Kết luận

Trở thành bậc thầy giao tiếp

Chương cuối này cung cấp 9 bí kíp giao tiếp cho các nhà quản lý bận rộn. Để trở thành nhà quản lý và bậc thầy giao tiếp hàng đầu, bạn cần phải tin giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất mà bạn có thể phát triển và phải luyện tập hàng ngày. Các nhà quản lý vĩ đại gắn kết với nhân viên của mình, giúp họ có những ngày làm việc vui vẻ và đối xử tốt với họ. Các nhà quản lý xuất sắc luôn nỗ lực hết sức để giúp mọi người hoàn thành công việc. Họ loại bỏ những rào cản giao tiếp, hỗ trợ các nhân viên và tin tưởng vào cảm nhận của mình. Họ mài giũa ảnh hưởng và các kỹ năng thuyết phục của mình. Những bí kíp này sẽ hướng bạn trở thành một bậc thầy về giao tiếp hàng đầu và nhà quản lý hàng đầu.

Bí kíp số 1: Tiếp tục luyện tập những kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp củng cố thêm về mọi thứ bạn làm. Trách nhiệm lớn lao với tư cách một nhà quản lý là phải hoàn thành công việc chất lượng kịp tiến độ cùng với/thông qua nhân viên của mình. Nhu cầu về việc bạn đạt được những kết quả với/thông qua nhân viên của mình càng lớn, nhu cầu đối với các kỹ năng giao tiếp càng cao. Với vai trò một quản lý, nhân viên mong bạn có thể ngăn chặn và loại bỏ những rào cản qua việc mọi người nói chuyện với nhau để cả đội tập trung vào công việc. Thông qua mối quan hệ, quy trình và sự cộng tác, bạn có thể giảm thiểu sự căng thẳng về những cuộc nói chuyện khó khăn ở nơi làm việc. Bạn có thể mở rộng năng lực và sự tự tin của bản thân để giải quyết những vấn đề khó khăn dẫn đến việc giảm thiểu áp lực.

Tạo một môi trường làm việc đầy năng lượng, tích cực sẽ giảm áp lực của đồng nghiệp và tránh lãng phí thời gian. Càng là một người giao tiếp giỏi bao nhiêu thì bạn càng có giá trị đối với các tổ chức của mọi loại hình kinh tế. Giao tiếp là một kỹ năng có thể chuyển dịch đến bất cứ công việc nào, làm việc với bất cứ nhóm nào, ở bất kỳ đâu.

Bí kíp số 2: Gắn chặt nhân viên với vai trò của họ và giữ nhiệm vụ “người canh gác”

Hãy đảm bảo rằng cấp quản lý cao hơn có thể thấy bạn là một quản lý được nhân viên ủng hộ – những người tận tụy trong công việc. Khi các nhân viên của bạn gắn kết với bạn, việc này sẽ củng cố thêm vị trí lãnh đạo của bạn. Nó cũng ảnh hưởng đến mức độ bạn hỗ trợ nhân viên để cân bằng các mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức. Hãy sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng và lợi ích đối với việc phát triển các kỹ năng của nhân viên để yêu cầu họ tham gia phối hợp khi cần thiết.

Bí kíp số 3: Tạo sự vui vẻ cho nhân viên trong mỗi ngày làm việc

Môi trường làm việc bạn tạo ra cho đội của mình có thể dẫn đến sự khác biệt trong cảm nhận của họ về công việc, tổ chức và đồng nghiệp. Khi bạn giảm thiểu áp lực và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, bạn đã tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào công việc để đạt được hiệu quả cao nhất. Bạn có thể đạt được điều này thông qua giao tiếp, thúc đẩy và khuyến khích họ mỗi ngày.

Bernie Haas, một cựu điều phối viên các cuộc họp ở Trung tâm Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ (AMA) và tôi có dịp gặp mặt khi ông về hưu. Khi chia sẻ về hơn 20 năm làm việc ở AMA, Bernie nói, “Tôi chưa từng có ngày nào tồi tệ ở AMA. Một nhân tố quan trọng đã trở thành quan điểm của nhiều nhà quản lý và môi trường làm việc mà họ tạo ra.”

