Những trang khẩn cấp

Giới thiệu

Bởi vì đây là cuốn sách hướng dẫn cách thức làm việc với giới truyền thông nên chúng tôi có phần “Những trang khẩn cấp” thay cho phần tóm tắt thông thường. Những trang này sẽ rất hữu dụng nếu bạn bất ngờ nhận được cuộc gọi, chuẩn bị trả lời phỏng vấn hoặc sắp lên hình. Chúng được chia thành ba phần: báo in, truyền hình và phát thanh. Sau đó, chúng tôi sẽ đề cập đến cách trả lời phóng viên trên điện thoại. Cuối cùng, chúng tôi sẽ bàn đến những điều nên làm sau cuộc phỏng vấn.

Nếu bạn có thời gian, một số nội dung trong phần báo in cũng có thể được áp dụng cho truyền hình và phát thanh. Nếu bạn không có nhiều thời gian, các nội dung nêu ở phần truyền hình và phát thanh cũng đầy đủ để bạn vượt qua một cuộc phỏng vấn truyền hình hay phát thanh bất ngờ. Phần truyền hình và phát thanh có một số nội dung trùng lặp nhưng điều đó là không thể tránh khỏi.

Những điều nói trên sẽ được trình bày và giải thích một cách chi tiết trong những phần sau của cuốn sách. Ngay từ bây giờ, bạn hãy nghĩ rằng quan hệ với giới truyền thông trong hầu hết mọi trường hợp đều rất hữu ích và ngay cả khi không như vậy, bạn có thể làm mọi việc tốt đẹp hơn bằng cách lựa chọn cách ứng xử đúng đắn. Hãy đọc ngay và chúc bạn may mắn.

Nội dung trong phần này:

Báo in
Truyền hình
Phát thanh
Các cuộc gọi lại
Sau phỏng vấn
Và cuối cùng… thế nào là một cuộc phỏng vấn thành công?

Báo in

Nếu một phóng viên đang chờ được nối máy với bạn, hoặc đang đợi ở phòng chờ, bạn hãy lướt qua những dòng in đậm dưới đây, nhưng phải khẩn trương vì họ không thích chờ đợi^[1].

Nếu bạn có chút thời gian thì dưới đây là những việc nên làm ngay và không nên làm được sắp xếp theo tầm quan trọng.

