ta “băng qua lửa”, chung sức hoàn thành dự án. Ngược lại, họ có thể “ném lửa vào chúng ta” để ta không đạt được mục đích. Hãy nghĩ đến một người mà bạn gần như sẵn sàng làm tất cả vì họ. Bạn muốn giúp họ đạt mục tiêu và hoàn thành nó một cách xuất sắc. Tại sao? Nhiều khả năng bởi bạn quý trọng mối quan hệ giữa hai người. Có thể bạn muốn gìn giữ và củng cố mối quan hệ đó cùng với thành quả chung mà hai người có được.

Ví dụ, khi bạn tôi, Marilyn, và tôi đang là sinh viên đại học, chúng tôi làm việc bán thời gian ở Manhattan. Chúng tôi cùng đi tàu vào thành phố làm việc và để vui chơi mỗi dịp cuối tuần. Marilyn và tôi thường xuyên thay nhau trả tiền ăn bởi hiếm khi cả hai cùng có tiền. Tuy vậy, chúng tôi không bao giờ có khái niệm “ai nợ ai”. Niềm vui khi được giúp đỡ nhau là mong muốn duy nhất. Mối quan hệ đó thay thế cho sự phân chia công bằng, luật lệ và những tính toán chi li.

Trong công việc, bạn đã gặp những người mà bạn có thể “băng qua lửa” vì họ, cho dù bạn bận rộn đến đâu. Đó có thể là việc tham gia hỗ trợ một dự án khác theo yêu cầu của cấp trên. Bạn có thể giúp đỡ một đồng nghiệp đang vật lộn với khó khăn, hoặc một nhân viên cấp dưới cần sự hỗ trợ để công việc kịp tiến độ? Và cũng có những nhân viên cấp dưới, những đồng nghiệp và lãnh đạo sẵn lòng giúp bạn hoàn thành công việc. Việc hỗ trợ các đồng nghiệp là việc nên làm để hoàn thành công việc nhanh hơn, đúng thời hạn hơn. Tuy nhiên, lý do lớn nhất là bởi họ quý trọng mối quan hệ đồng nghiệp, muốn được làm việc cùng nhau và cùng hướng tới mục đích chung.

Mặt khác, cũng có một số người quá bận rộn để có thể giúp đỡ đồng nghiệp. Có lẽ họ đã tự chọn những mục tiêu riêng và chúng có thể không đồng nhất với mục tiêu chung của tập thể. Những người đó không phấn đấu cho mục đích chung bởi tính cách của họ, do những vấn đề riêng tư, những trở ngại trong tập thể, do người quản lý, hoặc thậm chí vì một khúc mắc nào đó với nhà quản lý cũ. Nhiều người chỉ làm việc cầm chừng, thậm chí có người còn làm mọi chuyện để cản trở người quản lý hoàn thành nhiệm vụ. Có thể họ đang muốn giành được vị trí đó hoặc đó là phong cách của họ trong công việc. Những ứng xử tiêu cực đó không thể xuất phát từ những người có mối quan hệ tốt với cấp trên.

Rất nhiều lý do khiến một người có mối quan hệ không mấy dễ chịu với quản lý của họ. Nguyên nhân có thể do người quản lý không cố gắng thiết lập mối quan hệ tốt đẹp và cũng có khi do nhân viên không muốn tham gia. Ngoài ra, có những nhân viên rất giỏi về chuyên môn nhưng lại không có năng khiếu hoặc không muốn tiếp xúc với những người xung quanh.

Jack, một lập trình viên của công ty West Coast, đã phàn nàn suốt nhiều năm về ban quản lý, anh nói: “Họ chẳng hiểu gì về công việc của tôi nhưng lúc nào cũng muốn can thiệp mỗi khi tôi quyết định việc gì đó.” Nói cách khác, giao tiếp một cách thân thiện không nằm trong công việc của Jack. Anh làm việc độc lập và rất thành công trong việc quản lý một dự án lớn, mà không cần phải liên quan nhiều đến người khác. Anh thích điều đó. Giao thiệp là việc khó khăn với anh bởi, theo Jack, anh cảm thấy mình giỏi chuyên môn và thông minh hơn những người khác, hơn nữa anh là người hướng nội. Jack không thiết lập và cũng không cần mối quan hệ nào với cấp trên. Bất cứ sự tham gia nào của sếp đều bị coi là cản trở. Với Jack, việc phàn nàn về cấp trên của anh dễ dàng hơn nhiều so với việc xây dựng mối quan hệ. Khi hệ thống máy tính thay đổi, sự tương tác giữa các đồng nghiệp với nhau và với người dùng trở thành yêu cầu thiết yếu, Jack thà lựa chọn “gói nghỉ hưu sớm” còn hơn phải thay đổi.