Đây cũng là lý do để tôi viết cuốn sách này nhằm giúp các quản lý tạo ra một môi trường làm việc khiến mọi người đều cảm thấy thoải mái. Khi tôi gửi e-mail cho Bernie xin trích dẫn lời của ông trong cuốn sách của mình, Bernie đã trả lời: “Thời gian tôi làm việc tại AMA là những ngày tuyệt vời nhất. Tôi cảm ơn quản lý của tôi ở AMA, Gordon Silvera, đã tạo ra một môi trường tuyệt vời khuyến khích tôi làm việc. Tôi nghĩ nếu có nhiều người tìm thấy điều mà họ thực sự thích trong một môi trường nào đó, sẽ có ít người cố nghỉ hưu ở tuổi 45. Đó là vấn đề của việc tìm ra một nơi mà ai đó có thể sử dụng tài năng của mình và làm việc thoải mái. ”.

Mọi người cần làm việc mà họ thích và điều đó khiến họ thành công hơn. Tuy nhiên, môi trường mà quản lý tạo ra thậm chí còn đặc biệt hơn để mang lại hiệu quả thông qua các kỳ vọng, quy trình và mối quan hệ rõ ràng.

Bí kíp số 4: Hãy là người tốt bụng

Đó là bí mật của việc được nhìn nhận như là một chuyên gia cộng tác. Việc thuyết phục cùng thái độ tử tế sẽ hiệu quả hơn sự đối đầu. Khi người khác cảm thấy họ được đối xử tốt, họ sẵn lòng cố gắng hết mình để hoàn thành mọi việc.

Marilyn bắt đầu việc kinh doanh vào 32 năm trước đây và hiện cô vẫn rất thành công do luôn thể hiện sự thân thiện của mình.

Khi được hỏi về cách thúc đẩy nhân viên, cô ấy nói “Họ làm việc tốt nhất khi cảm nhận được bạn thực sự quan tâm đến họ. Họ muốn làm vui lòng bạn và làm việc chăm chỉ cho bạn. Khi nhìn thấy bạn làm việc chăm chỉ, họ sẽ nỗ lực hơn nữa.” Một số nhân viên của Marilyn đã gắn bó với cô hơn 25 năm bởi Marilyn đánh giá cao và quan tâm đến họ.

“Chúng tôi thực sự rất quan tâm đến gia đình họ,” Marilyn nói. “Chúng tôi luôn ở bên giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho họ trong những hoàn cảnh khó khăn. Tôi thường nói với họ về những thành công mà họ đạt được. Tôi luôn để họ biết họ có giá trị như thế nào với tôi.”

Khách hàng đến bởi chúng tôi luôn mang cho họ sự. Do vậy, nhân viên phải được nhận sự quan tâm từ ban quản lý để từ đó có thể đối xử tốt đối với khách hàng. Summer Stock thưởng vào cuối mỗi năm thay vì khoản hoa hồng hàng tháng để nhân viên không cạnh tranh mà thoải mái giúp đỡ các đồng nghiệp khi cần thiết. Khách hàng cũng được lợi từ việc cộng tác và tinh thần làm việc nhóm này.

“Chúng tôi để nhân viên hành động như thể đây là nhà của họ và khách hàng là những người thân đến thăm họ. Chào đón khách hàng bằng một nụ cười và thể hiện sự vui mừng bằng cuộc nói chuyện cởi mở.”

Marilyn luôn tập trung vào thể hiện thái độ tôn trọng và biết ơn tích cực. “Khi bạn thấy may mắn với sự duy trình công việc kinh doanh lâu dài. Đừng cho rằng đó là điều hiển nhiên. Sự lịch thiệp và hiếu khách luôn mang lại kết quả tốt đẹp cho bạn.” Cô nói.

“Khách hàng có quyền chọn cửa hàng họ muốn đến,” Marilyn nói. “Chúng tôi luôn nhớ tên và tặng họ những món quà. Chúng tôi tuyển những nhân viên thân thiện để có những cuộc hội thoại cởi mở với họ. Đó là lý do chúng tôi vẫn duy trì tốt công việc kinh doanh trong 32 năm qua. Hãy luôn thể hiện sự tốt bụng tuyệt vời.”