Nếu bạn đoán được cuộc phỏng vấn sẽ nói về vấn đề gì thì hãy ghi nhanh đôi ba gạch đầu dòng. Viết ra những điều bạn định nói. Nên dành khoảng ba giây cho việc này. Nếu bạn không nghĩ ra điều gì thì cũng đừng lo lắng.
Trả lời điện thoại hoặc ra ngoài gặp họ. Làm mọi thứ thật tự nhiên, nhưng bạn nên tự ra đón họ thay vì cử người khác. Đừng cố kết thúc một cuộc họp mà hãy chấm dứt ngay khi phóng viên vào văn phòng của bạn nếu như bạn không muốn họ tò mò về nội dung cuộc họp trong khi lẽ ra họ đang trao đổi với bạn.
Xin lỗi vì để họ chờ thậm chí ngay cả khi bạn không bắt họ phải chờ. Rất nhiều phóng viên nghĩ rằng họ quan trọng. Hãy hành động để cho họ thấy bạn cũng nghĩ họ quan trọng.
Hãy hỏi: “Anh cần tôi nói điều gì?”. Bạn cũng có thể hỏi: “Khi nào anh phải hoàn thành bài viết?”, nhưng bạn không nên hỏi như vậy trừ khi bạn muốn trì hoãn buổi phỏng vấn. Bạn cũng không nên hỏi: “Anh đã phỏng vấn những ai khác rồi?”.
Hãy lắng nghe câu trả lời. Nếu may mắn, bạn có thể khoanh tròn những điều bạn định nói. Hoặc bạn có thể tranh thủ ghi nhanh những gạch đầu dòng vào lúc này.
Đừng bao giờ nói rằng bạn sẽ suy nghĩ và trả lời sau. Ngay khi cúp máy, họ sẽ gọi cho người khác trong danh sách của họ.
Nếu bạn nhất thiết phải lựa chọn, hãy yêu cầu họ cho biết thêm về ấn phẩm hoặc bài viết mà họ đang thực hiện… Phóng viên ghét trả lời những câu hỏi này nhưng đó cũng là cách tranh thủ thời gian để suy nghĩ.
Nếu bạn thực sự cần xác nhận việc cho phép trích dẫn thì hãy hỏi ngay bây giờ.
Họ chỉ muốn nghe điều họ yêu cầu bạn nói cho họ biết.
Và họ muốn nghe ngay lập tức. Đây là lúc bạn cung cấp cho họ thông tin họ cần.
Vì thế, bạn hãy nói những điều có thể trích dẫn. Hãy đưa ra ý kiến xác đáng, có lập trường và phù hợp. Và hãy nói ngắn gọn. Ý kiến không nhất thiết phải gây tranh cãi nhưng bạn sẽ thể hiện tốt hơn nếu bạn nói ra ý kiến của mình hơn là rập khuôn theo mẫu câu trả lời của công ty.
Ngừng nói. Hãy chờ câu hỏi tiếp theo. Các phóng viên chỉ cần câu trả lời chứ không cần thông tin bối cảnh. Không phải nói về lịch sử của công ty. Bạn chỉ cần đưa ra câu trả lời ngắn gọn và có thể trích dẫn được.
Cứ cho rằng họ đã biết những điều họ không hỏi.
Đừng cố lấp sự im lặng. Nếu họ không hỏi ngay câu tiếp theo thì hãy chờ họ nói. Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết số người cảm thấy buộc phải tiếp tục nói nếu có một khoảng lặng.
Đừng trả lời câu hỏi “Tại sao?” Nếu bạn đã đưa ra một câu trả lời hoàn hảo, nhưng phóng viên lại hỏi “Tại sao?” và chờ đợi câu trả lời, mục đích của họ là kéo bạn ra khỏi phần chuẩn bị trước. Câu hỏi này cũng có nghĩa là đến lúc bạn cần thư giãn, không nên nói vòng vo để cố làm rõ câu trả lời và nói ra những điều bạn không định nói.
Đừng tranh thủ quảng cáo. Đây không phải là cơ hội để bạn quảng bá công ty. Lợi ích sẽ đến một cách gián tiếp. Lời bạn nói sẽ được trích dẫn vì bạn là người có thẩm quyền. Độc giả sẽ hiểu được thông điệp ngầm đó.
Hãy nói những câu ngắn gọn và hoàn chỉnh. Họ có thể trích dẫn những điều bạn nói. Họ không trích dẫn những câu mở đầu như “… và một khía cạnh khác của vấn đề là…”. Để trích dẫn điều đó, họ phải chỉnh sửa câu chữ, điều đó có nghĩa là bạn có thể bị trích dẫn sai.
Bạn nên sử dụng ngôn ngữ sinh động, cụ thể và rõ ràng. “Một trong mười người” tốt hơn là “mười phần trăm số người”. Nên đưa ra những ví dụ ngắn gọn.
Đừng đề cập đến lần gặp trước hoặc những tài liệu bạn đưa cho họ trước đây. Họ có thể đang viết về vấn đề khác từ sau lần gặp đó và đã quên. Cứ cho rằng họ sẽ sử dụng những ý kiến mà bạn đưa ra lần này.
Các nhà báo rất thích các trường hợp cụ thể. Nếu bạn có những khách hàng sẵn sàng cho phép lấy họ làm ví dụ, bạn hãy nói điều đó với phóng viên.
Nếu bạn có đồ thị, biểu đồ, ảnh, số liệu thống kê hoặc bất cứ thứ gì khác có thể có ích cho bài viết của phóng viên, hãy cung cấp cho họ.
Đừng đề cập đến chi phí bạn dành cho quảng cáo.
Ghi lại những lời hứa của bạn và nhớ thực hiện chúng. Nếu bạn nói sẽ trả lời cuối ngày hôm nay, bạn không được phép hoãn đến sáng mai. Họ không chờ bạn và sẽ gọi cho người khác.
Cuối cuộc phỏng vấn, một phóng viên chuyên nghiệp sẽ hỏi: “Tôi có bỏ qua điều gì không, hay anh có muốn bổ sung thêm gì không?” Câu trả lời đúng là “không”, phóng viên đã hoàn thành tốt công việc, đã hỏi tất cả những câu cần hỏi, và nếu còn vấn đề gì khác thì đây là danh thiếp của tôi.
Sau cùng, hãy đảm bảo là họ có thể liên lạc lại với bạn. Nếu phóng viên không gọi được cho bạn để xác nhận một chi tiết vào phút chót như vị trí các dấu phẩy trong chức danh của bạn, họ có thể sẽ không trích dẫn lời bạn được.

