4.

Ứng xử trong cuộc phỏng vấn

Giới thiệu

Chương này đề cập đến cuộc gặp trực diện giữa bạn với nhà báo - người sẽ ghi lại tất cả những điều bạn nói và sử dụng chúng để thư giãn và/hoặc thông tin cho công chúng. Chúng ta sẽ bàn đến cuộc phỏng vấn mặt đối mặt, trước khi đề cập đến họp báo và cuối cùng là phỏng vấn truyền hình. Trong quá trình này, chúng ta cũng sẽ xem xét các cuộc tiếp xúc khác với nhà báo từ phỏng vấn trên điện thoại đến ăn trưa và các sự kiện xã hội hay chương trình đàm thoại phát thanh có sự tham gia của công chúng.

Trong chương này:

Tất cả các cuộc tiếp xúc truyền thông bắt đầu khi nó bắt đầu
Những câu hỏi bạn nên hỏi
Chính sách truyền thông chỉ phát huy hiệu quả khi người ta bỏ qua chúng
Phát ngôn không được trích dẫn
Các thiết bị ghi âm
Thái độ và cách chuyển tải
Kiểm soát và định hướng
Các câu trả lời dẫn dắt và những chỉ dẫn đơn giản
Những thủ đoạn bẩn thỉu và sự khôn ranh xảo quyệt
Những câu hỏi vỗ mặt và những cuộc phỏng vấn khó khăn
Im lặng
Tại sao?
Những câu hỏi hoàn toàn ngớ ngẩn
Câu hỏi ngu xuẩn đến ngạc nhiên
Hiểu biết rộng nhưng không sâu
Công nghệ trục trặc
Các cuộc điện thoại
Vai trò của quan hệ công chúng trong phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp
Cuộc gặp trực tiếp có cà phê và lịch làm việc
Bữa trưa
Các cuộc họp báo
Thảo luận bàn tròn, nếm rượu và các cuộc gặp khác
Ứng xử với công chúng
Và cuối cùng… tất cả các cuộc tiếp xúc truyền thông kết thúc khi nó kết thúc.

Tất cả các cuộc tiếp xúc truyền thông bắt đầu khi nó bắt đầu

Điều đầu tiên và quan trọng nhất cần nêu ra là cuộc phỏng vấn bắt đầu ngay khi bạn tiếp xúc với nhà báo chứ không đợi khi cả hai ngồi xuống uống cà phê, ăn bánh ngọt và bạn nói đôi chút về sự sẵn lòng giúp đỡ bạn bè của mình trong giới truyền thông. Tính đến lúc đó là bạn đã đi qua nửa cuộc phỏng vấn.

Vì vậy, hãy kiểm tra văn phòng và các nhân viên của bạn. Dù công ty bạn kinh doanh trong lĩnh vực gì, dù bạn muốn chuyển tải thông điệp gì, bạn cũng cần thể hiện ấn tượng rằng bạn đại diện cho một tổ chức làm việc hiệu quả, được điều hành tốt và bản thân bạn là một thành viên trong nhóm nhân viên hạnh phúc phục vụ những khách hàng hạnh phúc.

Bạn sẽ không thể hiện được ấn tượng này nếu như nhà báo xuất hiện tại văn phòng của bạn và phát hiện ở quầy lễ tân chỉ có báo của cơ quan báo chí cạnh tranh của anh ta. Bạn cũng không thể hiện được ấn tượng này nếu nhân viên lễ tân không được thông báo trước. “Có ai đó ở đây muốn gặp Brian. Cô ta nói rằng cô ta là nhà báo.” Hãy dành năm phút để đảm bảo rằng nhà báo được đón tiếp niềm nở ngay từ cửa chính văn phòng của bạn.

Hãy làm tương tự với hệ thống điện thoại và thông báo. Khi bạn ứng xử với giới truyền thông, hiệu quả thể hiện ngay trong việc trả lời điện thoại. Nếu cuộc gọi phải chuyển qua sáu người và mười phút nhạc chờ, bạn đừng mong có người đủ kiên nhẫn để chờ nói chuyện với bạn. Bạn có thể nói với các nhân viên của mình rằng chỉ mình bạn có quyền trả lời giới truyền thông, nhưng họ có thể cung cấp số điện thoại di động của bạn hoặc các thông tin hữu ích như thể bạn sẽ quay lại văn phòng trong mười phút nữa. Hãy đảm bảo rằng bạn được thông báo về cuộc gọi của nhà báo sớm nhất.

Nếu bạn thực sự sẵn lòng trao đổi với giới truyền thông và đặc biệt nếu bạn là người duy nhất trong công ty có khả năng nói về chủ đề đó, hãy nói với cấp dưới rằng họ có thể mời bạn ra khỏi cuộc họp nếu nhà báo gọi điện.

Dưới đây là một vài trường hợp thực tế:

Trong nhiều công ty, các nhân viên cấp dưới được phép cắt ngang cuộc họp ban giám đốc nếu một chiến dịch truyền thông đang được tiến hành và họ nhận được điện thoại của nhà báo.
Nhiều người cung cấp cho nhà báo đường dây trực tiếp, số điện thoại di động và điện thoại nhà.
Tiếp xúc với giới truyền thông là công việc có tính cạnh tranh. Nếu nhà báo không gọi được cho bạn, cô ta sẽ gọi cho người tiếp theo trong danh sách. Người đó có khả năng là đối thủ cạnh tranh của bạn.

Bạn có thể cho việc quan hệ tốt với những người trung gian giữa bạn và thế giới bên ngoài là cần thiết hay không cần thiết. Nhưng điều đó trở nên hiển nhiên nếu thư ký của bạn, các nhân viên lễ tân và những người trong văn phòng quý mến bạn đủ để nở một nụ cười khi có trục trặc với việc sắp xếp cuộc phỏng vấn (vì điều này thường xuyên xảy ra). Nếu họ không quan tâm giúp đỡ bạn và phóng viên của Financial Times buộc phải gọi cho bạn bằng điện thoại di động của mình từ quầy lễ tân để thông báo rằng mình đã đến, bạn chắc chắn sẽ đọc được chi tiết này trong bài viết mà nhà báo này đang nghiên cứu.

Những câu hỏi bạn nên hỏi

Nếu bạn gọi điện cho nhà báo vì bất kỳ lý do gì ngoài gọi điện lại, hãy nhớ hỏi:

Anh có thể nói chuyện bây giờ được không? Nếu câu trả lời là không, hãy hỏi khi nào phù hợp hơn và gác máy. Cách đơn giản và hiệu quả nhất để đưa mình ra khỏi phạm vi thông tin của nhà báo là “Điều này không mất một phút đâu” và sau đó thao thao nói về mẩu tin hấp dẫn của bạn trong khi mười phút nữa nhà báo phải nộp bài. Họ sẽ không nghe bạn. Họ thậm chí còn không để ống nghe sát tai. Nhưng họ sẽ nhớ rằng bạn quá ngốc nghếch khi không hiểu họ sắp đến hạn nộp bài. Chương sáu sẽ đề cập chi tiết hơn đến những thời điểm không phù hợp để gọi cho nhà báo.

Trong phần lớn trường hợp, cuộc điện thoại của bạn không đủ để khởi động cuộc phỏng vấn. Nhưng bạn có thể đặt ra một số câu hỏi. Nói chung, một cuộc phỏng vấn tốt là cuộc phỏng vấn trong đó bạn cung cấp thông tin và nhà báo đưa ra những câu hỏi với khoảng cách hợp lý. Nhưng nó giúp bạn biết bạn đang nói điều hữu ích thay vì lãng phí thời gian. Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy hỏi:

Anh cần gì? Câu trả lời, dù được diễn đạt như thế nào, cũng có thể được hiểu là “Tôi cần anh nói điều gì đó có thể trích dẫn được về…” Nếu đó là chủ đề lớn, bạn có thể giới hạn lại. Vì vậy hãy hỏi:

Góc độ mà anh muốn tiếp cận là gì hay chúng ta sẽ nói một cách khái quát? Nếu nhà báo yêu cầu nói một cách khái quát, bạn có thể đề cập đến thông tin nổi bật nhất. Nhà báo có thể không biết về diễn biến quan trọng mới nhất (vì nhà báo thường đưa tin về nhiều chủ đề và ngành của bạn không thường xuyên nằm trong nhóm chủ đề của anh ta), vì vậy bạn hãy hỏi:

Anh có quan tâm [đến diễn biến quan trọng mới nhất] không? Bạn có thể hỏi điều này trước khi cuộc phỏng vấn bắt đầu. Đây là một lý do khác cho thấy bạn nên đề xuất chủ đề. Bạn là người duy nhất có thể gợi ý tất cả các chủ đề phù hợp với bạn mà nhà báo có thể quan tâm.

Giờ là lúc sẵn sàng bắt đầu cuộc phỏng vấn. Các câu hỏi bạn có thể đặt ra vào lúc bắt đầu của cuộc phỏng vấn là:

Cuộc phỏng vấn này có phát trực tiếp không? Nếu là phỏng vấn phát thanh/truyền hình và không phát trực tiếp, bạn có thể nói “ờ” bất kỳ khi nào bạn muốn và trả lời lại bất kỳ khi nào cần thiết.

Anh sẽ sử dụng thông tin tôi cung cấp như thế nào? Có đôi lúc bạn nên biết bạn được phỏng vấn để làm gì, ví dụ để sử dụng cho một bài chuyên đề dài. Trong trường hợp đó, bạn có thể cung cấp những thông tin liên quan đến chủ đề mà (a) bạn biết trọn vẹn và (b) có thể đưa vào một hộp thông tin đặt trong bài viết. Nếu bạn được yêu cầu cung cấp thông tin cho một bản tin ngắn (nhà báo có thể không nói như thế), hãy coi đó là một cơ hội và sớm đưa ra thông tin nhà báo có thể trích dẫn được.

