10Ủy quyền DREAM – đảm bảo sự rõ ràng và hợp tác

Chương này sẽ giúp các quản lý làm rõ nhiệm vụ hoặc dự án được hoàn thành và quyết định xem ai nên đảm nhiệm chúng. Ủy quyền hiệu quả yêu cầu làm rõ và truyền đạt các kỳ vọng, sử dụng quy trình và các kỹ năng quản lý dự án để xác định các nhiệm vụ và thời gian thực hiện, đặt câu hỏi, tìm kiếm các sự thật và học hỏi về các mối quan hệ hợp tác.

Chương này sẽ củng cố tầm quan trọng của các ý tưởng trong chương 2 về sự rõ ràng và chương 3 về việc truyền tải các kỳ vọng.

Ủy quyền là gì?

Ủy quyền là giao nhiệm vụ hoặc công việc mà bạn chịu trách nhiệm cho người khác thay vì tự thực hiện. Bạn phải tin tưởng giao phó cho ai đó thực hiện công việc và đạt được hiệu quả với những tiêu chuẩn về hiệu suất cụ thể. Mỗi nhiệm vụ cần có mức độ quyền hạn khác nhau và cần được làm rõ trước khi nhân viên bắt đầu thực hiện công việc được giao.

Ủy quyền với sự không thoải mái sẽ không tạo dựng được niềm tin. Chúng ta cần có những lý do tích cực cho ủy quyền – nhiều công việc được hoàn thành hơn, có được nhiều quan điểm và sự phát triển của nhân viên hoặc có nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quản lý. Một tiêu chí đánh giá khác đó là cân nhắc mức lương dành cho nhiệm vụ đó. Một quản lý phải quyết định cách phân bổ công việc cho cả đội để mỗi người có thể cân bằng khối lượng công việc của chính họ.

Tiêu chí để chọn ra người được ủy quyền khác nhau và phải được làm rõ. Bản chất của nhiệm vụ đó? Kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ? Cần bao nhiêu thời gian? Ai là người có khả năng tiếp thu sự huấn luyện tốt nhất? Đây có phải là cơ hội phát triển cho một nhân viên cụ thể? Chúng ta có cần ai đó có kinh nghiệm về việc này hay các nhiệm vụ tương tự bởi mức độ rủi ro của dự án, tầm nhìn và áp lực thời gian?

Xác định các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho một nhiệm vụ hoặc dự án là việc rất cần thiết. Người quản lý có thể xác định rõ ai là người có khả năng giải quyết các nhiệm vụ một cách độc lập cao nhất mà không cần sự hỗ trợ của nhà quản lý. Hoặc người quản lý có thể ủy quyền cho ai đó cần phát triển các kỹ năng liên quan đến nhiệm vụ đó. Việc này đòi hỏi sự đào tạo hợp lý và huấn luyện thêm nhưng mang lại hiệu quả lâu dài.

Thời gian ủy quyền và cách thức tạo niềm tin

Các quản lý thường quan tâm đến cách cân bằng thời gian và trách nhiệm của họ cũng như của nhân viên. Đôi khi, họ băn khoăn không biết nên ủy quyền điều gì và ủy quyền khi nào. Trong chương 2, phần “Làm rõ các nhiệm vụ” giúp bạn hiểu rõ miền trách nhiệm mà bạn có toàn quyền xử lý, quyết định mức độ quyền hạn có thể ủy quyền.

Hãy phân định mức độ quyền hạn và phần nhiệm vụ sẽ ủy quyền cho mỗi cá nhân. Bạn có thể giữ lại một vài phần và phân chia những phần nhiệm vụ còn lại.

Tiếp đến hãy chọn những người thích hợp và có uy tín để giao phó. Một trong những cách để tăng sự tin tưởng là đưa ra những thời hạn kiểm tra và giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện. Hãy tin tưởng vào sự mách bảo từ trực giác của bạn về nhiệm vụ hoặc dự án được ủy quyền cho một người cụ thể. Các cuộc họp tiến độ hàng tuần có thể hiệu quả, có thể không, vì vậy nhà quản lý có thể hỏi về hiện trạng công việc trong bất kỳ thời gian nào. Niềm tin tăng lên phụ thuộc vào việc cung cấp thông tin thường xuyên thay vì việc yêu mến người được ủy quyền.