Bí kíp số 5: Luôn tích cực

Những nhà lãnh đạo thuyết phục thường nhấn mạnh và thể hiện xu hướng mang tính xây dựng hướng đến tương lai. Việc luôn tích cực trong hoàn cảnh áp lực thể hiện khả năng lãnh đạo tài tình của bạn.

William (Bill) C. Torchiana, chủ tịch của tập đoàn Torchiana, Mastrov & Sapiro (TMS) và là thành viên sáng lập của Career Partners International, nhà lãnh đạo toàn cầu về dịch vụ tư vấn quản lý tài năng. Bill là tấm gương lãnh đạo tích cực và thuyết phục. TMS là một tập đoàn tư vấn phát triển lãnh đạo và quản lý sự nghiệp tự do hàng đầu của vùng vịnh San Francisco. Dịch vụ nó cung cấp yêu cầu mọi thành viên trong đội phải hành động và nói tích cực bởi nhiệm vụ của nó là chia sẻ hy vọng và năng lượng với những người cần chúng trong quá trình chuyển đổi sự nghiệp hoặc sự phát triển tài lãnh đạo.

Bill nói, “Tất cả các nhà lãnh đạo thành công mà tôi biết đều luôn lạc quan. Một trong những cách tốt nhất mà các quản lý thúc đẩy một tổ chức là hình thành tầm nhìn tích cực và lạc quan về tương lai, truyền tải rõ ràng và tạo nên hứng thú về nó.”

Bill tiếp tục, “Tôi từng gặp một vài người hay phàn nàn quá mức, bi quan và thiếu kinh nghiệm. Tôi nghĩ do họ là những người chán nản hoặc hay gặp khó khăn. Việc tìm ra cách giúp họ có được quan điểm lạc quan; tinh thần lạc quan sẽ luôn là một việc hữu ích.”

“Khi quản lý đánh giá một số kỹ năng cần thiết để tổ chức nhóm kinh doanh làm việc cộng tác cùng nhau, họ phải đưa những người lạc quan đến tương lai. Nó sẽ giúp chúng ta bước qua khó khăn trong hiện tại. Họ cần những người có quan điểm tích cực lèo lái con thuyền cứu đắm. Sự lạc quan là một cần thiết của nhà lãnh đạo thành công,” Bill kết luận.

Bí kíp số 6: Loại bỏ những rào cản về giao tiếp và hỗ trợ nhân viên

Như trong bất cứ công việc nào, sự hợp tác thường mang đến các cơ hội giao tiếp. Khi các tổ chức trở nên bình đẳng và ít phân cấp hơn, các đồng nghiệp và khách hàng trở thành những cộng sự thân thiết. Intenet phổ biến rộng rãi cũng san bằng thứ bậc giữa mọi người và giảm việc trông chờ vào các nhà chức trách để tìm kiếm các câu trả lời.

Dù chào đón một cách nồng nhiệt, nhân viên vẫn có lúc phải đối mặt với một số khách hàng khó tính. Việc này đòi hỏi các quản lý để ý cách nhân viên giải quyết tình huống và mức độ ảnh hưởng của nó. Nó mang đến thách thức trong cách nhà quản lý hỗ trợ và giúp nhân viên đi đúng hướng trong cách giải quyết các khía cạnh này.

Các cuộc họp được tổ chức thường xuyên cho phép các nhân viên trình bày về những quan tâm và các vấn đề cần giải quyết của họ theo cách tích cực mà họ vừa giải quyết một tình huống. Những cuộc họp như thế thúc đẩy và phát triển các kỹ năng của nhân viên. Các cuộc họp cũng củng cố các kỳ vọng phục vụ cộng đồng nghĩa là giao tiếp tốt với những người khác nhau – thậm chí nếu họ phàn nàn.

Một cách thức quan trọng để cho nhân viên của bạn thấy tầm quan trọng của họ – cả đối với bạn và tổ chức – đó là đi xa hơn nữa trong việc ủng hộ họ bằng cách giúp đỡ, hỗ trợ những khi cần thiết. Hành động bao giờ cũng có giá trị hơn lời nói.