Tôi có thể xem câu trích dẫn trước khi anh đăng bài viết không? Đừng hỏi câu này nếu bạn không bắt buộc phải hỏi như vậy. Nếu bạn buộc phải xem trước câu trích dẫn, đừng sửa chữa điều gì không trực tiếp liên quan đến điều bạn nói hoặc định nói. Thay đổi những từ ngữ không quan trọng chỉ khiến nhà báo bực mình.

Khi nào anh phải nộp bài? Đôi khi bạn nên hỏi điều này. Vì công ty bạn có thể ra mắt sản phẩm mới trong tuần tới.

Hãy nhớ rằng nhà báo không nghỉ ngơi cho tới khi họ có được điều có thể trích dẫn. Vì vậy, việc bạn hỏi quá nhiều câu không cần thiết không phải là cách làm cho cuộc phỏng vấn nhẹ nhàng hơn.

Khi cuộc phỏng vấn sắp kết thúc, bạn nên hỏi:

Anh có quan tâm đến người có thể cho anh biết về…? Hãy kiểm tra trước điều này nhưng nhà báo thường thích có các nguồn tin mới và bạn có những đồng nghiệp có chuyên môn liên quan. Những người này cũng có thể thích được giới thiệu với nhà báo.

Anh có quan tâm đến hồ sơ sự kiện không? Có, nếu hồ sơ đó xác thực và được công chúng quan tâm.

Anh có cần ảnh minh họa không? Có.

Tôi có sơ đồ, biểu đồ phù hợp và một số đồ họa khác, anh có cần không? Có.

Và cuối cùng, dưới đây là hai điều bạn không nên nói:

Tất cả thông tin tôi cung cấp chỉ để tham khảo phải không? Điều này có nghĩa là anh sẽ không trích dẫn bất kỳ điều gì tôi nói phải không?

Tất cả các thông tin tôi cung cấp cho anh là không thể công bố, phải không?

Nếu bạn đồng ý trả lời phỏng vấn, bạn phải chấp nhận nguy cơ được trích dẫn. Trong vài trường hợp hiếm hoi, nếu có thỏa thuận trước, nhà báo sẽ phỏng vấn bạn để lấy thông tin tham khảo. Nhưng bạn nên nhớ: nếu điều bạn nói lọt vào tai nhà báo, bạn có thể được trích dẫn.

Chúng ta sẽ đề cập đến trường hợp “không được phép công bố” sau khi bàn về sự hữu ích và mặt trái của chính sách truyền thông.

Chính sách truyền thông chỉ phát huy hiệu quả khi người ta lờ chúng đi

Công ty của bạn có thể có chính sách hướng dẫn quan hệ với giới truyền thông. Ví dụ, tất cả các câu hỏi của nhà báo được chuyển tới bộ phận Quan hệ công chúng. Chỉ các cán bộ cấp cao mới có thể trả lời các nhà báo và họ có thể chỉ nói về lĩnh vực chuyên môn của họ.

Những chính sách như vậy là hữu ích và đôi khi là cần thiết. Chẳng hạn như bạn không muốn cấp dưới đưa ra những phát ngôn có thể ảnh hưởng tới giá cổ phiếu.

Nhưng cần phải có sự linh hoạt. Nếu nhà báo là người bạn biết rõ và cô ta thường viết những bài mà bạn muốn được trích dẫn trong đó, đừng buộc cô ta lần nào cũng phải đi qua phòng Quan hệ công chúng. Nếu chính sách truyền thông của công ty quy định rằng bạn không được phép cung cấp số gọi thẳng cho người muốn gọi cho bạn thì chính sách đó có vấn đề.

Và nếu chính sách truyền thông của công ty yêu cầu theo dõi các quan hệ của công ty với giới truyền thông, hãy bỏ chính sách đó đi. Những người quản lý hành chính muốn có tài liệu thống kê số lần các nhà báo gọi đến…, nhưng nhà báo thì chỉ cần có được câu trích dẫn. Nếu họ không dễ dàng gặp được bạn, họ sẽ tìm người khác.

Hãy nghĩ tới cấp dưới của bạn. Tất nhiên, họ không thể nói gì về chính sách của công ty và bạn không muốn họ dấn sâu vào các cuộc nói chuyện rồi có thể lỡ tiết lộ thông tin cho nhà báo. Nhưng bạn cũng không muốn họ bị cấm đoán nói chuyện với các nhà báo tới mức họ không được phép nói khi nào bạn có thể trả lời điện thoại.

Hãy nói cho họ biết họ có thể làm cầu nối giữa bạn và nhà báo như thế nào. Nói với họ những điều cởi mở như “Ồ, anh phải hỏi anh ta/cô ta về điều đó.” Hãy nhớ đến câu chuyện cẩn trọng của một cán bộ trẻ tuổi, anh ta thậm chí không dám xác nhận tên họ cấp trên của mình vì quá thấm nhuần rằng anh ta không được phép cung cấp thông tin cho nhà báo.

Phát ngôn không được trích dẫn

Không có gì là không được trích dẫn. Nếu có điều gì đó mà bạn tuyệt đối không muốn được trích dẫn, đừng nói điều đó ra. Nếu có thông tin hữu ích gì mà nhà báo cần biết nhưng bạn không muốn được trích dẫn điều đó, hãy nói trước với nhà báo rằng những điều bạn sắp nói là không được trích dẫn. Sau đó thì chấp nhận rủi ro. Nhưng hãy nhớ rằng rủi ro là rủi ro.

Trong nhiều trường hợp, tuyên bố không được trích dẫn được tôn trọng. Nhưng bạn phải tuyên bố trước và nếu bạn nói điều gì đó không được phép trích dẫn nhưng lại là điều rất đáng trích dẫn thì đừng ngạc nhiên khi lời nói của bạn vẫn được trích dẫn theo một kiểu nào đó. Ví dụ, “một nguồn tin thân cận” hay “một người trong cuộc” hoặc một nhân vật ẩn danh nào đó, hoặc điều bạn nói được diễn đạt lại mà không có dấu ngoặc kép. Rắc rối duy nhất ở chỗ bạn là người duy nhất được trích dẫn đâu đó trong bài báo và đó là loại thông tin mà bạn có thể cung cấp. Nhà báo nào cũng biết từ chối tiết lộ nguồn tin nhưng điều đó cũng không giúp ích được gì nếu bạn là nguồn tin duy nhất.

Tuyên bố không trích dẫn phát huy hiệu quả nhất khi bạn biết rõ nhà báo và bạn biết bạn có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà báo trong tương lai. Ngay cả khi đó, nếu bạn định tiết lộ điều gì nhạy cảm, hãy nhớ rằng (a) tất cả các nhà báo đều sử dụng máy ghi âm và (b) có những người xung quanh biết bạn trả lời phỏng vấn.

Khi bạn nói sang điều khác, hãy nhớ nói rõ là từ đó bạn có thể được trích dẫn. Đôi khi tuyên bố không được trích dẫn có thể quá đà.

Các thiết bị ghi âm

Chương tám có một phần về những vấn đề pháp lý có thể nảy sinh khi cuộc phỏng vấn được ghi âm. Phần này nói về những điều thông thường trong cuộc phỏng vấn.

Mọi người đều có thể ghi lại mọi thứ. Nhà báo mang theo máy ghi âm đến các cuộc phỏng vấn và bạn có thể đánh giá bạn đang trả lời ra sao căn cứ vào số lần họ kiểm tra máy có hoạt động không. Đối với phỏng vấn qua điện thoại, bạn có thể mua chiếc micro nhỏ gắn với máy ghi cuộc gọi hoặc bạn có thể mua điện thoại di động có chức năng ghi các cuộc gọi (bạn không thể gắn micro vào điện thoại di động được), hoặc bạn có thể mua bất kỳ hệ thống máy để bàn nào có thể kết nối với điện thoại hoặc máy tính và ghi lại tất cả các cuộc gọi. Một số thiết bị cứ năm giây lại kêu bíp bíp khiến người khác biết bạn sử dụng thiết bị ghi âm, nhưng một số khác hoạt động hoàn toàn im lặng. Bạn có thể tìm hiểu thêm trên Google bằng các từ khóa “thiết bị ghi âm” hoặc “điện thoại ghi âm.”

Việc ghi âm cuộc phỏng vấn được coi là lẽ đương nhiên và thường không cần phải báo trước. Bạn cần nhớ điều này: Không phải lúc nào bạn cũng biết micro hay máy ghi hình vẫn đang hoạt động. Các đèn tín hiệu màu đỏ có thể bị che lại. Một số nhà báo láu cá vẫn thường “quên” tắt thiết bị của họ.

Ngoại trừ điều đó, không có gì để nói nhiều về các thiết bị ghi âm. Nhiều nhà báo ghi âm cuộc phỏng vấn vì họ không ghi chép đủ nhanh. Thiết bị ghi âm của họ có bộ đếm giờ và khi bạn nói điều gì có thể trích dẫn được, họ chỉ cần ghi thời gian trên bộ đếm giờ chứ không cần ghi chép điều bạn nói.

Bạn có thể băn khoăn nhà báo có tua lại toàn bộ cuộc phỏng vấn đã được ghi âm hay không? Bạn có thể tự hỏi liệu có nên đưa thông tin quan trọng ra ngay từ đầu trước khi nhà báo mất hứng thú và bỏ qua những chi tiết quan trọng hay không? Bạn lo lắng như vậy là đúng.

Thái độ và cách chuyển tải

Trước hết là thái độ. Bạn hiểu điều bạn đang nói, đúng không? Bạn đang được phỏng vấn, tức là bạn là chuyên gia về vấn đề được phỏng vấn. Đó là vai trò của bạn trong cuộc phỏng vấn.

