11 Không có thời gian lắng nghe? Hãy thử các mẹo mực sau

Lắng nghe có lẽ là kỹ năng quan trọng nhất trong giao tiếp. Nó có thể tạo nên sự khác biệt giữa giao tiếp tốt và giao tiếp gây hiểu nhầm, giữa việc nâng cao các mối quan hệ và phá hỏng chúng.

Các quản lý chịu trách nhiệm cho thành công trong giao tiếp. Chú tâm lắng nghe – để chắc chắn bạn hiểu rõ ý của người nói – là một phần của nghệ thuật giao tiếp. Nếu bạn và đội của mình đang phải chịu áp lực do đội ngũ yếu kém thì lắng nghe có thể giúp bạn thành công hơn. Bạn cần hiểu được những thông điệp ngay từ đầu để có thể tiết kiệm thời gian giải quyết dài hạn.

Tại sao phải lắng nghe?

Lắng nghe là một phần không thể thiếu của quá trình phát triển các mối quan hệ. Một quản lý khó thể hiện sự quan tâm và có được niềm tin của mọi người nếu họ không thực sự lắng nghe. Các chương trước đã đưa ra tầm quan trọng của các mối quan hệ để có thể hoàn thành công việc và ngăn chặn cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến con người. Lắng nghe thực sự tạo dựng niềm tin và danh tiếng cần thiết cho để gây ảnh hưởng và thuyết phục.

Lắng nghe là điều thiết yếu khi ủy quyền và làm rõ các kỳ vọng. Các quản lý phải giao tiếp liên tục với nhân viên để đảm bảo rằng cả quản lý và nhân viên đều hiểu về mục tiêu hoặc các kỳ vọng được đưa ra.

Làm sao các quản lý có thể đưa ra phản hồi mà không lắng nghe kỳ vọng của nhân viên? Các huấn luyện xuất sắc có thể phát triển những kỹ năng lắng nghe cao bởi việc huấn luyện là buổi trao đổi hợp tác với nhau. Thực tế, mọi cuộc nói chuyện cộng tác đều ám chỉ việc hai bên đang lắng nghe nhau.

Những mẹo mực để lắng nghe một cách hợp tác

Ngôn ngữ cơ thể của người nghe sẽ cho người nói biết anh ta có thu hút được sự chú ý của người nghe hay không. Những trao đổi bằng mắt – cái nhìn thân thiện và tập trung – là dấu hiệu đầu tiên của việc chú ý lắng nghe. Những ngôn ngữ cơ thể của nhà quản lý như hai cánh tay rộng mở thể hiện đã đến lượt nhân viên đó nói và rằng những gì họ nói được đánh giá cao. Ngoài ra, người nghe có thể sử dụng các biểu cảm trên khuôn mặt như là hơi nhíu mày hay tỏ vẻ khó hiểu bằng ánh mặt nếu họ chưa rõ về vấn đề. Hoặc người nghe có thể gật nhẹ đầu để thể hiện họ đã hiểu.

Những nhận xét như là “Vâng,” “Tôi hiểu,” với giọng điệu ôn hòa và thân thiện khuyến khích người nói tiếp tục.

Làm rõ những gì mà chúng ta nghĩ mình đã nghe được

Một hành động giá trị khác của việc lắng nghe là làm rõ những gì chúng ta nghĩ là mình đã nghe được. Việc này được thực hiện bằng cách khẳng định lại những nhận xét của nhân viên, đặt câu hỏi làm rõ và tóm tắt những gì mà chúng ta nghĩ là mình đã nghe được để chắc chắn chúng ta thực sự hiểu ý của người nói. Điều đó mang ý nghĩa rằng chúng ta tôn trọng họ đủ để họ biết rằng thông điệp của họ đã được tiếp nhận. Điều này sẽ rất đơn giản nếu chúng ta dành thời gian làm rõ những gì nghe được và chấp nhận giá trị bề mặt của chúng.

1. Tái khẳng định các nhận xét: Khi sử dụng ngôn từ của chính người nói, bạn phải chứng minh rằng mình vẫn đang lắng nghe và muốn được nghe giải thích thêm. Chúng có thể được sử dụng để mang lại thêm thông tin và tạo sự đồng cảm. Đây là một ví dụ:

Nhân viên: Tôi không chắc có thể hoàn thành đúng thời hạn cho dự án X. Hiện tại tôi có quá nhiều dự án khác.”

Quản lý: “Anh không thể hoàn thành dự án này đúng thời hạn do các dự án khác?”

2. Đặt các câu hỏi làm rõ: Khi bạn muốn hiểu sâu hơn về những điều mà nhân viên muốn nói, hãy yêu cầu họ làm rõ. Ví dụ:

Nhân viên: “Tôi cần thêm nhân lực để đáp ứng thời hạn mục tiêu.”