Cách để tăng sự hợp tác khi ủy quyền

Một số nhà quản lý lo lắng về cách họ ủy quyền. Họ nghĩ mình là người độc đoán trong cách tiếp cận dẫn đến việc nhân viên chống đối.

Hãy nhớ rằng ủy quyền không phải là yêu cầu mà là nhiệm vụ. Một quản lý tự tin sẽ thể hiện nó như một yêu cầu khi biết rằng điều đó tăng sự hợp tác và quyền làm chủ của nhân viên đối với nhiệm vụ đó. Các tiếp cận này có tác dụng khá tốt để duy trì mối quan hệ bền chặt trong công việc.

Công việc của nhà quản lý là quyết định, thay vì nhờ vả, ai phù hợp nhất trong việc thực hiện công việc đó trong một thời điểm nhất định. Khi có mối quan hệ tốt với nhân viên, nhà quản lý có thể ủy quyền bằng cách nói, “Anh có thể giúp tôi được không?” bởi họ biết người được ủy quyền sẽ nhận lời một cách vui vẻ. Thực tế, nhân viên của họ có thể nói tương tự “Anh có thể làm ơn giúp tôi không?” khi cần tạo điều kiện hoặc cần sự hỗ trợ để hoàn thành kế hoạch. Tất cả những điều này đều phụ thuộc vào mối quan hệ.

Trong những cuộc nói chuyện thân mật, hai bên coi nhau là đồng nghiệp và cùng nỗ lực đáp ứng được những mục tiêu chung. Họ không nhìn vào cấp bậc của tổ chức khi cùng làm việc.

Để gia tăng thái độ hợp tác, hãy thử các mẹo mực sau:

• Tự tin với việc ủy quyền là một phần công việc.

• Lý giải cách gắn liền nhiệm vụ với mục tiêu của công ty và tại sao chúng lại quan trọng.

• Giải thích tiêu chí lựa chọn người được ủy quyền.

• Đề nghị người được ủy quền đặt câu hỏi.

• Lắng nghe.

• Hiểu rõ phong cách của nhân viên và khiến chúng thích ứng với phong cách của bạn.

• Sử dụng giọng điệu ngôn ngữ cũng như ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

Lợi ích của việc ủy quyền

Các quản lý đưa ra rất nhiều lợi ích của việc ủy quyền đối với họ lẫn người được ủy quyền. Dưới đây là một số lý do để ủy quyền hiệu quả hơn đối với khả năng của mỗi người.

Lợi ích đối với nhà quản lý

Mức độ ủy quyền của một nhà quản lý tỷ lệ thuận với sự phát triển các kỹ năng ủy quyền cũng như kỹ năng quản lý của họ. Người quản lý có thể tập trung vào các chiến lược và kế hoạch dài hạn giúp cả đội sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Bởi sự ủy quyền giúp tiết kiệm thời gian, người quản lý có thể tham gia vào các nhiệm vụ khó hơn, yêu cầu và cải thiện các kỹ năng quản lý. Những kỹ năng này mang lại thành công hơn nữa cho nhà lãnh đạo. Một phần của việc lãnh đạo là dành thời gian để nâng cao đào tạo và cố vấn cho nhân viên.

Việc ủy quyền giúp các quản lý xây dựng niềm tin vào mọi người bởi nhân viên có cơ hội thể hiện khả năng và hiệu quả làm việc của họ. Hơn nữa, quản lý có cơ hội biết về các kỹ năng và khả năng của nhân viên để ủy quyền thêm các công việc phức tạp hơn.