Bạn không chỉ quan tâm đến vấn đề của mình mà còn rất hứng thú với nó. Bạn muốn chia sẻ sự hứng thú của mình và cung cấp những thông tin liên quan đến vấn đề mà bạn quan tâm. Bạn cũng nghiêm túc về vấn đề đó. Không phải nghiêm túc theo nghĩa bạn không nở một nụ cười mà theo nghĩa đó là vấn đề quan trọng.

Đây không phải buổi tiệc nơi mọi người hỏi câu xã giao “Anh làm nghề gì?” và ngáp ngủ khi mới nghe được một nửa câu trả lời. Đây là cuộc phỏng vấn trong đó có người được trả tiền để (a) nghiên cứu về vấn đề của bạn và (b) trích dẫn lời nói của bạn một cách nghiêm túc với tư cách là chuyên gia về vấn đề đó. Nếu cuộc phỏng vấn do một công ty của họ sắp xếp, nhân viên quan hệ công chúng có thể sẽ “quảng cáo” với nhà báo rằng bạn là người hiểu biết rộng, thú vị, biết nói chuyện và lời nói có thể trích dẫn được. Đó chính là con người bạn.

Đây là hai ý quan trọng:

Vấn đề của bạn thú vị. Có thể có nhiều người cho rằng vấn đề của bạn nhàm chán nhưng họ không phải là nhà báo, những người được trả tiền để quan tâm đến một vấn đề nào đó và họ cũng không phải là công chúng của nhà báo, những người muốn đọc/nghe/xem điều bạn nói về vấn đề đó.
Công việc của bạn thú vị. Nếu công việc của bạn không thú vị, hãy hành động như thể nó thú vị. Xem mọi người nói về công việc họ thích hoặc một vấn đề họ quan tâm là cái hay của truyền hình dù công việc/vấn đề có là gì. Nếu bạn không thích công việc của mình, bạn không nên làm công việc đó nữa. Nhưng đó là một câu chuyện khác.

Nếu bạn thực sự thích nói về công việc của bạn hoặc vấn đề của bạn, bạn là người may mắn. Nếu không, hãy nói về công việc/vấn đề của bạn như thể nhà báo được trả tiền để nghe bạn nói về kỳ nghỉ gần đây của bạn ở Mauritius^[1], hoặc thành công của con bạn trong kỳ thi piano lớp 4, hoặc bộ đồ chơi bạn đang làm trên gác mái, hoặc tấm màn gió bạn chọn cho hợp với màu thảm trong phòng ngủ chẳng hạn.

Hãy nhớ thi thoảng ngừng nói và chờ câu hỏi tiếp theo.

Cách chuyển tải. Bạn không nên ngồi lì trên ghế, nói đều đều. bạn không nên thả một tay ra phía sau ghế (vì đây là dấu hiệu của sự không thoải mái, muốn chạy trốn.) Bạn cũng không nên ngồi ưỡn thẳng về phía mặt nhà báo, vung tay nói ào ào khiến nhà báo không thể hỏi xen vào.

Điều cốt yếu là bạn phải bày tỏ được ý kiến một cách chừng mực chứ không quá đà hoặc không quá dè dặt.

Vì thế, lời khuyên hiển nhiên là: Hãy là chính bạn.

Một lời khuyên hữu ích nữa là bạn hãy nói chuyện với nhà báo như thể bạn đang nói chuyện với một người bạn trước cuộc phỏng vấn, trả lời câu hỏi “Anh sẽ nói gì trong cuộc phỏng vấn?” để hướng đến những thông tin cần thiết mà bạn cần nói.

Thế nhưng, bạn đừng bao giờ trả lời câu hỏi đó của bạn mình. Nếu một người bạn, đồng nghiệp hoặc đối tác hỏi bạn trước cuộc phỏng vấn rằng bạn sẽ nói gì với nhà báo, hãy đưa ra câu trả lời không cụ thể và không rõ ràng. Không nên tập trước nhiều điều bạn tâm đắc nhất. Bạn cần thể hiện sự tự nhiên trong cuộc phỏng vấn.

Quan trọng hơn cả, hãy thư giãn hoặc tỏ ra thư giãn. Hãy tới cuộc phỏng vấn với suy nghĩ bạn và nhà báo cùng có chung mối quan tâm về vấn đề và cả hai đều hứng thú trao đổi về vấn đề đó. Đây là điều cốt lõi.

Sai lầm nghiêm trọng trước khi tới cuộc phỏng vấn là cho rằng nhà báo sẽ đặt những câu hỏi khó, không thân thiện hoặc gài bẫy bạn. Nhà báo thường bắt đầu cuộc phỏng vấn với thái độ bình thường, nhưng cũng tỏ vẻ nóng lòng chờ câu trả lời có thể trích dẫn được từ bạn. Nếu bạn có thái độ phòng vệ ngay từ đầu và không nói được điều gì đáng trích dẫn, công việc của nhà báo sẽ trở nên khó khăn hơn. Trong trường hợp này, nhà báo có thể đặt những câu hỏi khiến bạn bối rối, giật mình hoặc tức giận để bạn phải nói ra điều họ muốn. Nhà báo vẫn giữ thái độ bình thản nhưng giờ thì cô ta buộc phải tìm cách khiến bạn nói.

Bạn sẽ cảm thấy an tâm với những thông tin dưới đây. Tuy không ai tin những điều này nhưng rồi tất cả mọi người đều thấy nó đúng.

Các cuộc phỏng vấn diễn ra khó khăn thường thành công hơn các cuộc phỏng vấn được thực hiện dễ dàng. Bạn cần có động lực, cần được kích thích, thử thách hoặc quyết tâm để đưa ra ý kiến của mình. Điều này làm cho cuộc phỏng vấn diễn ra theo ý muốn của cả hai bên. Ở đây chúng tôi không nói về quản lý khủng hoảng (xem Chương bảy) mà về cuộc phỏng vấn bình thường giữa một nhà báo cần trích dẫn lời nói của người được phỏng vấn vẫn chưa đáp ứng được mong đợi của anh ta.

Bạn có thông tin để cung cấp trong cuộc phỏng vấn. Bạn muốn mọi người cùng chia sẻ thông tin này, bạn quan tâm và bạn hứng thú… Vì vậy, bạn sẽ diễn đạt những điều bạn muốn nói. Bạn sẽ đưa ra thông tin nhưng hãy nhớ ngừng nói khi nhà báo ra tín hiệu muốn đặt câu hỏi. Bạn có thể ngồi hướng về phía trước vì tư thế đó tích cực hơn ngồi ngả về phía sau và nếu như mọi việc diễn ra tự nhiên, bạn có thể khua tay trong khi nói – nhưng đừng khua loạn xạ. Thể hiện sự linh hoạt trong khi nói là điều rất tốt nhưng cần phải có chừng mực.

Và khi cuộc phỏng vấn kết thúc, có một cách đơn giản để biết cuộc phỏng vấn có thành công không. Nếu cuộc phỏng vấn thành công, cả bạn và nhà báo đều cảm thấy hài lòng.

Kiểm soát và định hướng

Đối với các quan chức cao cấp, đây thường là phần khó. Những người xung quanh bạn phải làm những điều bạn nói. Bạn là người có vai vế. Mọi người lắng nghe bạn và làm theo yêu cầu của bạn.

Bây giờ bạn tiếp nhà báo. Người này không giống (có thể bạn chưa nhận ra cho đến bây giờ) những nhân viên trong văn phòng của bạn. Cô ta không ghi lại từng từ bạn nói, không tỏ ra ấn tượng với quyền lực, ảnh hưởng, chức vụ, vai vế, văn phòng của bạn… Lịch làm việc của bạn thì bận rộn nhưng cô ta không hề hiểu rằng được gặp bạn là điều may mắn.

Và cô ta không giống những người bạn thường gặp ở các cuộc họp.

Nếu bạn nhận thấy những điều trên, hãy nhớ đến điều này. Công việc của bạn gắn liền với hệ thống thứ bậc. Nhưng nhà báo thì không (không ở trong hệ thống thứ bậc như bạn, xem Chương hai). Ngay cả khi bạn là tổng giám đốc thì việc nhà báo phỏng vấn bạn cũng cho thấy cô ta đã hẹn phỏng vấn với ba tổng giám đốc khác trong tuần này và có thể hoặc hai ba tổng giám đốc nữa trong tuần tới. Nếu cô ta đang nghiên cứu vấn đề gì cần phỏng vấn các tổng giám đốc và bạn là tổng giám đốc thì vai trò của bạn cũng chỉ đơn giản là một trong những nguồn tin trong danh sách liên lạc của cô ta. Nếu cô ta thấy dễ liên lạc với bạn, cô ta sẽ đưa bạn vào danh sách những tổng giám đốc lần sau gọi tiếp.

Điều quan trọng ở đây là: không nhà báo nào nghiên cứu về bất cứ vấn đề gì lại chỉ phỏng vấn một người. Nếu phỏng vấn bạn, rất có khả năng cô ta sẽ phỏng vấn những người giống bạn trong các công ty khác. Vì vậy, ai cũng như nhau, ngoại trừ việc bạn thoải mái như thế nào trong cuộc phỏng vấn.

Chương hai có nói rõ những kiểu người nào có thể trở thành nhà báo và tính chất công việc của họ. Giờ chúng ta sẽ nói đến cách kiểm soát cuộc phỏng vấn với nhà báo.

Quy tắc thứ nhất: đừng cố kiểm soát mọi việc. Đó không phải là cách ứng xử trong cuộc phỏng vấn. Dù bạn quan trọng đến đâu và nhà báo bình thường đến mức nào thì bạn đừng tỏ ra vẻ bề trên nếu bạn còn muốn được nhà báo gọi lại. (Và tốt nhất bạn không nên đề cập đến việc bạn biết biên tập viên hoặc thư ký tòa soạn. Các nhà báo mới vào nghề sẽ trở thành các nhà báo có kinh nghiệm, được thăng tiến và họ nhớ rất dai).