Jack đại diện cho những người không muốn xây dựng những mối quan hệ và trao đổi với mọi người; họ chỉ muốn làm việc một cách độc lập. Một số người khác lại ngại ngùng khi giao tiếp. Tuy nhiên vẫn có những người sẵn sàng học cách làm việc với người khác, chỉ là họ chưa biết phải làm thế nào mà thôi.

Ví dụ, một nhà quản lý ở Washington đã pha trò ở lớp học mà tôi đang hướng dẫn bằng câu chuyện vui như sau: “Tôi là nhà địa chất học. Tôi được đào tạo để làm việc với những hòn đá. Đá chẳng bao giờ nói chuyện! Nhưng con người thì có. Tôi nói với các sếp của mình rằng nếu họ muốn đưa tôi lên làm quản lý, họ sẽ phải cho tôi tham gia khóa học quản lý dạy tôi cách làm việc với con người. Chính bởi những vấn đề về con người này mà hiện giờ tôi cũng không biết mình có muốn được thăng chức hay không nữa.” Người đàn ông này chuẩn bị ra một quyết định trong sự nghiệp của mình, và ông ta thấy có hai lựa chọn: đá hoặc là người.

Tại sao một số người cảm thấy học kiến thức chuyên môn lại dễ dàng hơn nhiều so với việc phát triển các mối quan hệ? Các nhà quản lý đôi khi nói rằng công việc sẽ thuận lợi hơn nhiều nếu không phải chịu ảnh hưởng của con người. Trong nhiều trường hợp, miễn là công việc diễn ra suôn sẻ thì mối quan hệ với những người xung quanh không có vấn đề gì. Chỉ khi các cá nhân bất đồng quan điểm hoặc tin chắc rằng họ sẽ gặp trắc trở thì khi đó mới xuất hiện nhiều khó khăn.

Một số người chấp nhận xung đột và coi nó chỉ như cái ổ gà trên đường. Một số còn ủng hộ việc tranh luận vì nó đem lại nhiều ý tưởng và từ đó đưa ra những cải tiến. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý sợ rằng sự bất đồng sẽ phá hỏng một mối quan hệ hay những người khác sẽ công kích, đặt những câu hỏi hóc búa mà họ không thể trả lời. Trong một lớp học, một thành viên tham dự nói: nếu xung đột xảy ra tại nơi cô làm việc, CEO của cô sẽ lấy hai tay che mắt và chỉ hé nhìn. Cử chỉ đó đúng là thái quá với một người có vị trí cao như vậy, nhưng cũng khó có thể nói đó là hành động đúng hay sai khi một số người chọn cách thoái lui thay vì tranh luận. Đó là sự thật. Những nhà quản lý giỏi sẽ biết cách nói chuyện để không gây ra xung đột giữa các nhân viên. Họ cũng có cách xử trí tình huống rất khéo léo nếu tranh luận là điều không thể tránh khỏi. Nhà quản lý cần một radar xử lý xung đột, để đảm bảo nhân viên của mình được tự do thể hiện bản thân và có cảm giác an toàn. Liệu người ta thực sự đang tranh luận về ý tưởng hay đang công kích lẫn nhau? Một trong những điều mong muốn nhất của tổ chức lẫn cá nhân làm việc trong tổ chức đó là được nói lên chính kiến của bản thân mà không sợ bị trù dập. Khi những chỉ trích của nhóm nhắm vào mục đích thay vì vào con người, các ý tưởng mới sẽ được hình thành.

