KỸ THUẬT THIẾT KẾ BÀI GIẢNG TRÊN POWERPOINT (PPT)
ĐẠT HIỆU QUẢ CAO
Biên soạn: Phương Lan – Công Tồn
1. Giới thiệu
2. Nội dung chính
2.1. Sự ra đời và phát triển của powerpoint.
2.2. Một số quan điểm về việc dùng powerpoint để giảng bài.
2.3. Những kỹ thuật cần nắm trong việc thiết kế powerpoint
a. Tính đơn giản
b. Hình kỹ thuật số
c. Sử dụng hình ảnh trong PPT
d. Chữ trong PPT
e. Màu sắc và độ tương phản
f. Có hay không có những hiệu ứng hình ảnh
g. Bố cục và cấu trúc
h. Độ lớn của file PPT
3. Kết luận
Tài liệu tham khảo

1. Giới thiệu

Phần mở đầu của chỉ thị của bộ trưởng bộ giáo dục về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục ngày 30 tháng 09 năm 2008 có nêu rõ "Công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục".

Cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, nhiều giảng viên đã ứng dụng power point để giảng bài. Một bài giảng được thiết kế hợp lý trên powerpoint sẽ giúp đạt được những lợi ích sau đây: -Lam cho sinh viên hứng thú hơn, hiểu bai hơn, nhớ lâu hơn. -Làm cho giảng viên đỡ mệt hơn, tiện lợi trong việc chuyển đổi bài giảng sang e-learning, lưu trữ, tham khảo và dùng lại tư liệu trong bài giảng một cách tiện lợi nhanh chóng.

Tuy nhiên để có thể trình bày một bài giảng trên powerpoint có chất lượng cao thì ngoài nội dung hay, phù hợp với mục đích yêu cầu thì việc xây dựng bài giảng còn cần phải đảm bảo được một số nguyên tắc chủ yếu khi thiết kế trên powerpoint. Trong phạm vi bài báo này, người viết sẽ trình bày tóm tắt về:

- Sự ra đời và phát triển của powerpoint, một số quan điểm về việc dùng powerpoint để giảng bài. - Những kỹ thuật cần biết trong việc thiết kế powerpoint để xây dựng bài giảng có hiệu quả cao . - Kết luận chung cho việc dùng powerpoint để giảng bài Người viết mong rằng đây sẽ là tài liệu bổ ích, giúp các thầy cô hoàn thiện hơn bài giảng trên powerpoint của mình. 2. Nội dung chính
2.1. Sự ra đời và phát triển của powerpoint. Ian Parker là nhà truyền thông và thiết kế phần mềm, khi viết tài liệu “ABSOLUTE POWERPOINT: Can a software package edit our thoughts?” đã lược qua lịch sử phát minh và phát triển PPT như sau:

Đại khái ngày xưa, người ta dùng đèn chiếu (máy chiếu, overhead) để mang đến lớp một số hình hay biểu đồ phức tạp mà người dạy không thể hay rất vất vả mới đưa được lên bảng đen. Đầu tiên, các nhà lập trình định làm một phần mềm hỗ trợ việc in các tấm màn trong dùng cho đèn chiếu nhưng một người chụp lấy công nghệ này và có sáng kiến làm thành phần mềm trình chiếu thẳng từ máy tính lên tường. Ngay từ đầu, những bậc thầy về thông tin và truyền thông đã dè dặt và phản đối nhưng người này đã nói “tôi sinh ra trong thế giới này không với trách nhiệm làm cho nó đẹp hơn mà chỉ có trách nhiệm cố sống trong nó dù nó đẹp hay xấu”.

Qua lời tuyên bố trên cũng thấy những bất ổn được đoán trước của công nghệ này. Nhưng thật bất ngờ là phát kiến này được hoan nghênh nhiệt liệt và dù ban đầu, nó chỉ được thiết kế cho việc thuyết trình mang tính thương mại, sau này, nó thành phương tiện ưa thích trong các trường đại học.

2.2. Một số quan điểm về việc dùng powerpoint để giảng bài.

Phải nói ngay là phương pháp giảng bài bằng PPT không phải là giải pháp hoàn hảo và không có những lời phê bình gay gắt dành cho nó. Bỏ qua những phê bình mang tính chủ quan của những người không thích thay đổi, người nghiên cứu nhận thấy ý kiến sau đây là xác đáng và đáng ghi nhận.

Ian Parker và một số nhà truyền thông nữa cho rằng, việc trình bày thành từng slide, với những từ khóa, sự rút gọn, bóp nén thông tin vào những khung hạn hẹp làm cho sự giao tiếp giữa người và người thành ra khô khan, một kiểu “ép con người phù hợp với máy móc” (trong khi nhân bản hơn thì phải làm ngược lại).