Nhân viên càng có nhiều cơ hội thể hiện kiến thức và chuyên môn, đội ngũ càng vững mạnh hơn. Càng nhiều thành viên trong nhóm được ủy quyền thì sự đa dạng về ý tưởng và tầm nhìn càng lớn. Việc khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng mới có thể mang lại sự đổi mới và thúc đẩy tiến độ công việc. Khuyến khích sự tham gia của cả nhóm sẽ tăng cam kết và sự vui vẻ đối với mọi người.

Ủy quyền thúc đẩy các kỹ năng về chuyên môn của mỗi cá nhân, những người phù hợp với các yêu cầu chuyên môn của dự án hơn các quản lý. Ngoài ra, ủy quyền còn hỗ trợ đào tạo chéo, mang lại lợi ích tối đa trong công việc. Nó cũng đảm bảo hiệu suất khi quản lý vắng mặt và gia tăng sự sẵn sàng của nhân viên để chuyển sang các vị trí khác hoặc được đề bạt từ trong nội bộ công ty trong tương lai.

Ủy quyền cung cấp mang lại cho quản lý và nhân viên cách sử dụng các kỹ năng và tài năng hiệu quả phù hợp với từng nhiệm vụ. Điều này hẳn sẽ mang lại hiệu suất và kết quả cao hơn cho cả đội và thậm chí mang về doanh thu lớn hơn cho tổ chức.

Một quản lý tự tin trong việc ủy quyền thể hiện thành công của quản lý trong việc phát triển kỹ năng của người khác và có được kết quả lý tưởng cùng với/thông qua các nhân viên. Các nhà quản lý có thể bằng việc ủy quyền sẽ khám phá ra những tài năng tiềm ẩn của các nhân viên và tạo điều kiện cho họ có cơ hội tỏa sáng.

Lợi ích đối với nhân viên

Niềm tin và mức độ trách nhiệm tăng lên nhờ được trao quyền, nhân viên sẽ có thêm tiếng nói trong đội ngũ và tổ chức.

Sự tin tưởng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và cảm giác làm việc hợp tác thay vì phục tùng. Sự hợp tác này thường khiến nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng và làm việc hiệu quả. Nó có thể thúc đẩy và gắn kết các nhân viên đồng thời siết chặt nhiệt huyết, quyền làm chủ và hiệu suất công việc của họ.

Những nhiệm vụ ở tầm cao hơn cung cấp cơ hội thực hiện những điều mới mẻ, phát triển các kỹ năng mới, thể hiện kiến thức ở một lĩnh vực khác và được công nhận. Thành công đã được chứng minh này gia tăng năng lực của nhân viên để đảm nhiệm các nhiệm vụ lớn hơn và thăng tiến. Nhân viên có thể phát triển danh tiếng như một chuyên gia nội bộ uy tín. Họ cũng có được các kỹ năng cần thiết để trở thành trợ thủ đắc lực của nhà quản lý.

Khi mọi người biết rằng các nhiệm vụ và dự án mới nằm trong khả năng họ sẽ tự tin hơn về kiến thức và giá trị của bản thân đối với tổ chức, đồng thời có được niềm vui trong công việc.

Tại sao quản lý gặp khó khăn khi ủy quyền?

Nhà quản lý nhận ra nhiều lợi ích của việc ủy quyền nhưng vì sao họ lại cảm thấy khó khăn khi thực hiện việc này? Nhà quản lý nói rằng họ miễn cưỡng ủy quyền vì một vài lý do cá nhân và một vài phản ứng có thể xảy ra của nhân viên theo quan điểm của họ.

Những lý do cá nhân của nhà quản lý

Một lý do khiến nhà quản lý không ủy quyền là họ sợ mất đi các kỹ năng chuyên môn. Ngoài ra, họ thấy bản thân làm việc cũ tốt hơn nhân viên nếu họ là quản lý mới nhậm chức. Họ có thể được đề bạt lên nhờ các kỹ năng chuyên môn xuất sắc, vì thế họ có thể cảm thấy không ai trong đội có chuyên môn như họ. Một số quản lý còn e ngại về việc tốn thời gian và công sức cho việc có thể sẽ phải làm lại. Nếu nhà quản lý không ủy quyền, nó sẽ làm mất nhiều thời gian hơn việc đào tạo một nhân viên.