Bạn kiểm soát cuộc phỏng vấn bằng cách cung cấp thông tin hữu ích. Vì vậy, tốt hơn là bạn nghĩ cách định hướng cuộc phỏng vấn bằng những cách tinh tế.

Trước tiên, bạn phải dễ tiếp cận. Bạn hiểu rằng nhà báo là cầu nối đến hàng ngàn khách hàng tiềm năng cũng như nhiều đối tượng khác. Bạn, công ty của bạn và thương hiệu của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi cách nhà báo thể hiện các thông tin mà bạn cung cấp và ấn tượng bạn tạo cho cô ta.

Vì vậy, bạn hãy dành thời gian để xem nhà báo có liên hệ và đến phỏng vấn bạn được dễ dàng không. Đây không phải lúc tính toán thiệt hơn. Hãy chú ý đến từng chi tiết.

Nếu bạn làm tốt như bạn nghĩ, bạn sẽ thấy mình đang đối diện/trao đổi với một nhà báo thật dễ chịu và cô ta ấn tượng với năng suất của công ty bạn. Bạn có thể cũng cần bảo đảm rằng cà phê mời nhà báo còn nóng.

Bạn có thể xem lại những việc bạn đang làm mà một tổng giám đốc không làm. Bạn có thể tìm hiểu xem điều gì khiến bạn khác biệt với những tổng giám đốc khác trong danh sách liên lạc của nhà báo. Đây là điều cần suy nghĩ.

Điều bạn không nên làm là:

Tự nói về mình. Đừng tự nói về mình dù theo cách nào. Bạn không kết thúc một thương vụ, bán một mặt hàng hay tìm cách giành lấy hợp đồng trong cuộc phỏng vấn với nhà báo. Bởi vì nhà báo đang thu thập thông tin từ cả những người khác, công việc của cô ta không phải là khẳng định công ty bạn là số một và viết hoàn toàn về công ty bạn. Công việc của cô ta là tìm một góc độ về vấn đề được đưa ra trong cuộc phỏng vấn và viết bài theo góc độ đó.

Tại sao không nên làm như vậy?

Bạn không thể “giành được thắng lợi” trong cuộc phỏng vấn. Các nhà báo đều coi trọng quyền được tự quyết định. Điều này khiến họ khác biệt với mọi người và nếu bạn tranh thủ quảng cáo về sản phẩm trong cuộc phỏng vấn, họ sẽ coi đó là sự xúc phạm đối với trí tuệ của họ và là ý đồ muốn chi phối kết luận của riêng họ. Họ viết cho công chúng chứ không viết cho bạn. Công chúng của họ không để đem ra bán, cũng không dễ mua được.

Điều này rất quan trọng. Hãy nhớ rằng nhà báo chịu trách nhiệm trước hết với công chúng và sau đó là biên tập viên (hoặc ngược lại) và nghề báo của cô ta sẽ sớm chấm dứt nếu cô ta có thói quen “tâng bốc” những mối quan hệ thân quen và viết những bài báo như những bài quảng cáo. Cô ta phải có quan điểm độc lập. (Tất nhiên, ở một số tờ báo ngành nhỏ, sự độc lập của nhà báo không quá quan trọng, nhưng ngay cả ở đó đừng hy vọng bạn có thể viết theo lối xu nịnh nếu bạn muốn xây dựng các mối quan hệ lâu dài).

Bên cạnh đó, không mâu thuẫn với những điều đã nói trong Chương ba về việc đưa ra thông điệp rõ ràng và sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn, những người trả lời phỏng vấn tệ nhất là những người mang đến cuộc phỏng vấn bài diễn văn ca ngợi công ty mình. (Nếu bạn chê bai đối thủ cạnh tranh, nhà báo sẽ phỏng vấn đối thủ cạnh tranh của bạn để xem chuyện là thế nào. Luôn như vậy.)

Điều bạn không nên làm trong năm phút đầu tiên của cuộc phỏng vấn là:

Đừng nói về công ty bạn trước. Bạn chỉ làm vậy khi nhà báo bắt đầu câu chuyện bằng câu hỏi “Hãy cho tôi biết về công ty của ông.” Hãy nói về công ty của mình nhưng đừng dài dòng. Cô ta sẽ không trích dẫn đoạn bạn nói về công ty bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh bắt đầu câu trả lời với cụm từ “Ở Công ty Sales Pitch, chúng tôi…”

Điều bạn nên làm là:

Lắng nghe và quan sát.
Linh hoạt.
Hợp tác.
Bạn có thể nói những lời dí dỏm.

Lúc này bạn cần “nhắm trượt.” Việc đưa tin theo hướng tích cực và quan hệ đôi bên cùng có lợi lâu dài với nhà báo cần được coi là sản phẩm phụ của cuộc phỏng vấn thành công.

Cần phải như vậy. Tất nhiên, bạn cũng cần tên của công ty bạn được viết đúng trên báo hoặc trên màn hình. Nếu đó là mục tiêu của bạn, không sao cả. Nhưng bạn nên tạo cho nhà báo và công chúng của cô ta ấn tượng rằng bạn là người dễ gần, một chuyên gia… Điều này là bởi một độc giả hay một khán giả sẽ không chú ý đến từng câu, từng chữ trong bài báo hay bản tin. Nhưng gần như bản năng tất cả chúng ta đều nảy sinh cảm tình hay ác cảm với người đang nói. Ấn tượng đó nảy sinh từ giọng nói, diện mạo và trong báo in là phần thông tin nền quanh câu trích dẫn.

Điều bạn cần là độc giả/khán giả không chỉ nghĩ “Anh ta rất hiểu vấn đề anh ta nói” mà cả “Tôi thích anh ta” và một cách không chủ ý “Tôi có thể đến gặp anh ta nếu tôi có vấn đề về [lĩnh vực chuyên môn của bạn.]”

Nhưng bạn không thể bắt nhà báo ca ngợi bạn như thể cô ta thích bạn. Bạn chỉ cần có sự ủng hộ của cô ta.

Hai điều bạn có thể làm để định hướng cho cuộc phỏng vấn là: đưa ra những câu trả lời dẫn dắt và chú ý đến những chỉ dẫn đơn giản. Hai điều này sẽ được đề cập trong phần tiếp theo. Giờ hãy nhớ đến việc bạn đang tiếp xúc với người:

Không biết rõ chủ đề bằng bạn;
Không biết nên đặt câu hỏi nào, càng không biết câu trả lời;
Không theo dõi những vấn đề quan trọng trong ngành của bạn;
Không chú ý đến những sự kiện lớn diễn ra tuần trước;
Không muốn bị mớm chuyện;
Muốn tìm hiểu nhưng không muốn được người khác nói cho biết nếu không hỏi;
Có thể không muốn thú nhận rằng mình không hiểu vấn đề; và
Có thể muốn có bạn – nguồn tin trong ngành này.

Cũng có khả năng nhà báo đang sửa chữa bài viết của một người khác, người này không hiểu rõ vấn đề bằng nhà báo.

Chú ý: Nhà báo thường không nói những điều họ biết. Họ không thể trích dẫn chính họ, vì vậy họ đặt những câu hỏi mà họ đã biết chắc câu trả lời để có câu trích dẫn. Đôi khi nhà báo cố tình đặt những câu hỏi ngốc nghếch để tìm hiểu những điều bạn biết. Đôi khi họ đưa ra những câu hỏi ngốc nghếch thật. Đừng tỏ thái độ. Đây không phải lúc phí thời gian của bạn.

Vậy cụ thể bạn phải làm gì? Gợi ý cho bạn là:

Nhà báo luôn lắng nghe câu hỏi tiếp theo.

Lắng nghe câu hỏi tiếp theo là như thế nào?

Tức là, mặc dù nhà báo đã chuẩn bị sẵn một số câu hỏi trước cuộc phỏng vấn nhưng họ vẫn lắng nghe câu trả lời của bạn để đưa ra những câu hỏi tốt hơn.

Tốt hơn như thế nào?

Tốt hơn theo nghĩa những điều bạn nói dựa vào kiến thức cập nhật của bạn về ngành. Một người trả lời phỏng vấn giỏi sẽ nói những điều anh ta muốn nói bằng những câu ngắn gọn và có thể trích dẫn được. Một người trả lời phỏng vấn giỏi sẽ linh hoạt. Sau những việc xảy ra tuần trước, người trả lời phỏng vấn giỏi cũng chịu khó lắng nghe.

Điều gì xảy ra tuần trước?

Bạn hiểu điều tôi muốn nói chứ? Chỉ đơn giản như vậy. Tôi đã đưa ra nội dung về lắng nghe và thể hiện sự linh hoạt, còn bây giờ tôi hướng cuộc phỏng vấn đến những điều xảy ra tuần trước.

Hãy nói cho tôi biết thêm về lắng nghe.

Điều tôi nói lúc trước đã không phát huy tác dụng. Tôi muốn nói cho anh biết điều xảy ra tuần trước nhưng anh lại hỏi về việc lắng nghe. Là một người biết lắng nghe, tôi sẽ tạm quên những điều xảy ra tuần trước (có thể thử lại sau) và cho anh biết điều này: nếu nhà báo hỏi bạn về một khía cạnh nhất định hoặc một chi tiết nhất định, hãy bám sát nó. Bạn đã khiến cô ta quan tâm và nếu bạn may mắn, những chỉ dẫn bạn đưa ra sẽ trở thành câu chuyện của nhà báo. Và khi câu chuyện tiếp diễn, đó không phải là chuyện về khoa học tên lửa.

Khoa học tên lửa? Khoa học tên lửa thì liên quan gì ở đây?