Bí kíp số 7: Sử dụng trực giác của bạn

Một cách mà nhà quản lý tự tin thường sử dụng để hỗ trợ nhân viên của mình là đảm bảo việc truyền nhiệt huyết cho nhân viên. Các quản lý là những tấm gương về cách giao tiếp, nên họ sẽ hướng dẫn cho đội của mình cách kết hợp các mối quan hệ, quy trình và sự cộng tác.

Sharon Lawrence của Walnut Creek, California là một dược sỹ được đào tạo và làm việc trong các tổ chức nghiên cứu và mới khởi nghiệp. Cô cũng dạy yoga trong 10 năm và sử dụng liệu pháp âm thanh cùng cảm nhận giúp khách hàng thoải mái và kết nối với trực giác của họ. Sharron nói, “Mối quan hệ thực sự đến từ trực giác – từ hiểu biết tiềm ẩn bên trong của mỗi người. Trực giác thúc đẩy, quyết định việc giữ hay loại bỏ quy trình nhằm kết nối và tạo ra những mối quan hệ thực sự. Khi tin vào trực giác và xác thực cách chúng ta giao tiếp với mọi người, không chỉ riêng các mối quan hệ mà nguồn năng lượng tích cực cũng sẽ phát triển.

Nhiều quản lý nghĩ rằng mọi thứ đều cần phải “nói có sách mách có chứng” và được xác thực. Nhưng khi mọi người được sử dụng trực giác và thoải mái là chính họ, các công việc chất lượng sẽ được thực hiện một cách tập trung hơn, tránh tình trạng căng thẳng nảy sinh.

Bí kíp số 8: Dẫn đầu sự thay đổi với phong cách giao tiếp vượt trội

Một quản lý luôn cần lên kế hoạch, tổ chức, giám sát quy trình và điều hành. Việc đưa ra các mục tiêu nhóm tương ứng với mục tiêu của tổ chức, thực hiện các giá trị cốt lõi của tổ chức, giải quyết các xung đột, cung cấp môi trường làm việc thúc đẩy, giúp các nhân viên phát triển và tăng cường hiệu suất làm việc, xác định và kiểm soát ngân sách và lịch trình, hoạt động dựa trên giá trị đạo đức và hoàn thành công việc là những yêu cầu nền tảng. Các tổ chức sẽ luôn cần những nhà quản lý định hướng mục tiêu, những người luôn nắm rõ nhiệm vụ. Nhưng quản lý với các kỹ năng giao tiếp vượt trội có thể lãnh đạo những người khác vượt qua sự thiếu chắc chắn về các động lực thay đổi thúc đẩy giá trị của họ đối với tổ chức.

Giao tiếp là các kỹ năng quan trọng nhất mà một quản lý cần có cho việc đàm phán những thay đổi lớn bao gồm việc cải thiện các cộng nghệ không giới hạn, tăng sự đa dạng và khác biệt về ngôn ngữ trong lực lượng lao động, các nhân viên được trao quyền nhiều hơn và có kỳ vọng hơn trong quá khứ và tính không ổn định của nền kinh tế toàn cầu ảnh hưởng đến các mô hình kinh doanh.

Những bùng nổ lớn về công nghệ và quy trình đòi hỏi việc liên tục học hỏi và đào tạo cho các nhà quản lý và nhân viên. Các lãnh đạo phải tuân theo vấn đề về ngân sách thay đổi nhanh chóng trong việc thuê và mua các các dụng cụ và phần mềm.

Việc đa dạng các lực lượng lao động lớn cần những nhà quản lý phải biết cách phá bỏ rào cản cũng như mọi lo lắng của nhân viên. Một quản lý có thể cần làm việc chăm chỉ hơn để làm rõ các kỳ vọng và đáp ứng chúng.

Với nhu cầu trao quyền cho nhân viên ngày nay, có một sự chuyển đổi về trách nhiệm giải trình trực tiếp cho nhân viên. Điều này đòi hỏi sự rõ ràng hơn khi quản lý đưa ra giới hạn và tầm nhìn. Một quản lý phải khuyến khích niềm tin và chia sẻ. Nhiều trách nhiệm giải trình hơn cũng đòi hỏi các quản lý giải quyết các rủi ro – kinh doanh và nhân sự – và bảo vệ công ty khỏi các vấn đề liên quan đến luật pháp.