Tóm lại, ủy quyền có thể khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian hơn tự thực hiện công việc. Quản lý có thể nghĩ việc ủy quyền gây ra nhiều áp lực hơn bởi anh ta sẽ phải đưa ra và làm rõ các mục tiêu, quyết định thời gian giao việc, đào tạo, giám sát và đưa ra phản hồi. Hay những khó khăn về giao tiếp và anh ta nghĩ rằng mình không có thời gian đặt câu hỏi hay hướng dẫn. Chúng ta luôn bị giới hạn bởi thời gian nhưng phần lớn công việc của nhà quản lý là dành thời gian giúp nhân viên của họ phát triển và hoàn thành công việc.

Một số nhà quản lý nghi ngờ khả năng của chính bản thân. Một số người không tự tin về kỹ năng đào tạo. Những người khác nói họ không có khả năng ưu tiên và quyết định hợp lý về việc ủy quyền cái gì hay ủy quyền cho ai. Những kỹ năng này có thể được phát triển trong các lớp đào tạo hoặc thông qua huấn luyện từ cấp quản lý cao hơn.

Ngoài ra, một số quản lý lo sợ kiểm soát, chất lượng và các tiêu chuẩn sẽ bị mất đi hay lo ngại nhân viên không có năng lực hoặc họ không tin tưởng giao việc cho người khác. Kinh nghiệm sẽ nuôi dưỡng sự tự tin để vượt qua những nỗi sợ hãi.

Khi các quản lý thiếu quyền hạn hoặc không chắc chắn về mức độ quyền hạn thì họ hoàn toàn có thể tránh việc ủy quyền. Hãy làm theo các bước được gợi ý trong chương 2 về việc nhận được các kỳ vọng rõ ràng từ cấp trên để ngăn chặn việc này. Nếu thiếu sự hỗ trợ và hướng dẫn từ các cấp quản lý cao hơn thì bạn phải thảo luận ngay lập tức với quản lý của bạn.

Nếu một quản lý trước đây từng gặp rắc rối do nhân viên không hoàn thành công việc, họ có thể không muốn ủy quyền.

Việc ủy quyền từ xa yêu cầu những giao tiếp phức tạp hơn. Thiếu tiếp xúc trực tiếp là một thách thức lớn khi quản lý cần thảo luận và làm rõ các vấn đề cần ủy quyền. Ngoài ra, cũng có những trở ngại về thời gian, ngôn ngữ và rào cản văn hóa khi quản lý nhân viên từ xa. Đôi lúc ủy quyền bằng e-mail là lựa chọn duy nhất trong khi nó rất dễ gây hiểu nhầm.

Nếu quản lý là người ủy quyền có kinh nghiệm, thì nhân viên của họ sẽ thực hiện các mục tiêu và đáp ứng được mọi tiêu chuẩn.

Lo lắng về quan điểm của nhân viên

Một số quản lý không thích ủy quyền bởi họ nghĩ nhân viên không đủ tin tưởng đối với quản lý hoặc tổ chức hoặc các nhân viên sẽ chống đối, coi các nhiệm vụ khác là hình phạt. Nhân viên có thể nghĩ rằng công việc không được phân công đồng đều giữa các thành viên trong đội.

Giao các nhiệm vụ “béo bở” cho ai đó có thể dẫn đến những nhận xét về sự thiên vị gây nên bất đồng giữa các thành viên trong đội. Các quản lý nói rằng nhân viên sợ bị giao thêm việc thường xuyên nếu đồng ý đảm nhận nhiệm vụ mới – đặc biệt nếu làm tốt.

Những người được ủy quyền có thể nghĩ họ không có kỹ năng hay kinh nghiệm để làm một công việc cụ thể nào đó và sợ mắc lỗi hoặc thậm chí là thất bại. Họ có thể lo lắng về việc thiếu hỗ trợ hoặc có suy nghĩ rằng nhà quản lý đang “gây khó dễ” cho mình.