Hãy nhớ rằng mặc dù bạn không thể và không nên tìm cách kiểm soát một cuộc phỏng vấn, nhưng bạn có thể định hướng nó bằng những điều bạn nói. Giờ chúng ta sẽ bàn đến những câu trả lời dẫn dắt và chỉ dẫn đơn giản.

Các câu trả lời dẫn dắt và những chỉ dẫn đơn giản

Vấn đề là như thế này. Khi bước vào cuộc phỏng vấn, bạn đã biết rõ bạn cần nói gì. Điều đó tất nhiên căn cứ vào mục tiêu kinh doanh của bạn hài hòa với mối quan tâm của nhà báo và những diễn biến trong ngành của bạn.

Trong khi đó, nhà báo chưa từng tìm hiểu về ngành của bạn từ ba bài chuyên đề trước. Giờ nhà báo xuất hiện với một số câu hỏi dựa trên ý tưởng sơ sài cho bài chuyên đề và nửa giờ tìm thông tin trên Internet cùng bất kỳ thông tin gì mà cô ta đã thu thập được từ các cuộc phỏng vấn trước. Cô ta có thể cũng đã đọc một số thông tin về công ty bạn và cũng có thể không.

Có thể cô ta sẽ quan tâm tìm hiểu những điều mới xảy ra trong ngành của bạn hoặc cô ta đã tìm hiểu kỹ vấn đề để lựa chọn một góc độ cho bài chuyên đề của mình.

Dù theo cách nào thì nhà báo cũng sẽ nhạy bén với những điều bạn nói mà cô ta chưa biết. Nguy hiểm đối với nhà báo là không phát hiện được những điều quá hiển nhiên mà không ai buồn đề cập đến. Đừng giả định rằng chuyện đó thì ai cũng biết.

Luôn có cơ hội để trao đổi với một chuyên gia trước khi bạn trả lời phỏng vấn truyền hình/phát thanh; nhà báo rất muốn nghe về tất cả những vấn đề thời sự mà căn cứ vào đó họ có thể đặt câu hỏi.

Dưới đây là hai lời khuyên trái ngược.

Đừng bao giờ giả định rằng khi nhà báo đặt một câu hỏi, cô ta chỉ cần biết câu trả lời.
Đừng bao giờ giả định rằng nhà báo muốn biết nhiều hơn điều cô ta hỏi.

Bất kỳ nhà báo nào cũng cần bạn đưa ra câu trả lời có thể trích dẫn được. Nhưng bất kỳ nhà báo nào cũng muốn trở về văn phòng với đầy đủ thông tin để hoàn thành bài báo. Họ không muốn trở về với chuyện của ngày hôm qua.

Vì vậy, bạn hãy trả lời các câu hỏi. Nhưng hãy định hướng cuộc trao đổi bằng những gợi ý rằng còn có những thông tin quan trọng khác. Đừng thay đổi chủ đề của cuộc phỏng vấn. Đừng nói “Sao anh không hỏi tôi về…?” Nhưng bạn có thể dùng cách nói như “Tất nhiên, một khía cạnh khác của vấn đề là…” Sau đó, hãy trình bày khía cạnh đó một cách ngắn gọn và dừng lại. Nếu quan tâm, nhà báo sẽ hỏi.

Và nếu họ quan tâm, hãy thuận theo dòng thông tin. Bạn có thể coi đây là việc cung cấp cho họ những chỉ dẫn. Hoặc nếu nhà báo đột nhiên hỏi bạn về một góc độ hẹp của vấn đề, dù bạn có dẫn dắt nhà báo tới góc độ đó hay không, bạn hãy chớp lấy cơ hội. Đến lượt bạn đi theo chỉ dẫn. Khi nhà báo xác định góc độ mà cô ta thích, mọi thông tin khác trở thành vô nghĩa. Ngay cả khi bạn có cả núi thông tin về điều gì khác, bạn cũng không thể kéo nhà báo ra khỏi góc độ mà cô ta đã chọn.

Giờ chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu thêm một số điều có thể xảy ra trong cuộc phỏng vấn.

Những thủ đoạn bẩn thỉu và sự khôn ranh xảo quyệt

Chúng ta đều có thể phải đối mặt với điều này. Điều nhà báo muốn đạt được từ cuộc phỏng vấn và điều bạn muốn là hai điều hoàn toàn khác nhau. Chúng ta đã nói đến các câu trích dẫn, đoạn trích dẫn, thông điệp, câu chuyện… nhưng suy cho cùng điều cơ bản nhất là nhà báo cần bạn nói và nói.

Điều này không phải lúc nào cũng đạt được bằng các câu hỏi. Câu trả lời đầu tiên của bạn có thể ngắn gọn, hoàn chỉnh nhưng không hề có thông tin dẫn dắt câu hỏi tiếp theo. Câu trả lời thứ hai, thứ ba và thứ tư… của bạn có thể cũng như thế. Nếu bạn quá kín tiếng, nhà báo có thể sử dụng một số thủ đoạn để khiến bạn nói năng cởi mở hơn.

Nếu điều này xảy ra, bạn hãy nhớ:

Nếu nhà báo tìm cách đánh lừa, giăng bẫy hoặc làm bạn mất bình tĩnh, mục tiêu của anh ta là làm cho bạn phải nói chuyện cởi mở hơn.

Tất nhiên cũng có những ngoại lệ. Nếu bạn là chính trị gia hoặc nếu công ty của bạn tham gia một cuộc đấu thầu hoặc nếu kết quả của bạn sắp được công bố hoặc công ty bạn đang khủng hoảng (xem Chương bảy), nhà báo có thể có những ý đồ khác. Nhưng điều bạn cần nhớ là:

Nếu nhà báo cố tình tìm cách khiến bạn nói điều bạn không muốn nói, bạn có thể sẽ không hề ngạc nhiên. Bạn cũng có thể đã biết điều đó là gì. Và có lẽ bạn không nên chấp nhận lời đề nghị phỏng vấn của nhà báo.

Trong nhiều trường hợp, nhà báo chỉ muốn hoàn thành công việc. Nhưng như đã nói, để hoàn thành công việc, nhà báo phải khiến bạn nói năng cởi mở và để làm được điều này, nhà báo sẽ sử dụng một số thủ đoạn.

Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ bàn đến một số thủ đoạn cụ thể. Bên cạnh đó còn có những thủ đoạn khác và tất cả các nhà báo đều có những tiểu xảo phỏng vấn của riêng họ.

Những câu hỏi vỗ mặt và những cuộc phỏng vấn khó khăn

Phần lớn những điều bạn cần biết để đối phó với những câu hỏi khó đã được đề cập trong phần trên đây. Nhưng vì đây là một vấn đề quan trọng, nên chúng tôi xin đưa thêm một số hướng dẫn.

Có trường hợp các câu hỏi nhằm mục đích khiến bạn thừa nhận sự thật. Ví dụ, 5 năm trước bạn sa thải hàng trăm nhân viên và bạn phải nói đúng như vậy. Cũng có thể tình hình đã cải thiện, bạn có nhiều đóng góp cho việc đào tạo lại… nhưng câu trả lời của bạn sớm hay muộn phải có từ “Có.”

Khi bạn đã thừa nhận, bạn có thể tiếp tục. Trong trường hợp bạn bị phỏng vấn với ý đồ xấu, hãy nói rằng nguyên nhân là do kinh nghiệm và loại người phỏng vấn khỏi danh sách của bạn. Nhưng sau câu trả lời “Có”, phần lớn những người phỏng vấn sẽ thoải mái hơn.

Cũng có khả năng, phản ứng của nhà báo là không có cơ sở. Bạn chưa từng sa thải ai, sản phẩm của công ty bạn có giá trị kinh tế, xe hơi của công ty bạn không phải đồ bỏ đi…

Nếu thái độ nóng nảy của nhà báo là không đúng thì bạn gặp may. Đây là cơ hội để bạn khẳng định vị thế của mình, bảo vệ sự thật một cách quyết liệt và giành thắng lợi trong cuộc tranh luận mà lẽ phải thuộc về bạn. Thế nhưng, đừng tỏ ra giận dữ và cũng không nên nhượng bộ. Hãy đưa ra lý lẽ cứng rắn, thể hiện một cách thuyết phục.

Đừng bám lấy ý nghĩ rằng nhà báo tỏ ra nóng nảy để khiến bạn phải nói năng cởi mở.

Điều này đã được khẳng định từ trước. Bạn có thể không muốn kiểm chứng điều này nhưng bạn có thể chắc chắn rằng các cuộc phỏng vấn khó khăn thường thành công hơn các cuộc phỏng vấn theo kiểu huề cả làng.

Im lặng

Bạn đưa ra câu trả lời và nhà báo tỏ ý muốn bạn nói thêm. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong tình huống này, bạn sẽ nói tiếp điều gì đó. Như thế đã xong chưa? Chưa. Nhà báo vẫn chờ đợi bạn nói thêm. Bạn nghĩ: mình chưa nói điều gì nhỉ? Mình có thể nói điều gì khác nữa nhỉ?

Đến lúc này bạn đã đi quá xa với những gì bạn chuẩn bị và nếu bạn không cẩn thận, bạn sẽ nói ra điều mà bạn không định nói.

Mấu chốt là như vậy. Trong các cuộc trò chuyện, mọi người cố gắng lấp đầy các khoảng lặng. Nhưng đây không phải là cuộc trò chuyện. Đây là cuộc phỏng vấn. Nhà báo có cách khiến bạn nói và im lặng là một cách.

Những người giỏi trả lời phỏng vấn cũng là những người giỏi đưa ra câu trả lời và sau đó im lặng, chờ đợi câu hỏi tiếp theo. Khi nhà báo cũng im lặng, họ nở nụ cười như thể muốn nói tôi biết ý đồ của anh.

Tại sao?