Những yếu tố bất ngờ có thể gây khó khăn trong giao tiếp

Trong chúng ta, hầu như chẳng ai thích sự bất ngờ trong công việc. Nếu nhân viên, quản lý ngang cấp hay lãnh đạo của các bộ phận khác làm việc theo kiểu đột xuất, thì họ rất dễ gây ra căng thẳng, mệt mỏi cho người khác và ảnh hưởng đến tiến trình chung của tổ chức. Sự bất ngờ có thể gây ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ khi chính công việc và kế hoạch đột ngột của nhân viên đẩy họ vào trạng thái căng thẳng. Các nhân viên luôn muốn biết người quản lý mong đợi điều gì – kể cả khi mọi thứ được lên kế hoạch hay khi có những việc bất ngờ xảy ra. Giảm thiểu sự đường đột sẽ giúp giữ gìn mối quan hệ, nhưng thỉnh thoảng khi chúng xảy ra, những “sứt mẻ” nhỏ đều có thể sửa chữa được, như trong hai ví dụ dưới đây.

Ví dụ, vào một ngày thứ Sáu, lượng giầy đáng lẽ phải chuyển tới khách hàng lại không được chuyển đi. Pat, vị CEO, hỏi bộ phận giao hàng: “Có chuyện gì vậy?” và xem xét lại cả hệ thống để tìm ra nguyên nhân. Một lượng hàng đặt lớn đã bị giữ lại ở phòng tín dụng đến 11 giờ 45 phút trưa và sau đó được chuyển cùng lúc tới bộ phận giao hàng. Đáng lẽ, số hàng đó có thể được chuyển đi nếu (1) phòng tín dụng báo trước với bộ phận giao hàng rằng cuối ngày họ sẽ chuyển một lượng hàng lớn tới, và (2) bộ phận bán hàng lưu ý phòng tín dụng rằng số hàng phải được chuyển đi ngay trong ngày hôm đó.

Pat nói: “Thật không may, bạn không thể hy vọng các nhân viên sẽ giúp chuyển những thông điệp này – cảnh báo trước cho mọi người những gì sẽ xảy ra là việc của nhà quản lý. Trong trường hợp này, nhân viên không đủ kiến thức để làm điều đó – họ chỉ làm nhiệm vụ của mình. Người quản lý phải có tầm nhìn đủ xa để dự đoán được xu hướng.”

“Công việc trong công ty bạn như thủy triều vậy,” Pat tiếp tục. “Nó có lúc lên lúc xuống. Khi công ty có một đơn hàng, nó liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Những người quản lý cần thông tin cho nhau những chuyện đang diễn ra ‘khi thủy triều lên xuống’. Nhân viên bộ phận kho có thể chuẩn bị tâm lý khi biết được lượng đặt hàng đang nhiều. Căng thẳng sẽ chồng chất nếu một loạt đơn đặt hàng bỗng dưng cùng lúc đổ lên đầu họ.”

‘‘Tôi có thể cần một nhân viên mới hay một quy trình làm việc mới,” Pat nói. “Vấn đề là phải đương đầu với nó, đừng chờ đợi và khiến mọi người bị bất ngờ. Việc dự đoán xu thế như vấn đề tài chính, hàng tồn kho v.v… cũng tương tự. Người quản lý cần có một cái nhìn bao quát, không tạo ra những việc đột xuất cho người khác. Từ đó, nhân viên sẽ tin tưởng rằng quản lý của họ nắm rõ những gì đang diễn ra.”

Việc liên lạc giữa các bộ phận là một thử thách đối với nhiều ngành nghề – một bộ phận có thể không biết những việc mình làm hoặc không làm có ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác. Các nhà quản lý có thể nhầm tưởng rằng các bộ phận khác đã hiểu ý của họ. Ngay cả khi thực hiện cùng một dự án, các nhóm thậm chí cũng không hề biết công việc của họ ảnh hưởng thế nào đến tiến độ của cả công ty. Ví dụ, trong một công ty sáng tạo nơi tôi từng làm việc, Fred, trưởng bộ phận sản xuất, đã ngần ngại khi tham dự buổi học đầu tiên trong khóa học kỹ năng lãnh đạo bắt buộc. Fred không muốn lãng phí thời gian đi học bởi công việc của nhóm anh đang đến gần hạn chót.