- Tai hại thứ hai là PPT là phương tiện để cho người “cáo già” hơn, lừa phỉnh và thúc ép người kém hơn đồng ý với điều ma nếu trình bay bằng lời hay văn bản sẽ dê dang bị phát hiện chỗ bất hợp lý hay thiếu sót.

- Tai hại thứ ba là, với việc trình chiếu nhanh, nhiều hiệu ứng, người nói có thể che đậy những sai sót và sự yếu kém về kiến thức của mình. Nhờ đó, người nói thì có vẻ hoàn thành nhiệm vụ nhưng người nghe thì không nắm bắt được gì nhiều.

Có người còn châm biếm về việc sử dụng trình chiếu powerpoint qua câu chuyện hài sau: Một anh giám đốc bán hàng tâm sự với bạn mình “Này cậu, tối qua tớ đã nghĩ ra cách trình bày các slide PPT để nói với vợ tớ tại sao năm nay gia đình mình không đủ tiền đi nghỉ mát”. Nhiều nhà hoạt động cộng đồng cho rằng, lắm khi, đáng ra người thuyết trình chỉ cần đứng lên trình bày vấn đề một cách thân thiện và biểu cảm thì họ lại núp sau các slide và gần như tách mình ra khỏi những điều mình nói.

Cuối cùng, Ian Parker dẫn một ý kiến cho rằng, kỹ thuật PPT đã làm cho người kém trông đỡ kém hơn nhưng cũng làm cho bài nói của người giỏi mất đi nhiều điều. Cái mất nhiều nhất là cái “tiến trình” (process). PPT dẫn người ta một cách nhanh gọn tới kết quả mà làm lu mờ tiến trình. Một người đã nói “Thông thường tôi quên hết những kết luận đã nghe, chỉ nhớ người nói, cách anh ta tư duy và dẫn giải vấn đề”. Thế mà người nói thì lu mờ sau các slide và các tư duy, dẫn giải thì được rút gọn và nén chặt, đóng khuôn trong các slide.

Thay lời kết, tác giả nói đến một xu hướng ngược. Ngày nay (ở nước ngoài), nhiều diễn giả đã cố tình thể hiện sự tự tin và vững vàng kiến thức của mình bằng cách từ chối sử dụng PPT. Những ý kiến phản bác nêu trên là xác đáng và những người có ý định giảng dạy bằng powerpoint cần phải nghiên cứu làm sao tránh được hay hạn chế những khiếm khuyết này.
Ngoài ra, như hầu hết các kỹ thuật hỗ trợ giảng dạy, việc làm powerpoint cũng có những kỹ thuật đặc trưng của nó và muốn sử dụng tốt thì phải học, làm, và rút tỉa kinh nghiệm. 2.3. Những kỹ thuật cần nắm trong việc thiết kế powerpoint Sau đây, là những đúc kết các hướng dẫn khác nhau trong việc làm powerpoint. a. Tính đơn giản

Trong tài liệu “ What is good PowerPoint design?” của Garr Reynolds, tác giả đã trình bày tóm tắt cách trình bày PPT trong một bài viết rất ngắn nhưng thú vị và hữu ích. Theo ông, cách tạo ra một slide tốt là hướng tới sự giản dị tuyệt đối. Sự giản dị có thể hiểu là ít chi tiết, ít chữ … nhưng hơn hết, người thiết kế phải chú ý đến hoàn cảnh sử dụng slide này. Hoàn cảnh ở đây có thể hiểu là nội dung cần chuyển tải và ai là những người nghe và họ chú ý nhất đến cái gì. Tác giả bài viết đã đưa ra tiến trình cải tiến một slide khi muốn trình bày nội dung: “Qua kết quả khảo sát của Bộ lao động cho thấy có 72% người làm bán thời gian là phụ nữ” như sau:

Đây là slide đầu tiên với dòng chữ: “Theo bộ lao động, 72% người làm bán thời gian là phụ nữ” . Hinh 1:

Slide có hình nền rắc rối làm chữ không rõ, đồng thời hình ảnh minh họa chỉ nói lên lao động nói chung chứ không nổi rõ ý là phụ nữ Phương án 2 như sau: (Hinh 2)

Slide này trình bày tương quan giữa nam và nữ trong việc làm bán thời gian. Hình và nền hòa hợp hơn nhưng phần trăm nam và nữ làm bán thời gian không được nhấn mạnh đúng mức vì chữ nhỏ, không đập mạnh vào trí nhớ.

Tác giả bài viết đã đề xuất phương án 3 tốt hơn phương án 2: (Hinh 3)

Ở đây câu văn thay đổi, ngắn gọn hơn: “72% làm bán thời gian là phụ nữ” cùng với hình một cô gái trong trang phục công sở. Thêm vào đó màu nền là đen trắng tăng tính giản dị nhưng thông điệp thì được nhấn mạnh hơn rất nhiều.