Đây là một trong những câu hỏi mà nhà báo đưa ra trong cuộc phỏng vấn nhằm kiểm chứng thông tin. Tại sao? Có điều đó thật sao? Anh có chắc không? Thật vậy ư?

Khi bạn nhận được những câu hỏi này, hãy trả lời ngắn gọn. Anh hỏi tại sao là ý gì? Đúng như vậy. Tôi dám chắc. Đúng, đúng như thế.

Đừng quay trở lại câu trả lời trước của bạn và diễn giải thêm, giải thích hoặc chứng minh nó. Nếu bạn coi câu hỏi của nhà báo là cơ hội, hãy đưa ra thông tin mới. Nhưng đừng mất cân bằng bởi những câu hỏi mà bạn không lường trước.

Những câu hỏi hoàn toàn ngớ ngẩn

Đôi khi đây là tiểu xảo. Đôi khi điều này xảy ra trong lúc nhà báo vừa gật đầu khi nghe bạn nói, thỉnh thoảng đệm vào những từ “à há” vừa nghĩ “Máy ghi âm có chạy không nhỉ? Mình có nên thay pin không nhỉ? Mình sắp hết câu hỏi chưa nhỉ? Anh ta có nhận ra là mình hầu như chẳng biết gì về điều này không nhỉ?”

Dù thế nào thì những câu hỏi ngớ ngẩn tiếp sau nên được coi là cơ hội để cung cấp thông tin mà bạn chưa có cơ hội để nói ra. Tốt nhất là, câu trả lời của bạn cần liên quan chút ít đến câu hỏi. Và tất nhiên, bạn không nên thể hiện ra rằng câu hỏi tiếp theo đó thật là ngốc nghếch.

Nếu bạn trả lời phỏng vấn trực tiếp trên phát thanh/truyền hình, điều quan trọng là bạn nói liền mạch. Và bạn không để cho nhà báo biết rằng bạn nghĩ anh ta là kẻ ngốc. Hãy nói điều bạn cần nói một cách tự tin với khuôn mặt bình thản.

Câu hỏi ngu xuẩn đến ngạc nhiên

Đôi khi, câu hỏi của nhà báo cho bạn thấy rằng nhà báo không hiểu một chút gì về chủ đề của cuộc phỏng vấn. Nếu đó là cuộc phỏng vấn phát trực tiếp, hãy tiếp tục nói và nhớ rằng bạn đang nói với cả công chúng chứ không riêng gì nhà báo; công chúng là quan trọng và họ hiểu điều bạn nói. Những điều nói ở phần trên có thể áp dụng được ở đây.

Một cách khác là nếu bạn muốn tỏ ra rộng lượng, thông cảm và có ích, bạn có thể nói những điều như “Cho phép tôi đặt điều này trong bối cảnh…” hoặc “Trước khi trả lời câu hỏi đó, tôi cần cung cấp thêm cho anh một số thông tin nền.” Sau đó, bạn giải thích một cách khéo léo nhất có thể rằng hai nhân hai bằng bốn. Bạn thỉnh thoảng có thể chêm vào “Như anh biết đấy... ” và nếu có thể, hãy giải thích mọi sự mà không thể hiện lộ liễu rằng bạn đang giảng bài.

Tất nhiên, cũng đừng bị đánh lừa. Nhà báo không phải lúc nào cũng ngớ ngẩn như vẻ ngoài của họ. Đôi khi họ tỏ ra ngốc nghếch để khiến bạn nói điều gì đó có thể trích dẫn được.

Hiểu biết rộng nhưng không sâu

Thay mặt cho tất cả các nhà báo, đây là lời xin lỗi. Các nhà báo hiếm khi là chuyên gia về một vấn đề. Ví dụ, ở một tạp chí quản lý, họ có thể viết về chương trình Thạc sĩ quản trị kinh doanh trong tháng này, quản lý quan hệ khách hàng trong tháng tới và các khó khăn tiếp thị trong tháng tiếp sau. Không có đủ thời gian và đủ con người để dành trọn vẹn cả sự nghiệp cho duy nhất một vấn đề.

Thế nhưng, bạn là chuyên gia. Bạn làm việc trong lĩnh vực của bạn đủ lâu để được phỏng vấn về vấn đề đó. Bạn nắm được các câu trả lời và bạn còn biết nên hỏi câu gì. Nếu có một tấm bảng trong tay, chúng ta có thể vẽ một đường thẳng đứng (hoặc có thể hơn một) để biểu diễn (các) lĩnh vực chuyên môn của bạn và hiểu biết thấu đáo của bạn về lĩnh vực đó.

Giờ chúng ta hãy vẽ một đường để biểu diễn các lĩnh vực chuyên môn của nhà báo. Đó sẽ là đường nằm ngang. Đường đó đi qua nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng bạn không thấy chiều sâu hiểu biết của nhà báo trong các lĩnh vực đó. Nó sẽ trông hay hơn nếu chúng ta mở rộng thêm các kỹ năng nghiên cứu, kỹ năng phỏng vấn… nhưng trên phương diện nghề nghiệp, kỹ năng quan trọng đối với nhà báo là biết đủ những điều cần biết về những vấn đề anh ta không biết.

Công nghệ trục trặc

Nhiều năm trước đây, mọi người dùng máy chiếu hắt, chứ không dùng Powerpoint và các chương trình trình chiếu khác. Ngày đó, các phim chiếu thường lộn xộn hoặc lạc hậu hoặc chúng có thể bị kẹt trong máy chiếu.

Quy tắc luôn luôn là: bạn có thể luống cuống vì điều đó và mất đi sự thông cảm của công chúng hoặc bạn có thể giành lấy sự ủng hộ của công chúng với lý do công nghệ.

Quy tắc này giờ đây vẫn có thể áp dụng. Nếu bạn định dùng công nghệ trong bài trình bày với nhà báo, hãy nhớ:

Chớ nên làm thế.
Nếu bạn vẫn quyết làm thế, hãy chuẩn bị phương án dự phòng.

Đã từng có một ngân hàng thuyết trình bằng Powerpoint với một nhóm nhà báo. Họ hạ cửa chớp bằng điều khiển từ xa. Khi các cánh cửa chớp hạ xuống, người ta nghe thấy một nhà báo nói nhỏ “Vui lòng dừng lại, vui lòng dừng lại.”

Bởi vì ngân hàng rất tự hào với hệ thống cửa chớp điều khiển tự động mới của mình và muốn gây ấn tượng với các nhà báo bằng hệ thống này, chúng tôi đưa ra nguyên tắc như sau:

Nếu bạn muốn gây ấn tượng với các nhà báo và thể hiện quá lộ liễu, họ sẽ tỏ ra không hề bị ấn tượng.

Nếu thiết bị công nghệ của nhà báo trục trặc, hãy tỏ ra rộng lượng và sẵn sàng giúp đỡ. Bạn là người dễ chịu.

Đó là điều cần ghi nhớ. Giờ chúng ta sẽ bàn đến những hình thức giao tiếp khác nhau giữa bạn và nhà báo.

Các cuộc điện thoại

Trước tiên chúng ta sẽ nói đến các cuộc gọi bất ngờ. Đây là trường hợp khi nhà báo cần một câu trích dẫn hơn là cần sắp xếp một cuộc phỏng vấn sau đó. Cần phải nói rằng một nhà báo bất ngờ gọi đến thường là người đang tìm kiếm một nguồn tin mới hoặc là người đến phút cuối chợt nhận ra mình chưa có đủ chi tiết cho bài viết hoặc một câu trích dẫn hoặc một ý chính cho câu chuyện của mình. Dù thế nào thì đây cũng là cơ hội để kiểm tra kỹ năng quan hệ với giới truyền thông của bạn và thể hiện sự dễ gần của bạn. Dù thế nào, bạn cũng đang đứng trước một thử thách: bạn có xứng đáng là một nguồn tin không; bạn có phải là nguồn tin sẵn sàng giúp đỡ nhà báo trong lúc cấp bách không? Nếu bạn chưa trả lời cuộc gọi, hãy gọi lại ngay khi có thể hoặc bảo đảm nhà báo hiểu rằng bạn thực sự đang rất bận. Tốt nhất là nên có người nào đó trong văn phòng thay bạn trả lời điện thoại trong lúc bạn vắng mặt.

Khi bạn có cuộc phỏng vấn qua điện thoại đã hẹn trước, hãy cắt cử mọi người trước. Nếu bạn cần có người ngồi trực điện thoại, hãy cử người làm việc đó trước cuộc phỏng vấn. Đừng buộc nhà báo phải chờ máy trong khi có người đi tìm người này hoặc người nọ. Thông thường, các cuộc gọi hội đàm phù hợp hơn việc nói chuyện với nhà báo trên điện thoại có loa ngoài.

Chú ý: Nên hạn chế tiếng ồn xung quanh. Khi người khác nói, bạn đừng kéo ống nói về phía mình. Chú ý đến tiếng thở của người khác sẽ khiến bạn mất tập trung.

Thông thường, các thuật ngữ chuyên môn và các từ viết tắt ghép từ chữ cái đầu luôn thu hút sự chú ý của nhà báo. Nhưng cả hai đều khó nghe chính xác khi tua lại. Vì vậy, đừng coi chúng là điều đương nhiên, hãy nói chậm rãi và có thể đánh vần từ viết tắt. Nếu nhà báo thỉnh thoảng nhắc đến những từ như EBRD^[2], tỷ suất giá/giá kế toán, lãi suất của Fed^[3], MRSA^[4], hiệu ứng Doppler^[5], hệ biến hóa của Schlanger và thậm chí là con mèo của Schrodinger, cô ta sẽ biết ơn bạn vì cơ hội được thể hiện như thể cô ta hiểu rõ vấn đề. Thế nhưng nhà báo sẽ rất khó chịu khi phỏng vấn những người sử dụng những thuật ngữ và từ viết tắt thú vị nhưng không phát âm đủ rõ ràng để có thể phiên âm chính xác. Bạn hoàn toàn có thể nói nhầm MBNU thành MPNU.