Công việc của Fred là sản xuất và giao sản phẩm đúng hạn để sản phẩm được bày tại chỗ nơi sự kiện diễn ra, vào đúng ngày giờ đã định. Ngày hoàn thành sản phẩm cũng đã được định sẵn. Mỗi lần bộ phận bán hàng chấp nhận sự thay đổi từ phía khách hàng, hay nhóm thiết kế đưa ra ý tưởng mới, hoặc các kỹ sư nghĩ ra một phương pháp tốt hơn, sẽ gây khó khăn cho kế hoạch của bộ phận mà Fred đảm nhiệm. Họ không thể làm sơn khô nhanh hơn mức bình thường, nhưng vẫn phải chuyển hàng đúng theo kế hoạch để mọi thứ sẵn sàng trước khi sự kiện diễn ra.

Trong các buổi học của những tuần đầu tiên, Fred biểu lộ sự tức giận và thất vọng, khi những người khác có phần khó chịu trước những lời phàn nàn và sự cứng nhắc, rập khuôn theo chính sách, thủ tục và quy trình của anh. Riêng cá nhân tôi, tôi khen ngợi kỹ năng tổ chức và hoạt động của Fred đồng thời khuyên anh đừng nản chí.

Thông qua khóa học tương tác, các phòng ban khác nhau chia sẻ những khó khăn và lý giải cho cách làm việc của họ. Họ học cách lắng nghe nhau, cũng như phát triển quan hệ và niềm tin. Họ hiểu và gắn bản thân với mục tiêu chung, thay vì những mục tiêu bề mặt. Và Fred, lúc này, đã trở thành nguồn khích lệ cho mọi người trong khóa học. Anh viết lên bảng những ý tưởng về lợi ích cho mỗi người và giải thích quy trình đó sẽ hỗ trợ mọi người như thế nào. Các lãnh đạo khác đã hiểu được nỗi thất vọng của anh, và điều họ cần phải làm trong quá trình sản xuất kinh doanh để sản phẩm được hoàn thành và chuyển đi đúng thời hạn. Họ bắt đầu cảm kích trước nỗ lực của Fred trong việc sản xuất cũng như lên kế hoạch, và giờ đây coi anh như tài sản của công ty. Giao tiếp và tìm hiểu giúp gia cố khả năng làm việc nhóm giữa các phòng ban khác nhau và tạo nên những mối quan hệ.

Các phòng ban phụ thuộc vào nhau như thế nào? Trong trường hợp của Fred, anh dựa vào quyết định của phòng kỹ thuật để tạo ra sản phẩm. Ngay trong nhóm cũng có nhiều mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Bộ phận sơn không thể tiến hành nếu bên kiểm định chất lượng chưa kiểm tra sản phẩm. Kế hoạch bộ phận của Fred vô cùng tỉ mỉ và thậm chí rất linh hoạt nhưng những trì hoãn vẫn có thể xảy ra. Trước đây, những yếu tố bất ngờ vô tình từ các bộ phận khác lại khiến những kế hoạch của Fred “phá sản” và gây căng thẳng cho nhân viên của anh. Điều này ảnh hưởng đến mối quan hệ của anh với lãnh đạo và nhân viên của các bộ phận khác. Khi các nhóm hiểu rõ về áp lực cũng như mong muốn của nhau, yếu tố bất ngờ sẽ được giảm thiểu và giao tiếp được tăng lên tối đa.

Khả năng giao tiếp của người quản lý có vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt quy trình xây dựng quan hệ với các nhóm hay bộ phận khác. Các quản lý cùng cấp nên chủ động gặp gỡ nhau, cùng thảo luận về công việc của các nhóm liên quan với nhau ra sao, làm thế nào để phối hợp một cách tốt nhất và hướng tới mục tiêu chung. Việc chủ động tìm hiểu mục tiêu và nhu cầu của các quản lý cùng cấp đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành những mối quan hệ công việc lành mạnh. Nhờ những mối quan hệ đó, mọi công việc sẽ suôn sẻ.

