Phần IIIĐiều khiển các cuộc hội thoại hợp tác

Trong phần này, chúng ta sẽ làm rõ quy trình phản hồi, hướng dẫn, ủy quyền và lắng nghe. Những cuộc hội thoại mang đến các cơ hội cần thiết cho nhà quản lý tiếp thêm động lực cho các nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Khi đưa ra phản hồi, huấn luyện, lắng nghe hay ủy quyền, có nghĩa rằng bạn đang hợp tác. Phần III sẽ chỉ cho bạn cách làm tất cả những điều đó.

Vậy có sự liên quan nào giữa phần I, phần II và phần III? Khi nhà quản lý phát triển mối quan hệ công việc gần gũi với nhân viên và quy trình được đưa vào thực hiện, tức là họ được đặt vào vị trí để điều khiển một cuộc hội thoại hợp tác.

Mối quan hệ là chiếc chìa khóa để có được cuộc hội thoại hợp tác thành công. Người quản lý phụ thuộc vào mối quan hệ để tạo ra môi trường nói chuyện cởi mở, thẳng thắn về các kỳ vọng trong công việc và quy trình thực tế để hoàn thành mục tiêu này. Khi mối quan hệ tốt đẹp, cơ hội cập nhật những gì xảy ra và tiếp tục thay đổi để nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc hơn nữa sẽ xuất hiện.

Cả hai phía sẽ lắng nghe với thái độ tích cực khi mối quan hệ tốt đẹp. Họ biết được thêm về những thông tin mới và mỗi người có thể điều khiển được sự tập trung của mình nếu cần thiết.

Khi quy trình được phác thảo, mỗi người có thể dựa trên cơ cấu đó để làm rõ các thuật ngữ và kiểm chứng các phương án thay thế cho hành động trong tương lai. Điều này mang lại ngôn từ phổ biến và hàng loạt các kỳ vọng, cả hai yếu tố này đều khiến các cuộc nói chuyện hợp tác trở nên dễ dàng hơn.

Cách ứng xử hợp tác

Khi những phản hồi được lắng nghe và áp dụng, với một cuộc thảo luận hợp tác, trong đó nhân viên hiểu ra vấn đề và những phương án thay thế tốt nhất, sẽ mang lại những cách giải quyết khả thi nhất.

Các cuộc đối thoại hợp tác đòi hỏi định hướng phát triển tinh thần hợp tác. Nhà quản lý kiểm soát vấn đề này bằng việc thể hiện những cách ứng xử hợp tác. Làm việc với xu hướng thắng-thắng hoặc vì thành công chung của tổ chức hành động rất cần thiết. Cố gắng lý giải việc thay đổi cách thực hiện mọi thứ của nhân viên có thể mang lại lợi ích ngắn hạn hoặc dài hạn. Mặt khác, những vấn đề như liệu nhân viên có các cách thực hiện tốt hơn người quản lý để đạt được mục đích không? Liệu có cách khác nữa mang lại lợi ích tối đa, đáp ứng các nhu cầu về tổ chức sẽ nảy sinh thông qua các cuộc hội thoại hợp tác.

Các đối tác trân trọng quan điểm của đối tác khác và đánh giá cao những ý tưởng của nhau trên nền tảng công bằng. Họ nhận biết được tài năng, sự đóng góp và kiến thức của những người khác. Các cộng sự sẵn sàng học hỏi từ người khác, lắng nghe lẫn nhau và làm việc như một đội để có được thành tựu chung.

Một tinh thần hợp tác hiệu quả được xây dựng dựa trên những kiến thức tổng hợp, kỹ năng và chuyên môn. Nó tạo ra các quy trình và ngôn ngữ chung để nâng cao giao tiếp, đáp ứng được các mục tiêu đề ra. Tinh thần hợp tác là cơ hội xây dựng và phát triển mối quan hệ công việc vì lợi ích của cá nhân cũng như của tổ chức.

Những nhà quản lý giàu kinh nghiệm sẽ biết cách phát triển tốt mối quan hệ hợp tác với nhân viên.

Xây dựng và duy trì niềm tin cũng như sự tín nhiệm

Các cuộc nói chuyện hợp tác đòi hỏi sự tin tưởng. Quản lý cần tạo ra niềm tin trước khi trông đợi nhận được nó. Nói suông không bao giờ mang lại sự tin tưởng nhưng các cách ứng xử trong quản lý thì hoàn toàn có thể. Hãy làm những gì bạn cho là cách gây dựng niềm tin.

Hầu hết chúng ta đều tìm kiếm những hình mẫu ứng xử trước khi tin tưởng ai đó và niềm tin càng lớn hơn khi chúng ta nhìn thấy các hành động nhất quán. Trung thực và nhận lỗi sẽ mang đến cách giao tiếp cởi mở khiến hầu hết nhân viên cảm thấy thoải mái trong công việc. Các nhân viên cũng có thể tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy quản lý là người gần gũi, có tư tưởng đổi mới, khuyến khích, chấp nhận phản hồi và ủng hộ họ.

Năng lực của quản lý, các mục tiêu rõ ràng, khả năng cung cấp các thông tin có ý nghĩa, dễ làm theo và khiến mọi người có trách nhiệm hơn trong công việc tạo nên sự tin tưởng. Hành động thực sự của việc ủy quyền có thể gây dựng và củng cố niềm tin với nhân viên vào khả năng của quản lý trong vai trò đánh giá công việc và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Chia sẻ kinh nghiệm, thể hiện cam kết đối với công việc đồng thời gắn chặt vào các tiêu chuẩn chuyên môn để tạo ra sự tin tưởng. Đôi khi các nhà quản lý đáng tin được mô tả là người sẵn sàng chung tay giúp đỡ nhân viên. Lôi kéo những người khác vào việc đưa ra các quyết định, phản hồi, quan điểm thể hiện cam kết đối với cách tiếp cận mang tên “chúng ta”. Hãy hành động thay vì nói suông hay định hướng sáo rỗng. Khi có một nhà quản lý đáng tin cậy, sự tin tưởng được xây dựng, họ sẽ có được những mối quan hệ tốt và các cuộc thảo luận hợp tác với nhau.