Bất kỳ nhà báo giỏi nào cũng sẽ hỏi tên và chức vụ của bạn vào lúc bắt đầu hoặc khi kết thúc cuộc phỏng vấn trên điện thoại. Điều này không hoàn toàn là vì cô ta không biết bạn là ai. Đó là bởi vì các cuộc phỏng vấn ghi âm có thể được cất đi và không sử dụng đến cho tới tuần sau (hiếm khi có nhà báo nào chỉ viết một bài báo một lúc; có thể cô ta đang kết thúc một bài báo trong khi phỏng vấn cho bài báo tiếp theo.) Một giọng nói trên băng có thể là bất kỳ ai. Một giọng nói cho biết tên, chức vụ và công ty của bạn như bạn muốn được trích dẫn thì không thể nhầm cho người khác.

Trong cuộc phỏng vấn trên điện thoại, đừng lãng phí thời gian. Bạn có thể đề nghị cung cấp thông tin nền hoặc đặt câu trả lời vào bối cảnh… để phá vỡ không khí e dè lúc đầu. Bạn cũng có thể nắm lấy cơ hội để đưa vào một hoặc hai chỉ dẫn góc độ mà nhà báo có thể tiếp cận. Nhưng ngay cả nếu bạn được yêu cầu nói vài lời về công ty của bạn, hãy nói thật ngắn gọn. Đây chỉ là phần khởi động chứ không phải trò chơi.

Điều cuối cùng cần nói về các cuộc điện thoại: Các nhà báo rất dễ gác máy và gọi điện cho người khác. Như đã nói từ trước, không có nhà báo nào nghiên cứu cho bài viết chuyên đề mà chỉ phỏng vấn một người, cô ta có danh sách các nguồn tin thay thế trong tay. Bạn đang tiếp xúc với người không sẵn sàng nghe nhạc chờ điện thoại.

Vai trò của quan hệ công chúng trong phỏng vấn

Trong cuộc phỏng vấn, vai trò của nhân viên quan hệ công chúng là giải quyết những rắc rối, loại bỏ các yếu tố xen ngang, thực hiện các lời hứa (ví dụ như cung cấp ảnh chân dung theo yêu cầu), phục vụ cà phê, đặt rượu, thanh toán hóa đơn, lau sạch cà phê bạn làm đổ, đặt những câu hỏi để nhắc nhở (“Anh không còn gì muốn nói về các đặc điểm an toàn của sản phẩm mới sao, Bill?”), thực hiện phần giới thiệu, bảo đảm danh thiếp và các tài liệu báo chí được trao đổi, viết báo cáo ngắn gọn (ngay lập tức) sau cuộc phỏng vấn tóm tắt những ý chính mà bạn muốn họ nhớ và chú thích tất cả những từ viết tắt ghép từ các chữ cái đầu.

Các nhân viên quan hệ công chúng có thể gọi điện năm phút trước giờ hẹn để bảo đảm rằng nhà báo không quên lịch hẹn và họ có thể cung cấp trước cho bạn những thông tin về nhà báo. Tuy nhiên, đừng đánh giá hiểu biết của họ về lĩnh vực của bạn. Nhiệm vụ của họ là tạo cầu nối thuận lợi giữa bạn và nhà báo để bạn có thể trả lời phỏng vấn. Họ không ở đó để nói thay cho bạn.

Phỏng vấn trực tiếp

Các cuộc phỏng vấn trực tiếp có thể diễn ra theo nhiều hình thức khác nhau. Một số hình thức sẽ được đề cập đến trong các phần riêng rẽ dưới đây. Nguyên tắc chung cho tất cả các cuộc phỏng vấn trực tiếp như đã đề cập từ trước là bạn bắt đầu cuộc phỏng vấn ngay từ khi mới gặp nhà báo. Ấn tượng đầu tiên và cuối cùng rất quan trọng. Và bởi vì bạn rất dễ mất cảnh giác với người đang xếp đồ chuẩn bị ra về, chúng tôi cần nhắc bạn rằng:

Bất kỳ điều gì bạn nói với một nhà báo đều có thể được trích dẫn.

Lời nhận xét vô tình trong thang máy xuống quầy lễ tân, câu trả lời cho câu hỏi bạn làm gì vào cuối tuần, những câu trao đổi xã giao với một đồng nghiệp đi ngang qua,… tất cả đều có thể trở thành một phần của câu chuyện.

Điều này là bởi vì các câu chuyện – đặc biệt là các bài chuyên đề dài trên tạp chí – sẽ hay hơn nếu những nhân vật trong bài viết xuất hiện một cách đời thường. Đừng im thin thít sau khi bạn đã đưa ra thông điệp nhưng luôn giữ đầu óc tỉnh táo. Không có gì sai khi bạn nói về những việc bạn sẽ làm cuối tuần và câu chuyện đó có thể làm sâu sắc hơn mối quan hệ giữa bạn và nhà báo, nhưng nếu bạn định dành cuối tuần để đi cướp ngân hàng thì hãy thận trọng.

Cuộc gặp trực tiếp có cà phê và lịch làm việc

Nếu bạn tổ chức một loạt các cuộc gặp trong ngày cho từng nhà báo, hết người này đến người khác, đừng để lịch làm việc trên bàn trước mặt bạn. Các nhà báo có thể đọc ngược và họ đều muốn biết những người khác ai được mời ăn trưa, ai được mời cà phê.

Nếu đây là cuộc gặp theo lời mời của bạn, tại địa phận của bạn (có thể là văn phòng của bạn hoặc một nơi trung gian như khách sạn), nhiệm vụ của bạn là cung cấp thông tin. Họ đến đây vì bạn mời họ đến chứ không phải vì họ hi vọng có cơ hội hỏi bạn vài câu hỏi. Bên cạnh đó, để kéo họ ra khỏi văn phòng của họ, nhân viên quan hệ công chúng của bạn có thể đã phải đưa ra một hay hai lời hứa hẹn, ví dụ về thông báo thú vị mà bạn sắp đưa ra. Hãy cho khách của bạn lý do hợp lý để họ rời khỏi văn phòng của họ.

Chú ý: Đừng đợi nhà báo tiếp theo đến mới dọn cốc cà phê của nhà báo trước đi. Đừng nói: "Tôi không uống, tôi vừa uống rồi.” Bạn không phải uống tất cả những gì bạn được mời.

Các cuộc gặp gỡ trực tiếp thường được dàn xếp bởi các nhân viên quan hệ công chúng, ít nhất là vì bạn khó có thể đi theo nhà báo trong hành lang. Bên cạnh đó, nếu có thể, đừng để nhà báo mới đến và nhà báo ra về đối chiếu ghi chép của họ. Câu trả lời cho câu hỏi “Nội dung của cuộc gặp gỡ là gì?” ở quầy lễ tân có thể dễ nhớ hơn câu trả lời của bạn.

Các cuộc gặp gỡ trực tiếp theo kiểu này thường là cách hữu ích để đồng thời công bố tin tức trên các tờ báo khác nhau theo cách khác nhau. Ví dụ, tạp chí công nghệ có thể được cung cấp thông tin vào cùng buổi sáng với trang tin kinh doanh Chủ nhật và thời lượng phát thanh 30 giây. Do đó, bạn nên cung cấp cho mỗi nhà báo một góc độ tiếp cận khác nhau.

Nhưng quan trọng hơn cả, bạn cần cung cấp thông tin.

Ăn trưa

Không có khi nào việc cung cấp tin tức cho nhà báo là việc không hay và ăn trưa cũng không phải là ngoại lệ. Hãy luôn sẵn sàng cung cấp cho nhà báo tin độc quyền.

Ăn trưa với nhà báo có tính chất như một cuộc làm quen hơn là một cuộc phỏng vấn trang trọng; như một trao đổi chung chung hơn là cuộc thảo luận cụ thể. Bạn đừng mong vị khách của mình ghi chép hối hả khi món cá tuyết trên đĩa của anh ta đang nguội dần. Bạn không thể phục vụ ba loại rượu vang ngon nhất và sau đó hy vọng rằng những lời giải thích của mình về việc ứng dụng tỷ suất Sharpe cho các quyết định đầu tư được đăng lại y nguyên trong báo ngày mai.

Chú ý: Quy tắc chung áp dụng cho rượu và giới truyền thông là: Đừng uống say hơn nhà báo.

Bạn có thể sử dụng bữa trưa để thể hiện rằng bạn thực sự hiểu những vấn đề lớn trong ngày hoặc bạn có thể sử dụng thời gian đó để băn khoăn với những câu hỏi như tại sao họ không hề nói đến công ty bạn. Bạn có thể tán tụng tại sao bạn thích lĩnh vực kinh doanh mà bạn đang theo đuổi, hoặc bạn có thể chỉ cần nắm lấy cơ hội để ra khỏi văn phòng trong vài giờ với người bạn thích nói chuyện cùng. Điều bạn đừng mong có thể làm được ở bàn ăn là ra mắt một sản phẩm mới.

Nếu bạn có hẹn ăn trưa với một người lạ mặt nhưng là người có ảnh hưởng, hãy tìm hiểu trước về người đó. Như vậy, bữa ăn không chỉ là việc đặt vài câu hỏi. Bạn có thể không sử dụng đến kiến thức này nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn đã đọc một vài bài báo do người ngồi đối diện với bạn viết. Bạn cũng không nên chỉ bằng lòng với điều mà nhân viên quan hệ công chúng nói rằng hai người sẽ rất hợp nhau. Tại sao? Nếu nhà báo dùng bữa trưa để tìm kiếm thông tin cho một bài viết, bạn cũng cần biết điều đó.