Tất cả những lo lắng này của người được ủy quyền có thể được kiểm soát bởi người ủy quyền có kỹ năng, người luôn giám sát quy trình với các giao tiếp mở.

Thách thức khi ủy quyền

Các quản lý đề cập đến nhiều thách thức khi ủy quyền bao gồm:

• Ủy quyền từ xa (nhân viên làm việc ở những vị trí địa lý khác với nhà quản lý).

• Rào cản về ngôn ngữ.

• Giao tiếp toàn bộ qua e-mail và điện thoại.

• Thời gian cần thiết để cung cấp hỗ trợ khi ủy quyền.

• Ủy quyền cho nhân viên trẻ (chưa có nhiều kinh nghiệm).

• Biết cách ủy quyền cho những người có mức độ kỹ năng khác (điều chỉnh đối với kinh nghiệm của từng người được ủy quyền).

• Công việc thay đổi và phát triển hàng ngày.

• Cho phép người khác làm việc theo cách của họ, cách thức này có thể khác xa so với cách của nhà quản lý.

• Nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn người ủy quyền.

Khi nhân viên từ chối nhận nhiệm vụ

Nếu việc này từng xảy ra với bạn, thì dưới đây là vài gợi ý. Đầu tiên, cần thể hiện thái độ bình tĩnh và ôn hòa. Khi bạn sẵn sàng bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy hỏi những câu hỏi mở để có thêm thông tin. Tập trung vào thực tế và không nóng vội phán đoán hay để yếu tố tình cảm xen lẫn.

Người quản lý cần đưa ra những lời khuyên về việc chia sẻ giữa họ và nhân viên nhằm giải quyết các vấn đề về khối lượng công việc. Hai bên hãy cùng thảo luận mọi yêu cầu công việc và cách nhân viên lên kế hoạch đáp ứng các kỳ vọng phía trước. Hỏi nhân viên nếu họ cần sự trợ giúp. Nếu họ quyết định vẫn từ chối nhận nhiệm vụ và thảo luận về các ưu tiên lẫn tiến độ công việc hiện tại của họ thì nhà quản lý nên chuyển sang giai đoạn khiển trách với việc ghi chép đầy đủ các cuộc thảo luận giữa hai bên và có sự tham gia của Phòng Nhân sự.

Sau đó, quản lý nên đi gặp trực tiếp quản lý cấp cao hơn và nghiêm túc thảo luận về tình hình này cùng với cách giải quyết của họ.

Ủy quyền quy trình hay ủy quyền hành lang?

Việc có nhiều ủy quyền chính thức, sử dụng quy trình, sẽ đảm bảo thành công nhất cho phần lớn các nhiệm vụ, đặc biệt là các dự án lâu dài. Người ủy quyền có thể dành thời gian tiết kiệm được nhờ việc phân chia công việc cho những người khác để cân nhắc kỹ lưỡng những điều cần thiết hoặc không cần thiết. Các nhiệm vụ luôn tồn tại những mối liên quan với nhau và với các đồng nghiệp cũng như phòng ban khác. Nhà quản lý phải cân nhắc việc mục tiêu tổng thể sẽ bị ảnh hưởng ra sao nếu ủy quyền nhiệm vụ này được thực hiện? Chương 4 về quản lý dự án và quy trình đã trình bày rõ về các vấn đề này. Sử dụng quy trình cũng cung cấp cho quản lý và nhân viên thời gian làm rõ những việc cụ thể, chi tiết, loại bỏ những lo lắng về khối lượng công việc yêu cầu. Ngăn chặn các vấn đề liên quan đến con người qua việc biến nó thành cuộc nói chuyện mang tính hợp tác.

Văn hóa doanh nghiệp phải được cân nhắc kỹ càng trên phương diện của việc bằng cách nào công việc được ủy quyền. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp đôi khi cũng phải được thử thách. Cách làm thông thường không phải lúc nào cũng mang lại giao tiếp tốt nhất, những phương pháp tiết kiệm nhất hay cách thức tiếp cận mục tiêu hiệu quả nhất.