Xây dựng và gìn giữ các mối quan hệ

Bước đầu trong việc phát triển và duy trì mối quan hệ nơi công sở là việc hiểu được tầm quan trọng của các mối quan hệ đó trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Khi đã nhận thức được giá trị đó, ta cần biết rằng việc xây dựng mối quan hệ đòi hỏi thời gian và công sức. Vậy có những tuyệt chiêu nào để xây dựng mối quan hệ nơi công sở? Hãy xem 3 cách dưới đây mà các nhà quản lý sử dụng khi làm việc với những người xung quanh: (1) giao tiếp bằng lời, không lời, khi có mặt và vắng mặt; (2) dành thời gian quý báu với các nhân viên dưới quyền; (3) tạo ra những giây phút hài hước để không khí được thoải mái và để mọi người giữ thể diện.

Giao tiếp bằng lời, không lời, khi có mặt và vắng mặt

Các nhà quản lý phải thường xuyên giao tiếp, cho dù họ có chủ đích hay không. Thông thường, con người giao tiếp bằng lời, nhưng còn giao tiếp không lời thì sao? Đó có thể là sự lắng nghe, tin tưởng hay quan tâm đến người khác. Nói cách khác, nếu thiếu mối quan hệ đáng tin cậy, nhân viên có thể coi sự im lặng đồng nghĩa với việc thiếu thông tin, thiếu quan tâm, kiêu ngạo, tức giận, thậm chí thờ ơ đối với họ và công việc. Tùy từng hoàn cảnh, sự im lặng có một ý nghĩa nhất định. Thông điệp mà nhà quản lý muốn gửi đi có thể có nghĩa khác, nhưng mỗi nhân viên sẽ tự suy diễn nó theo cách riêng, dựa vào hoàn cảnh, kinh nghiệm, và kiểu quan hệ họ đang có với quản lý.

Nếu người quản lý có mặt và đưa ra thông điệp rằng công việc đó rất quan trọng. Sự có mặt của họ chứng minh ý muốn giúp nhân viên cấp dưới hoàn thành thành công mục tiêu công việc. Rất nhiều nhà quản lý đã nói với tôi: “Tôi luôn có chính sách cởi mở, nhưng không ai bước vào.” Sẵn sàng có mặt nghĩa là bạn phải thực sự đặt mình vào vị trí trung lập, ví dụ đi lòng vòng quanh khu làm việc, hoặc ăn trưa trong phòng ăn của nhân viên. Nếu một nhân viên ngại ngần, không dám bước qua cánh cửa bạn để ngỏ, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi tiếp cận bạn theo cách tự nhiên “nơi công cộng”.

Nếu người quản lý không có mặt, một lần nữa các nhân viên lại nhìn nhận sự vắng mặt ấy theo quan điểm của họ. Nó thể hiện niềm tin vào khả năng giải quyết công việc của nhân viên, hoặc ngược lại, thể hiện sự lơ là, thiếu quan tâm của người quản lý, hay có khi nó được đánh đồng với sự im lặng.

Sử dụng thời gian quý báu cùng với mọi người

Một số nhà quản lý tự hỏi không biết phải đối xử thế nào cho công bằng giữa các nhân viên. Có một cách là hãy sử dụng thời gian quý báu của bạn với mọi người. Là một nhà quản lý, tôi gặp gỡ trực tiếp từng nhân viên hàng tuần. Những cuộc gặp này được lên kế hoạch vào cùng một ngày, cùng một thời điểm trong tuần để tất cả chúng tôi đều dành ưu tiên cho việc đó. Chúng tôi sử dụng thời gian đó để thảo luận về tiến trình trong từng giai đoạn của dự án, kế hoạch của nhân viên đối với dự án đó, những kỳ vọng và sự trợ giúp cần thiết để anh ta vượt qua khó khăn hoặc có được nguồn lực cần thiết. Mục đích của những cuộc gặp gỡ này là xây dựng và vun đắp các mối quan hệ. Mỗi chúng tôi đều biết phải hy vọng điều gì và làm việc sao cho với nhau ăn ý hơn, cùng hướng tới những mục tiêu chung.

Dành thời gian của bạn cho nhân viên không có nghĩa là bạn phải đi ăn trưa hay thể hiện mối quan hệ xã hội thân mật với họ sau giờ làm việc. Nó có nghĩa là, mọi người đối xử và hỗ trợ như nhau trong công việc trước mắt. Bạn và họ liên tục có những cơ hội để giãi bày nguyện vọng, giảm thiểu yếu tố bất ngờ khi thực hiện công việc được phân công. Họ thường xuyên nhận được phản hồi về thành quả lao động của họ trong một buổi họp được lên lịch sẵn, và do đó có cơ hội để hiểu nhau cũng như làm việc tốt hơn.