Các kỳ vọng của nhân viên cũng đòi hỏi các cách quản lý tiêu chuẩn như làm rõ và đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Các quản lý phải tìm kiếm cơ hội phân chia công việc và khen thưởng công bằng. Nhân viên hy vọng nhà quản lý chủ động giao tiếp thường xuyên và cởi mở. Họ đánh giá cao sự hỗ trợ và khuyến khích trong cả công việc của họ lẫn sự phát triển về chuyên môn.

Toàn cầu hóa đã làm thay đổi các mô hình kinh doanh và việc quản lý con người. Việc quản lý nhân viên từ xa đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp và sự linh hoạt cao. Những giao tiếp qua điện thoại thường khó có hiệu quả như những giao tiếp trực tiếp. Các quản lý cũng cần phải biết về những kiến thức chưa từng biết về các nền văn hóa và văn hóa kinh doanh. Kỹ năng quản lý buộc các nhà quản lý phải nỗ lực hết sức để làm rõ các kỳ vọng và giám sát quy trình chặt chẽ.

Những thay đổi khác như các rào cản về kinh tế, an toàn an ninh, đạo đức và các vấn đề về hiệu suất đều yêu cầu các nhà quản lý phải có khả năng mô tả kỳ vọng và chi tiết hành động rõ ràng, lắng nghe, giữ tinh thần làm việc cao và hợp tác. Các hình thức giao tiếp như e-mail, các thiết bị cầm tay, điện thoại di động cần phải phối ứng liên tục.

Bí quyết số 9: Gây ảnh hưởng và thuyết phục

Ngày nay, người ta tập trung nhiều hơn vào khả năng thuyết phục và gây ảnh hưởng của nhà quản lý đến những người khác ở các mức độ của tổ chức bao gồm cả nhân viên. Hướng dẫn rất quan trọng trong một số thời điểm cụ thể. Tuy nhiên, nó không còn là kỹ năng duy nhất mà một nhà quản lý cần có để thành công. Giao tiếp với mọi người còn đòi hỏi các kỹ năng thuyết phục và gây ảnh hưởng.

Mức độ quản lý càng cao, uy tín ảnh hưởng càng cần phải trải rộng. Để thuyết phục, các nhà quản lý phải mài giũa thêm kỹ năng trong việc hướng dẫn người khác về quyền lợi và sự hợp lý của một dự án hoặc một cách tiếp cận. Để thuyết phục, nhà quản lý cần khiến mọi người hứng thú với việc học hỏi nguyên nhân và giá trị của những thứ mà họ phải tự quyết định. Việc này yêu cầu xây dựng mối quan hệ và biết rõ cách ứng xử với mọi người. Kiến thức chuyên sâu và khả năng giao tiếp này có tác dụng hơn nhiều việc chỉ giao cho nhân viên nhiệm vụ mà không có sự chỉ dẫn rõ ràng.

Giao tiếp với nhân viên yêu cầu các kỹ năng thuyết phục cao dẫn đến các cam kết của nhân viên đối với quản lý, tổ chức và công việc được mở rộng. Nó cũng tạo quyền làm chủ, khuyến khích nhân viên tạo ra những kết quả khả quan.

Tổng kết

Khi chuẩn bị tổ chức một cuộc trao đổi đưa ra phản hồi, huấn luyện, hoặc ủy quyền, bạn có thể làm mới các cách tiếp cận với những ý tưởng trong cuốn sách này. Khi đối mặt với những vấn đề liên quan đến con người hoặc muốn đưa ra chiến lược để ngăn chặn chúng, bạn hãy tham khảo lại từng chương. Cuốn sách này cung cấp tất cả những mẹo mực và kỹ năng bạn cần để thúc đẩy giao tiếp giữa con người với con người để có thể trở thành một bậc thầy trong nghệ thuật giao tiếp. Hãy tận hưởng những cuộc hành trình giao tiếp của bạn để có thể “Quản lý vui vẻ, giao tiếp thành công”.