Đối với công việc chiến lược hơn, ủy quyền hành lang có thể hạn chế thành công hoặc gây ra các vấn đề liên quan đến con người và giao tiếp. Thiếu sự rõ ràng khi ủy quyền có thể làm tốn thời gian, công việc có thể phải làm lại và nảy sinh mâu thuẫn, hiềm khích giữa các nhóm. Hơn nữa, thông tin có thể không phù hợp hoặc không ổn định với ủy quyền trước đó dẫn đến việc nhân viên được ủy quyền có thể không đi đúng hướng theo yêu cầu của nhà quản lý.

Nhà quản lý đôi lúc phải giao càng nhiều công việc cho càng ít nhân viên càng tốt. Ủy quyền cần bắt đầu bằng việc truyền đạt các kỳ vọng rõ ràng để quản lý và nhân viên cùng chung ý hiểu về các kỳ vọng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Một quản lý phải chắc chắn về mức độ tương thuộc giữa nhiệm vụ được ủy quyền với các thành viên trong đội, các dự án, nhiệm vụ, đội ngũ và các phòng ban. Việc này yêu cầu một quy trình hệ thống và sự cân nhắc các tác động tiềm năng trước khi giao nhiệm vụ.

Quy trình ủy quyền DREAM được mô tả trong chương này giúp gia tăng sự rõ ràng và giảm thiểu căng thẳng cho cả người ủy quyền lẫn người được ủy quyền.

Quy trình ủy quyền DREAM

Quy trình này giúp bạn tập trung suy nghĩ và chuẩn bị ủy quyền một cách hệ thống. Ban đầu, bạn có thể phải mất thời gian để học hỏi về quy trình nhưng về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian vì quy trình lặp lại đảm bảo sự rõ ràng và cộng tác tối đa.

1. Quyết định ủy quyền cái gì và ủy quyền cho ai.

• Bạn sẽ ủy quyền nhiệm vụ/dự án hoặc phần dự án nào?

• Bạn sẽ chọn ai để ủy quyền và tại sao?

• Bạn sẽ nói gì với người được ủy quyền về các kỹ năng và kinh nghiệm của họ bởi chúng liên quan đến nhiệm vụ được ủy quyền?

2. Nguồn lực

• Bạn có thể huấn luyện và hỗ trợ gì cho người được ủy quyền để hoàn thành công việc?

• Cách tiếp cận với các chuyên gia đề tài, ngân sách, thiết bị, phương tiện, nhân viên và nhân viên tạm thời cũng như các nguyên liệu có sẵn như thế nào?

• Bạn sẽ làm gì để đảm bảo nhân viên có được các nguồn lực hỗ trợ này?

• Bạn đưa ra phản hồi về quy trình bằng cách nào và khi nào?

3. Các kỳ vọng

• Mục tiêu công việc là gì?

• Một nhiệm vụ thành công chính xác sẽ như thế nào?

• Một công việc chất lượng cao sẽ là thế nào dưới khía cạnh chất lượng, số lượng, thời gian cách ứng xử hỗ trợ làm việc nhóm?

• Có những kết quả được kỳ vọng khác như đổi mới và sáng tạo không?

• Các tiêu chí đánh giá thành công là gì?

• Ngân sách và các tiêu chí phân loại là gì?

• Thời hạn?

• Những thách thức và cơ hội tiềm năng? Nếu vấn đề xảy ra, các hình thức hỗ trợ có sẵn là gì? Ai là người thích hợp để cung cấp chúng?

• Chuyện gì xảy ra nếu các tiêu chuẩn hiệu suất chiến lược không đáp ứng được các tiêu chí về thời gian, ngân sách?

4. Mức độ quyền hạn

• Mức độ quyền hạn mà người được ủy quyền có trong nhiệm vụ này là bao nhiêu? Hãy cụ thể chúng.

• Người được ủy quyền có bao nhiêu quyền tự quyết về cách thức thực hiện nhiệm vụ hoặc dự án? Hãy đưa ra mức độ cụ thể để ngăn chặn các vấn đề liên quan đến dự án hoặc con người.