Khuyến khích tạo ra những khoảnh khắc vui vẻ

Craig Amack, giám đốc và đồng sở hữu công ty Liệu pháp Vật lý và Huấn luyện Thể thao BodyMAX tại Pleasanton, California, là người có biệt tài giao tiếp với bệnh nhân và các vận động viên. Vốn là một nhà trị liệu giàu kinh nghiệm, Craig hướng dẫn và động viên mọi người trong quá trình hồi phục. Ông còn tạo ra một môi trường tích cực và hài hước, qua đó tiếp thêm động lực cho bệnh nhân, giúp họ cố gắng hết mình cho mục tiêu. Có lần tôi kể cho Craig về tình huống bạn tôi đã làm một việc khiến tôi vô cùng khó chịu. Craig hỏi tôi: “Anh có cười không?” “Không,” tôi trả lời. “Tôi nổi giận thì có.” “Ồ, đó phải là giây phút để cười đùa thoải mái chứ,” Craig nói.

Craig và vợ, Dana, đồng sở hữu của công ty BodyMAX, có năm đứa con đẻ và một hai đứa con nuôi, là chủ một công ty liệu pháp vật lý đang làm ăn phát đạt với hai chi nhánh và một trung tâm huấn luyện thể thao. Dù bận rộn đến đâu nhưng ở nơi làm việc, Craig vẫn cười đùa thoải mái với các bệnh nhân và nhân viên của anh. Bạn có thể nghe thấy anh từ phòng bên cạnh, và tiếng cười đó có sức lây lan. Sau khi Craig dạy tôi về những khoảnh khắc vui vẻ, tôi đã phải suy nghĩ về sự khôn ngoan trong thông điệp của anh. Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta được cười nhiều hơn ở nơi làm, vào đúng thời điểm, nhất là trong lúc căng thẳng, khó khăn. Nhiều người đã đọc và hiểu rằng nụ cười rất tốt cho sức khỏe thể chất và tinh thần. Vậy tại sao ta lại không cười?

Chúng ta có thể nhận ra đâu là khoảng thời gian dành cho vui đùa hay không? Chúng ta có phải tìm kiếm nó hay không? Và có thể cười để vượt qua khó khăn không? Thỉnh thoảng khi đụng xe, tôi sẽ rất vui mừng nếu tôi phạm lỗi mà người tài xế kia cười với tôi khi tôi tỏ vẻ biết lỗi.

Nếu không liên quan đến vấn đề an toàn, thì những khủng hoảng trong dự án, những sai sót, hiểu lầm dù lớn cũng có thể trở thành giây phút hài hước thay vì chúng ta nóng nảy và tức giận. Cảm xúc có thể lây lan, và tất nhiên chúng ta thích được lây niềm vui và hạnh phúc. Nếu tạo ra những “khoảnh khắc vui vẻ” để làm dịu bớt những khó khăn không lường trước hay thậm chí lỗi lầm, ta có thể giúp mọi người giữ thể diện và nhận ra rằng phạm lỗi cũng là cách để học hỏi. Tiếng cười tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu hơn. Nó còn giúp rút ngắn khoảng cách giữa người quản lý và cấp dưới, đem lại niềm đam mê để nhân viên hoàn thành công việc, hỗ trợ lãnh đạo và giúp đỡ các đồng nghiệp khác.

Trong một chuyến bay tới Orlando vào tháng Tám, máy bay của chúng tôi bỗng rung lắc mạnh khi đang hạ cánh. Tôi nắm chặt lấy thành ghế, hít thở thật sâu. Sau đó, tôi nghe thấy một tiếng cười lớn lan khắp khoang hành khách. Hầu hết mọi người đều nghĩ đó là một tình huống buồn cười – và tôi lấy làm ngạc nhiên về điều đó. Tôi mong đợi một cú hạ cánh an toàn, sau đó đến dự đám tang của gia đình. Nhưng với rất nhiều đứa trẻ trên máy bay, có lẽ chúng đang tới công viên ở Orlando. Cú rung lắc đó giống như chơi những trò cảm giác mạnh không phải là khoảng thời gian vui vẻ hay sao? Tôi cười lớn và nghĩ: “Tại sao không nhỉ?”