Quản lý: “ Hãy nói cho tôi chi tiết hơn về lý do cần thêm nhân lực của cô.”

3. Tóm lược: Tóm lược vấn đề như một sự tái khẳng định, ngoại trừ việc sử dụng chính từ ngữ của bạn thay vì từ ngữ của người nói trong khi tóm lược. Ngoài ra, người nghe thường tóm lược vấn đề bằng việc sử dụng một câu hỏi thay vì một câu trần thuật. Mục tiêu của việc tóm lược là để chắc chắn người nghe đã hiểu ý của người nói. Đặc biệt khi sử dụng dạng câu hỏi, tóm lược mang tính cộng tác bởi nó khuyến khích người nói tiếp tục.

Chú ý rằng với ba kỹ năng về việc khẳng định lại nhận xét của nhân viên, đặt các câu hỏi làm rõ và tóm lược, mục tiêu duy nhất là hiểu được ý nghĩa của người nói. Một cách giải quyết có thể không hợp lý bởi quản lý không rõ ý của nhân viên. Cũng cần lưu ý rằng quản lý không nên thay đổi sự chú ý từ nhân viên đến mình bằng việc nói rằng: “Tôi cũng thế. Tôi cũng gặp vấn đề tương tự.” Quản lý đồng tình hoặc không đồng tình với tuyên bố của nhân viên – họ hoàn toàn có thể cố gắng nắm bắt được chúng. Việc này đòi hỏi thái độ ôn hoà và không đưa ra phán đoán thiếu tôn trọng.

Quy trình lắng nghe đơn giản

Lắng nghe rất dễ thực hiện nếu quản lý cam kết lắng nghe. Đôi lúc, bạn bận rộn đến mức không có thời gian lắng nghe ai. Bạn có thể đang phải giải quyết một vấn đề khủng hoảng, chạy chương trình cho đúng thời hạn. Nếu bạn không có thời gian lắng nghe, hãy nói rằng mình không có thời gian. Nói với nhân viên của bạn rằng điều mà họ nói rất quan trọng và xứng đáng được bạn chú ý. Mời họ quay trở lại vào thời gian cụ thể khi bạn có thể hoàn toàn tập trung vào ý kiến của họ. Khi bạn sẵn sàng thì dưới đây là bốn bí kíp:

1. Đặt các suy nghĩ khác sang một bên và chỉ tập trung vào người nói.

2. Loại bỏ những suy nghĩ về bản thân – không đưa ra lời khuyên, hay “tôi cũng thế”.

3. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở, thân thiện như đã mô tả trong chương này.

4. Làm rõ những gì bạn nghĩ mình đã nghe được bằng cách khẳng định lại, đặt các câu hỏi làm rõ và tóm lược thông tin.

Đó là các bước thực hiện. Khi quản lý sử dụng quy trình đơn giản này thay vì đưa ra giả định, họ sẽ hiểu ý của người nói, các mối quan hệ bất ngờ và hiểu biết về công việc lúc đó. Khi quản lý không bận rộn, hay tỏ ra hối hả mà thực sự lắng nghe, việc làm lại sẽ được giảm thiểu và các sản phẩm tốt hơn sẽ ra đời.

Lắng nghe bằng con tim – Đồng điệu với ngôn ngữ của họ

Khi một người lắng nghe những nhu cầu của người khác bằng trái tim của mình, đó là giao tiếp chân thành. Bạn nâng đỡ người khác và làm việc cùng nhau. Ngoài ra, mọi người sẽ lắng nghe bạn hơn khi bạn tôn trọng, khen ngợi và lắng nghe họ.

Lắng nghe bằng con tim để bạn có thể đồng điệu với ngôn ngữ của người khác và đáp ứng được các mục tiêu chung là một kỹ năng đặc biệt mà các nhà quản lý có thể phát triển. Đó là một phần cơ bản của sự hợp tác để hiểu nhu cầu và cách tiếp cận của người khác nỗ lực để đáp ứng được chúng.

Tổng kết

Lắng nghe bao gồm đặt những câu hỏi thích hợp là đòn bẩy đến mức độ cao hơn mà việc huấn luyện cung cấp. Lắng nghe tăng hiệu suất mà việc huấn luyện có thể mang lại về sự thay đổi cách ứng xử mong muốn. Lắng nghe kết hợp mối quan hệ – định hướng để hiểu quan điểm của người khác – với quy trình – cách tiếp cận từng bước.

Lắng nghe công nhận giá trị những tư duy của người khác. Nó thể hiện rằng bạn lắng nghe ẩn ý của người nói chứ không chỉ riêng lời nói của họ. Điều đó thể hiện sự kiên trì và ước muốn nâng cao mối quan hệ bởi người đó và ý tưởng của anh ta đáng lắng nghe và khen ngợi. Lắng nghe là một phần quan trọng của sự tin tưởng – kỹ năng hàng đấu đối với hầu hết các chuyên gia.