5. Kiểm soát bằng việc báo cáo các nhiệm vụ quan trọng.

• Thời điểm kiểm tra và giai đoạn quan trọng hay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ?

• Hệ thống máy tính để nhân viên cập nhật tiến độ thường xuyên có được cung cấp?

• Phải hồi mà bạn muốn nhận được giữa các thời hạn kiểm tra là gì? Bạn muốn nhận được nó bằng cách nào – bằng văn bản hay lời nói?

Ủy quyền hay không ủy quyền – Đó mới là vấn đề!

Mỗi nhà quản lý phải liên tục quyết định ủy quyền dựa trên nhiệm vụ, thời hạn, ưu tiên và các kỹ năng cần thiết của mọi người.

Đôi khi, những nhà quản lý đưa ra các dự án đổi hoàn toàn mới và ủy quyền chúng cho nhân viên. Ví dụ, lần đầu tiên làm quản lý hệ thống và quy trình, tôi quyết định nhóm mình sẽ phải hệ thống hóa và lưu trữ toàn bộ quá trình làm việc như cách chúng tôi vẫn làm với một số bộ phận khác trong công ty. Các chuyên viên phân tích quy trình cao cấp đã chia công việc của chúng tôi thành nhiều phần theo ý họ. Họ tổ chức lại mọi quy trình và lưu trữ chúng. Tôi sửa đổi và phê duyệt. Chúng tôi giờ đây đã có tài liệu hướng dẫn tham khảo và công cụ đào tạo. Mỗi chuyên viên phân tích cao cấp trở thành chuyên gia đề tài cho một giai đoạn công việc của chúng tôi. Họ đào tạo những nhân viên mới và tài liệu hướng dẫn tham khảo này giúp họ mài giũa các kỹ năng cũng như phát triển năng lực đào tạo trong mọi lĩnh vực. Những nhân viên mới luôn có cơ hội biết đến một cố vấn không chính thức có thể giúp họ phát triển các kỹ năng.

Ủy quyền những gì

Những quản lý khác nói rằng họ có thể ủy quyền những trách nhiệm này và danh sách dưới đây có thể khởi phát các ý tưởng cho tình huống của chính bạn.

• Nhập và ghi chép dữ liệu vào các bản báo cáo

• Điều hành hay tham dự một số cuộc họp thay quản lý

• Lập báo cáo hàng ngày

• Xử lý các vấn đề chuyên môn

• Chuẩn bị bài thuyết trình trong các cuộc họp ít quan trọng

• Khám phá và nghiên cứu các giải pháp cho một số vấn đề

• Lên lịch trình

• Liên hệ với khách hàng cụ thể

• Định hướng và đào tạo nhân viên mới

• Báo cáo tình huống cho những vấn đề về pháp lý

• Lên kế hoạch xử lý hàng tồn kho

• Phác thảo các yêu cầu về sắp đặt

• Báo cáo hàng tuần về số liệu hóa đơn

• Điều phối với phòng mua hàng

• Cải thiện quy trình và tiến độ công việc

Không ủy quyền những gì

Tình huống của mỗi người có thể khác nhau, nhưng dưới đây là những hướng dẫn chung cho những gì không thể ủy quyền.

• Bất cứ nhiệm vụ nào mà bạn không có toàn quyền quyết định

• Các việc liên quan đến pháp lý của tổ chức

• Các nhiệm vụ bảo mật (tư vấn, quyết định về lương, thông tin bảng lương và mọi tài liệu hiệu suất công việc bàn giao cho Phòng Nhân sự)

• Kiểm soát và đánh giá công việc của nhân viên

• Điều hành các cuộc họp với nhân viên

• Quyết định cuối cùng về việc lên kế hoạch chiến lược, đưa ra mục tiêu, phát triển tầm nhìn

• Kiểm toán

Khi cấp trên ủy quyền quá nhiều việc cho bạn

Bạn từng bị quản lý giao quá nhiều việc và nói, “hãy tìm ra cách hoàn thành chúng”? Nếu bạn nghĩ vậy thì hãy chuẩn bị tinh thần trao đổi với họ. Đầu tiên nghĩ về điều bạn có thể điều chỉnh và giải quyết những gì bạn được giao.