Hãy tận hưởng các mối quan hệ cá nhân nơi công sở

Ngay cả khi không có những giây phút thoải mái, một mối quan hệ cá nhân gần gũi giữa những đồng nghiệp cũng tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu và hiệu quả hơn. Ví dụ, khi đang ăn tối tại một nhà hàng ở Jupiter, Florida, tôi để ý thấy người phục vụ có vẻ rất yêu công việc. Khi tôi hỏi anh về điều đó, anh nói những người chủ hiện tại đã mua cửa hàng và giữ lại toàn bộ nhân viên. Người bồi bàn cho biết: “Tôi thích làm việc với những đồng nghiệp cũ của mình. Đây không chỉ là công việc. Chúng tôi đã làm cùng với nhau từ lâu lắm rồi.”

Một nhân viên ngân hàng vừa chuyển tới Florida từ Connecticut nói: “Ở khu Đông Bắc, mọi người dành nhiều thời gian cho gia đình và người thân. Nhưng ở Florida, mọi người tụ tập nhiều hơn với đồng nghiệp. Trong số chúng tôi có rất nhiều người được điều chuyển công tác, và chúng tôi muốn kết bạn. Toàn bộ nhóm, ngay cả những người đã làm việc trong công ty đến 30 năm, đều muốn hòa mình với đồng nghiệp trong giờ ăn trưa và các bữa tiệc. Điều đó đem lại sự hợp tác trong công việc, niềm hứng khởi khi giúp đỡ lẫn nhau, và một môi trường làm việc dễ chịu. Khi phải làm việc nhóm, chúng tôi gắn kết chặt chẽ hơn.

Khi bạn không ưa một ai đó

Một khả năng vô cùng lớn là bạn sẽ phải phát triển mối quan hệ trong công việc với người mà bạn không ưa. Người quản lý cần phải giao nhiệm vụ, theo dõi nhân viên làm việc và đưa ra nhận xét mỗi ngày. Vậy làm thế nào có thể hợp tác với một người mà bạn chỉ muốn tránh xa?

Trong một khóa học quản lý 10 tuần mà tôi hướng dẫn, mọi người đều nhận thấy có một học viên rất không hài lòng với một nhân viên cấp dưới của cô. Tuần nào Nicole cũng phàn nàn về những thiếu sót của Matt. Mỗi tuần trôi qua, những “dữ liệu” mới lại được cập nhật để chứng minh anh ta là một nhân viên kém cỏi. Tuy nhiên, hầu hết những thông tin đó không đúng. Đó chỉ là quan điểm và đánh giá chủ quan của Nicole.

Một hôm, sau khi Nicole kể lỗi mới nhất của Matt, tôi hỏi: “Cô có yêu mến anh ta không?”

“Tất nhiên tôi thích anh ta,” Nicole nói, trong khi những học viên khác lắc đầu. Một số người quay sang nói với cô: “Không, cô đâu có thích anh ta.”

“Tôi có thích anh ta.” Nicole trả lời.

“Vậy Matt có biết là cô thích anh ta không?” Tôi hỏi.

“Tất nhiên anh ta phải biết chứ. Matt biết tôi yêu mến anh ta mà.” Và một lần nữa cả lớp lại không đồng ý trước câu trả lời của Nicole.

“Những nhân viên khác của cô cũng biết cô không thích Matt.” Một học viên nói thêm.

Nicole tỏ vẻ ngạc nhiên, nhưng cũng rất hào hứng nghe mọi người đưa ra ý kiến. Và chúng tôi làm một cuộc thảo luận về: chuyện gì sẽ xảy ra nếu nhân viên cảm thấy bạn không ưa họ, hoặc nhận xét họ theo chiều hướng tiêu cực? Họ sẽ khó lòng thoát khỏi những nhận xét ấy và không được công nhận khi làm được việc tốt. Họ có thể mất tự tin và khó chịu khi đến nơi làm việc. Họ có thể tránh làm những nhiệm vụ mà họ nghĩ mình sẽ mắc lỗi, thậm chí tránh gặp mặt sếp, một điều khiến mối quan hệ càng khó hàn gắn hơn.