Tác giả còn cho rằng, một diễn giả giỏi còn có thể sử dụng phương án sau: (Hinh 4)

Không có lời nào nhưng thông điệp thì mạnh mẽ và tạo điều kiện cho diễn giả nói rộng thêm ra. Chú ý là slide cực kỳ giản dị, chỉ có 2 màu đen trắng, một hình và 3 ký tự.
Tác giả cũng nhấn mạnh thêm là nếu người nghe chú ý nhiều hơn đến ý nghĩa thống kê toàn cục thì phương án sau đây là tối ưu: (Hinh 5)

Một phương án nữa:

Tiêu đề ở đây không nhắc tới 72% nữa mà khái quát hóa vấn đề lên: “Phần lớn người làm bán thời gian là phụ nữ” vì biểu đồ đã có số cụ thể rồi. Hình bên trái đây có thể thực hiện nếu hoàn cảnh trong đó có slide này là nói về phụ nữ. (hình 6)

Tóm lại, đơn giản là yếu tố tối cần thiết trong việc thiết kế slide. Điều này cho phép chúng ta thu hút tối đa chú ý người nghe vào thông điệp muốn gửi đi tùy theo hoàn cảnh và nội dung của bài giảng. Ngoài ra, “Một tấm hình bằng nghìn lời nói” nên việc sử dụng hình ảnh trong giảng dạy là không thể thiếu.

b. Hình kỹ thuật số Hình ảnh trong kỹ thuật số là một chủ đề khó và phức tạp, trong phạm vi bài viết này, chỉ nêu ngắn gọn những điểm căn bản nhất.

- File ảnh dạng điểm ảnh: Những file ảnh kiểu này thường có được qua máy scan, máy ảnh kỹ thuật số. Về bản chất, file chứa thông tin màu của từng điểm ảnh. Có nhiều cấp độ màu: 256 màu, 16 triệu màu và màu 32 bit hay còn gọi là true color vì ở cấp độ này, về lý thuyết là có khả năng diễn đạt tất cả các màu mà con người nhìn thấy được. Những file ảnh kiểu này có nhược điểm là dung lượng lớn và khi phóng to thì hình bị răng cưa hay nổ hạt.

- File ảnh dạng vector: là những file hình ảnh được lưu trữ dưới dạng những đường cong toán học. Vì bản thân là những đường cong nên có khả năng phóng lớn và thu nhỏ tùy ý mà hình không bị nổ hạt hay răng cưa. Những chương trình phổ biến tạo ra những hình này Autocade, Corel, Illutrator … Ưu điểm là dễ dàng chuyển sang dạng hình điểm ảnh và dung lượng nhỏ, tuy nhiên, không thể dùng cho những hình ảnh phức tạp về phối màu như hình chụp, phong cảnh…vv…

Nhìn chung , ngoai dạng hình ma PPT cho phép vẽ ngay lên slide thì những hình dùng cho bai giảng thường la hình dạng điểm ảnh. Những loại file điểm ảnh phổ biến là .jpg, .gif và .png. như đã nói ở trên, nguyên thủy file điểm ảnh có dạng .bmp nhưng file này chưa được nén và thường có dung lượng rất lớn, bất tiện trong việc sử dụng với PPT. Các dạng file .jpg, .gif và .png là những file đã được nén nhưng với những thuật toán khác nhau. Điều này có nghĩa là nếu dùng trình nén file như zip, rar thì cũng không làm những file này nhỏ lại đáng kể.

Sau đây là ưu khuyết điểm của những file trên:

 .jpg: thích hợp cho những file dạng ảnh chụp, có nhiều màu và màu sắc chuyển đổi nhiều trên hình (gradient). Một số trình biên tập ảnh cho phép nén hình theo nhiều cấp độ khác nhau với tính năng “xem trước”. Nhìn chung, trong trình chiếu, chất lượng ảnh không cần cao do đó có thể nén nhiều để giảm dung lượng lưu trữ và thời gian tải file. Không có khả năng tạo ảnh có nền trong suốt.

 .gif: Hình dạng này thích hợp cho những hình ảnh được vẽ ra trên máy bằng các phần mềm dựng hình vector như đã nói ở trên. Không thích hợp dùng cho ảnh chụp. Có ưu điểm là có thể tạo hình trong suốt, đồng thời cũng có thể chọn số lượng màu hiển thị. Nếu trong hình chỉ có vài chục màu thì việc hạn chế số lượng màu hiển thị sẽ làm cho ảnh giảm dung lượng đi đáng kể.