Khi quá nhiều công việc cần hoàn thành, bạn hãy kiểm tra chất lượng tách biệt với số lượng. Nếu có kỹ năng về quản lý dự án, bạn sẽ biết phân chia thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ. Nếu không, hãy ước lượng và tính toán. Kiến thức này gia tăng sự tự tin của bạn khi ủy quyền, điều hành và đưa ra phản hồi về quy trình đồng thời thảo luận các nguồn lực cần thiết với quản lý của bạn. Phân tích mọi khả năng có thể hỗ trợ bạn đáp ứng được các kỳ vọng và mục tiêu của cấp trên.

Khi mọi yêu cầu không được thực hiện hết, quản lý cấp cao nhất sẽ cân nhắc về thời gian dự kiến, thời gian thực tế và chênh lệch chi phí giữa những khoảng thời gian này tính theo giờ trên đầu người trong mỗi nhiệm vụ hiện tại.

Phân tích thực tế và chuẩn bị một cuộc thảo luận với cấp trên để nhận ra có lúc để hoàn thành toàn bộ công việc được giao là điều phi thực tế. Một trong những mục tiêu của nhà quản lý là giữ chân được các nhân viên xuất sắc. Sự quá tải công việc có thể dẫn đến tình trạng nhân viên bỏ việc hoặc họ vẫn tiếp tục đảm nhận công việc nhưng với năng suất kém hiệu quả hơn .

Giao tiếp là một điều thiết yếu nếu bạn bị ủy quyền quá nhiều. Đừng e ngại trao đổi. Hãy cộng tác với cấp trên để tìm ra cách giải quyết. Nếu bạn không thể đáp ứng được yêu cầu, hãy tìm cách từ chối khéo léo thay vì nói thẳng thừng.

Hãy chuẩn bị một cuộc thảo luận định hướng quy trình hợp lý với nhà quản lý. Hãy nói những điều bạn mong muốn và kỳ vọng sự giúp đỡ của cấp trên để tìm ra cách thực hiện mọi việc.

“Tôi đánh giá cao cơ hội quản lý dự án này và vai trò của bạn trong đội để có thể đáp ứng được các mục tiêu. Tuy nhiên, với thời hạn đã đặt ra và khối lượng công việc cần hoàn thành, chúng ta sẽ gặp phải một số thách thức. Hãy thảo luận về các ưu tiên, thời gian thực hiện và các nguồn lực có sẵn. Dựa trên những phân tích của tôi, dự án mới này sẽ cần mỗi người làm việc trong X giờ. Công việc của chúng ta hiện nay cần Y giờ. Vì thế chúng ta sẽ phải đưa ra một vài quyết định. Tôi có một vài câu hỏi trước khi chúng ta quan sát các phương án thay thế tiềm năng. Mức độ chắc chắn về thời hạn cho dự án mới thế nào? Những nhân viên khác có sẵn sàng hỗ trợ chúng ta không? Chúng ta có toàn quyền quyết định không? Hãy xem xét lại về toàn bộ dự án này và các dự án khác mà đội của chúng ta đang phụ trách.

Tổng kết

Khi các nhà quản lý ủy quyền nhiệm vụ, họ phải kiểm soát quy trình và đưa ra phản hồi thường xuyên về cách nhân viên thực hiện nhiệm vụ đó. Phần huấn luyện có thể được lên kế hoạch trước khi công việc bắt đầu nếu nó giúp nhân viên đạt được thành công, hoặc bất cứ thời điểm thích hợp nào trong quá trình thực hiện dự án để hỗ trợ họ.

Dù ủy quyền, huấn luyện, đưa ra phản hồi hoặc bất cứ hoạt động giao tiếp nào thì một trong những kỹ năng quan trọng mà một nhà quản lý cần có để trở thành bậc thầy trong giao tiếp là nghệ thuật lắng nghe.