Nicole chưa bao giờ suy nghĩ về việc liệu cô có thích Matt hay không. Cô rơi vào một thói quen là chỉ tìm lỗi và phàn nàn về anh ta, mà chưa bao giờ nghĩ đến việc đó ảnh hưởng đến cả nhóm như thế nào. Thật may, các học viên của tôi đã xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm, họ rất tin tưởng nhau và Nicole biết mọi người đang cố gắng giúp cô. Việc không ưa một ai đó là cảm xúc bình thường của con người. Tuy nhiên, với cấp độ quản lý, vấn đề không chỉ là cảm xúc, mà còn là cách chúng ta cư xử. Buổi nói chuyện trong lớp chuyển sang đề tài: cần phải làm gì khi chúng ta không ưa ai đó. Tôi gợi ý cho Nicole làm theo 6 bước. Cô đã thử, và đã thay đổi thái độ với Matt ngay tuần sau đó. Nicole kể lại cho cả lớp những dấu hiệu tích cực về Matt. Nếu có ai đó mà bạn không ưa, hoặc cảm thấy không thoải mái khi ở cạnh, hãy làm thử thực hiện 6 bước sau đây:

Cần làm gì khi chúng ta không thích ai đó?

1. Tìm những điểm tích cực. Hãy tìm một điểm tốt về người đó. Có thể anh ta là chuyên gia về một mảng nào đó trong công việc, hoặc có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp khác. Anh ta luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Anh ta hay chất vấn nhưng lại giúp cho công ty tránh được những rắc rối sau này.

2. Tập trung vào điểm tốt đó cho đến khi bạn thay đổi thái độ. Bạn có thể mất một ngày, vài ngày hoặc một tuần cho việc này.

3. Khen ngợi người đó về một thành tích liên quan đến công việc mà anh ta đang làm tốt và nói rõ tại sao việc đó lại quan trọng.

4. Khi đã chấp nhận một nét tính cách tốt, hãy tìm thêm một tính cách hay hành vi tích cực nữa của người đó và tập trung vào nó. Đừng để những định kiến và quan điểm trước đây xen vào.

5. Uống cà phê hay ăn trưa với anh ta và tìm cách hiểu về con người của anh ta.

6. Trong các cuộc gặp gỡ hàng tuần, hãy hỏi ý kiến anh ta về công việc và lắng nghe anh ta nói. Tóm tắt lại và làm rõ chúng. Nghĩ xem những ý kiến đó đóng góp điều gì, thay vì phản bác chúng.

Hãy thử những bước trên trong 3 hoặc 4 tuần và xem nó có tác dụng đối với bạn hay không. Đó chỉ là vấn đề thời gian để hình thành một thói quen. Nếu thực sự có ý định phát triển một mối quan hệ tốt đẹp hơn với người đó, bạn sẽ thay đổi được thói quen của mình, từ việc bới móc những thông tin tiêu cực chuyển sang tìm kiếm những kết quả và thái độ tốt trong công việc.

Làm theo những bước trên, người quản lý có thể ứng xử công bằng với tất cả mọi người, nhìn nhận đóng góp của họ một cách khách quan. Nó không chỉ giúp cải thiện mối quan hệ với chính nhân viên đó, mà còn đối với cả nhóm thông qua hiệu ứng lan truyền.

Tổng kết

Chương này đã giới thiệu với các bạn tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì những mối quan hệ trong công việc tốt đẹp với tất cả nhân viên của bạn. Các mối quan hệ giúp cho công việc suôn sẻ, bởi chúng đi kèm với sự gắn kết và niềm yêu thích. Những mối quan hệ bền vững nơi công sở giúp con người tin tưởng, giao tiếp cởi mở hơn và tương tác tích cực hơn.

Chương tiếp theo sẽ đề cập đến việc đặt ra cho nhân viên những kỳ vọng rõ ràng. Chỉ khi hiểu rõ những việc cần làm họ mới có thể cố gắng để đạt được điều đó. Như vậy, niềm tin cùng với mối quan hệ sẽ ngày một lớn mạnh.