 .png: là loại file có công nghệ nén tổng hợp ưu điểm của 2 loại trên: vừa có thể tạo hình trong suốt nhiều cấp độ, cho chi tiết tốt trong mọi trường hợp. Loại file này chưa được hỗ trợ rộng rãi và khi tạo file cần có kiến thức tốt về hình số.

Người thiết kế file trên PPT, nhất là trong trường hợp cần đưa lên mạng cần nắm rõ đặc tính của những công nghệ nén file này để tạo ra hình rõ, đẹp với dung lượng phù hợp cho sử dụng. Nhiều người hiện nay bê nguyên hình ảnh lấy từ máy kỹ thuật số ấn vào file PPT, hoặc để nguyên một hình lớn vào PPT rồi nắm góc kéo cho nhỏ lại thì sẽ làm cho file PPT có dung lượng lớn không cần thiết.

c. Sử dụng hình ảnh trong PPT

Cũng trong tài liệu “ What is good PowerPoint design” của Garr Reynolds, tác giả cho rằng việc sử dụng hình ảnh hợp lý sẽ hỗ trợ tốt cho việc giảng dạy. Trong khi nhiều người thường làm một tấm hình nhỏ cho chủ đề chính và thêm vào nhiều lời thuyết minh bên cạnh, ông cho rằng, sẽ tốt hơn nếu đưa ra một hình lớn còn phần thuyết trình thì dành cho giảng viên.

Nhìn chung, công thức thường dùng là một tấm hình thật sự ấn tượng và một vài từ ngắn gọn trên slide. Những lời thuyết minh dai dòng khi đã có môt tấm hình diên đạt khá đầy đủ la không cần thiết. Việc đưa vào những tấm hình xa chủ đề, lạc đề theo kiểu “có còn hơn không” thường có tác dụng ngược. Ngoài ra, hình phải dễ nhìn, không nên đưa tấm hình mà người học không hiểu hoặc quá mờ khiến cho nhiều người khó chịu vì không thấy gì. Việc tìm kiếm hình ảnh phù hợp là rất khó khăn. Giảng viên có thể có được hình ảnh từ các nguồn sau:  Scan lại từ những tài liệu truyền thống.  Vẽ ra bằng các phần mềm đồ họa.  Tự chụp bằng máy ảnh số.  Tìm kiếm hình ảnh bằng chức năng tìm kiếm hình ảnh theo từ khóa trên google hay các trang search khác. Nếu làm như vậy, giảng viên phải chú ý vấn đề bản quyền.  Tìm kiếm trong những kho hình ảnh trên mạng. Có những trang web có thư viện hình ảnh khổng lồ đủ mọi đề tài. Người ta có thể dùng hình độ phân giải thấp miễn phí nhưng hình chất lượng cao thì phải trả tiền.  Nhiều trường đại học thanh lập những thư viện hình ảnh cho giảng viên sử dụng. Hình ảnh được sưu tầm bởi giảng viên va sinh viên qua nhiều thế hệ nên rất phong phú. Đây la mô hình đáng học tập. d. Chữ trong PPT Nhiều diễn giả đưa ra những qui luật khác nhau trong việc dùng chữ trong PPT. Số lượng và kích thước chữ được qui định như sau: - Có 7 tới 10 hàng trong side và từ 4 đến 8 từ trong một hàng. - Font size của tựa đề: 38-44pt - Font size của các chữ khác: 28-30pt. Di nhiên, để đạt được hiệu quả đó, người ta phải dồn nén, cắt cụt mệnh đề muốn nói, chỉ chừa lại những từ khóa ma thôi. Người dạy cần cung cấp tư liệu đầy đủ cho sinh viên để tránh tình trạng sinh viên không ghi kịp lời giảng. Ngoài ra, có những trường hợp sau phải ghi đầy đủ:  Trích dẫn nguyên văn.  Định lý, định nghĩa, khái niệm.  Công thức.  Hướng dẫn thực hiện một công việc nào đó theo từng bước.

 Theo nhiều tác giả, trong trình chiếu nên dùng font chữ không có chân và nét to (như Arial, Tahoma …), tránh những font chữ quá rườm rà trừ phi có ý đồ thiết kế đặc biệt. Chỉ khi trình bày những chủ đề có tính thân thiện, tình cảm mới nên dùng những kiễu chữ có chân (Times, Roman…).

e. Màu sắc và độ tương phản Độ tương phản sẽ cao khi mà màu nền và chữ có sự khác biệt lớn về độ tối (shading) chứ không nhất thiết là khác hẳn nhau về giá trị màu (Hue). Hãy xem ví dụ dưới đây: Trong ví dụ này, màu chữ và nền như nhau nhưng khác về độ sáng tạo cảm giác dịu mắt hơn là khác màu, ngay cả khi cùng đô sáng cũng gây ra đô tương phản cao, dê moi mắt.