Trừ khi có chuyện nhạy cảm để nói (ví dụ, bạn đang tính đến việc tái tổ chức ban lãnh đạo cấp cao và bạn muốn báo chí biết tin này trước), bạn có thể đưa theo nhân viên quan hệ công chúng tới bữa ăn. Điều này một phần bởi vì nhân viên quan hệ công chúng có thể chọn rượu nhưng một phần cũng vì nhân viên này biết rõ một bữa trưa như vậy cần đạt được điều gì. Bạn và người bạn mới của mình có thể yên tâm tán chuyện dông dài về câu cá bằng ruồi nhưng nhân viên quan hệ công chúng hiểu rất rõ rằng anh ta chỉ kiếm được tiền khi nhà báo rời khỏi nhà hàng nắm trong tay tài liệu và nhớ được tên bạn và công việc của bạn.

Có thể bạn phải ra về trước khi được phục vụ cà phê nhưng nếu bữa trưa đang diễn ra tốt đẹp và bạn cảm thấy rằng đôi bên đã có sự hiểu biết nhau, hãy xem có thể hoãn hoặc hủy công việc của bạn đến hai giờ chiều không. Đây là chuyện nhỏ nhưng bạn cũng nên cân nhắc.

Các cuộc họp báo

Bạn mời hàng chục người vào phòng, những người này đều quen biết nhau vì trong cùng một ngành nhưng không có cơ hội thường xuyên tán chuyện với nhau. Sau đó, bạn làm gián đoạn cuộc trao đổi của họ bằng thông báo của mình. Đó là cách nhiều nhà báo cảm nhận về các cuộc họp báo.

Các cuộc họp báo là dịp lý tưởng để đưa ra những công bố lớn nhưng không có nhiều thời gian cho việc đặt câu hỏi sâu (hoặc các cuộc họp báo có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cho một nhóm nhà báo khi bạn không có ý định dành riêng thông tin độc quyền cho ai.) Họp báo có thể được dùng phối hợp với các cuộc gặp gỡ trực tiếp một – một sau phần nội dung chính, nhưng nguyên tắc chung là: bạn sẽ không thấy nhà báo đặt những câu hỏi hay nhất của họ trước những đồng nghiệp khác vì họ sợ mất góc độ tiếp cận độc đáo. Vì vậy, đôi khi một nhà báo quan tâm đến thông báo của bạn sẽ không đặt câu hỏi hay của anh ta tại cuộc họp báo và sau này cũng không bao giờ quay trở lại câu hỏi đó.

Nếu bạn định tổ chức họp báo, bạn cần cân nhắc những điều nghiêm túc và không quá nghiêm túc sau đây:

Nhà báo tham gia họp báo có thể chia sẻ ý kiến của họ lúc uống cà phê/ăn trưa/uống rượu sau đó và đi đến quan điểm thống nhất được thể hiện trong bài viết của anh ta. Do đó, bạn nên phân công nhân viên đi quanh xem có hiểu nhầm nào không… Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nhà báo thích nói huyên thuyên và có thể không thấy thoải mái khi có người của bạn ở xung quanh.
Ở mức độ không quá nghiêm túc, nhà báo thường biết ai có thể cung cấp bánh sandwich ngon nhất… tại các cuộc họp báo. Đây không phải là điều quá quan trọng nhưng nếu bạn phát hiện thấy đối thủ cạnh tranh lớn nhất của mình đã phục vụ bánh sandwich trên giấy cứng tại cuộc họp báo tuần trước, bạn nên gọi điện cho bộ phận phục vụ chuẩn bị tốt hơn. Như vậy có thể tạo cho bạn lợi thế.

Các cuộc họp báo là dịp tốt để cung cấp thông tin nhanh chóng cho một nhóm lớn các nhà báo và vì lý do này chúng được sử dụng như một công cụ hữu ích trong quản lý khủng hoảng (Chương bảy).

Tại cuộc họp báo có sự tham dự của các viên chức cấp cao của công ty là những người không thường xuyên gặp gỡ giới truyền thông, bạn nên tập huấn cho họ trước đó. Sự có mặt của các quan chức cấp cao không nhất thiết là sự chuẩn bị tốt cho cuộc gặp với giới truyền thông hiện nay.

Thảo luận bàn tròn, nếm rượu và những cuộc gặp gỡ khác

Làm các nhà báo hài lòng là điều nên làm. Những gì trình bày trong phần này đều vì mục đích đó. Tuy nhiên, làm hài lòng giới truyền thông cũng dễ như làm mất lòng họ vậy.

Ví dụ, nếu bạn định mời một nhóm các nhà báo đi ăn tối kết hợp thảo luận bàn tròn về tương lai của ngành kinh doanh của bạn, bạn hãy nhớ những điều sau:

Họ không làm việc trong ngành của bạn. Họ làm việc trong ngành truyền thông.
Họ không nghĩ về ngành của bạn khi họ xong việc.
Phần lớn các nhà báo muốn nói chuyện với nhau nhiều như họ muốn nói chuyện với bạn.
Nếu bạn định phát biểu hoặc thuyết trình, hãy bảo đảm rằng rượu đã được mở sẵn và ở trong tầm với.

Nếu bạn mời các nhà báo tới buổi nếm rượu, sòng bài, cuộc đua mô tô cỡ nhỏ, các buổi tiệc truyền thông theo thời vụ hoặc các sự kiện khác, bạn hãy nhớ:

Một số nhà báo thích những dịp gặp mặt như thế. Phần lớn các nhà báo muốn xây dựng mối quan hệ với nhau.
Đã có người tổ chức một buổi tiệc tương tự tuần trước, chỉ khác là họ có anh hề và nghệ sĩ biểu diễn nuốt lửa.
Họ biết bạn sẵn lòng gặp họ. Họ biết công ty của bạn coi trọng cơ hội làm quen với các bạn bè trong giới truyền thông trong bầu không khí thân mật. Họ biết đây là cơ hội để làm quen với các đồng nghiệp của họ mà bạn mời tới.

Hãy lắng nghe lời khuyên của các nhân viên quan hệ công chúng cho biết nhà báo nào thích loại sự kiện nào. Hãy làm mới các dịp gặp gỡ. Và đừng giả định rằng nhà báo nào cũng cần mang về nhà một cuốn sổ nhật ký to hoặc một cái chặn giấy. Bút, sổ ghi chép và đồ dùng là phù hợp nhưng nếu là trang sức đắt tiền thì không nên có logo.

Ứng xử với công chúng

Bạn có thể ứng xử trực tiếp với công chúng trong bối cảnh truyền thông, ví dụ như trong chương trình gọi điện thoại tới Moneybox Live.

Quy tắc ở đây rất đơn giản. Không bao giờ được phép làm họ xấu hổ. Hãy khiến họ có cảm giác rằng họ vừa đặt một câu hỏi ngốc nghếch. Khiến họ cảm thấy hài lòng với cuộc trò chuyện cùng bạn. Đừng tán tụng quá lời và hãy thể hiện rõ ràng bạn coi mọi chuyện là nghiêm túc.

Điều này không chỉ một phần vì công chúng sẽ đặt mình vào vị trí của họ trước khi đặt mình vào vị trí của bạn. Quan trọng hơn là trong những bối cảnh như vậy, đa số công chúng không quan tâm đến một câu trả lời cụ thể nào. Vì vậy, trong phần lớn thời gian, các câu trả lời của bạn chỉ thu hút được khoảng 10% sự chú ý của công chúng vì đó chính là câu trả lời họ cần. Đối với những thành viên còn lại của công chúng, những người đang lắng nghe vì họ thích chương trình này và bởi vì bạn nói được điều thú vị sau đó nên bạn sẽ thể hiện ấn tượng về sự hiểu biết hơn là tự thân sự hiểu biết.

Ấn tượng lý tưởng mà công chúng nên có về bạn là bạn tử tế, thấu hiểu… và trên hết là cởi mở với những câu hỏi họ đặt ra. Họ sẽ coi đó là điều đương nhiên vì bạn đang tham gia chương trình và rằng bạn biết bạn đang nói về điều gì.

Và cuối cùng… tất cả các cuộc tiếp xúc truyền thông kết thúc khi nó kết thúc

Bạn đã trả lời phỏng vấn, tổ chức họp báo, thực hiện phần hỏi đáp, ngồi yên trong khi họ tháo micro. Giờ là lúc bạn có thể thư giãn.

Nếu bạn là diễn viên, lời khuyên ở đây là: tiếp tục diễn. Nếu có nhà báo nào vẫn còn ở quanh bạn hoặc có chiếc micro thu nào vẫn được bật, đừng nói: “Tất nhiên, đó không phải là ý tưởng mới, thực sự là như thế nhưng chẳng nhẽ lại không nói gì.” Đừng vội vã chê bôi những câu hỏi ngốc nghếch được đặt ra trong cuộc họp báo. Đừng nói về tình trạng tồi tệ của công ty hay việc ban giám đốc đang muốn loại bỏ ông chủ tịch hội đồng quản trị như thế nào… Nhà báo chưa thực sự hoàn thành công việc của họ trong khi bạn đã xong việc của mình.

Đã có lần một nhà báo phỏng vấn giám đốc một công ty để viết bài giới thiệu. Nhân viên quan hệ công chúng cũng có mặt tại cuộc phỏng vấn. Khi cuộc phỏng vấn được nửa chừng, nhà báo xin phép ra ngoài. Không hề chủ ý, cô ta vẫn để máy ghi âm đang chạy trên bàn. Và hai người đàn ông không hề biết điều đó.

Khi nhà báo quay trở về văn phòng của mình, cô ta nghe rõ những điều hai người đàn ông nói trong lúc mình đi ra ngoài. Trên thực tế, ở phòng biên tập, tất cả chúng tôi đều nghe được điều đó.

Hãy tỉnh táo. Đừng phạm sai lầm ngốc nghếch.