Truyền hình

Vào lúc nhóm quay phim sắp xếp máy quay, đèn chiếu, micro… trong văn phòng của bạn, bạn có thể sẽ mất bĩnh tĩnh như khi bạn lạc vào một trường quay đầy những máy quay, đèn chiếu và những âm thanh kỳ lạ từ phòng điều khiển ở phía trên, mọi người ai vào việc đấy và các sợi cáp giăng ngang dọc. Vì vậy, những gợi ý ngắn gọn sau đây sẽ giúp bạn giữ vững tinh thần.

Đừng hoảng sợ. Hít thở sâu. Tắt điện thoại di động. Kiểm tra lại dây giày, khóa quần, khuy áo. Nếu có gương (một số người thường mang theo gương nhỏ), kiểm tra xem còn thức ăn bữa sáng dính ở cằm hay không. Tập tung hứng kẹp giấy. Hãy làm bất cứ việc gì có thể để không nghĩ tới việc ghi hình. Đừng cố gắng ôn lại các câu trả lời của bạn. Bạn nên trả lời tự nhiên hơn là cố gắng nhắc lại những điều có vẻ trôi chảy trước đó.
Hãy nhớ rằng phỏng vấn truyền hình dễ hơn phát thanh. Bạn chỉ cần trả lời câu hỏi và thể hiện sự hứng thú. Bạn thậm chí không phải trả lời câu hỏi mà phóng viên đã hỏi, chỉ cần nói liên tục.
Nếu bạn được phỏng vấn tại văn phòng của mình, hãy kiểm tra hậu cảnh. Cây cao su cảnh trông sẽ đẹp hơn khi đặt bên cạnh bạn thay vì để phía sau đầu bạn.
Khán giả truyền hình đánh giá bạn qua diện mạo và giọng nói. Chỉ có một số người chú ý đến điều bạn nói. Nhưng họ sẽ có ấn tượng bạn là người dễ gần, am hiểu vấn đề và dễ làm việc cùng. Đừng quá căng thẳng và dù bạn nói gì, hãy nói một cách chắc chắn.
Ngoài việc thể hiện diện mạo tốt, bạn cần kiểm tra xem tên của bạn và công ty đã đúng chưa khi họ giới thiệu trên dòng chú thích. Nếu họ giới thiệu sai, hãy đính chính lại cho đúng trước khi trả lời câu hỏi đầu tiên. Hãy làm điều đó một cách hài hước. Đây không phải vấn đề lớn nhưng bạn cần đảm bảo thông tin chính xác. Vì thế, hãy nêu rõ tên của công ty (cả khi bạn chỉ đính chính tên mình).
Khi trả lời phỏng vấn truyền hình trực tiếp, bạn nêu suy nghĩ trong giây lát, chỉ giây lát, rồi hãy nói. Nếu bạn trả lời đúng câu hỏi thì rất tốt, nhưng điều quan trọng với người làm truyền hình là bạn nói có đầu cuối. Hãy thể hiện bạn là người có thẩm quyền như đã nêu ở trên. (Tôi sẽ đề cập kỹ hơn tới việc ngưng nói trong phần phát thanh).
Trong cuộc phỏng vấn ghi âm, bạn hãy nói những câu hoàn chỉnh và ngắt một chút giữa các câu. Nếu bạn chưa biết nói gì tiếp, hãy chèn vào các từ “ừ”, “à”, hãy ngừng nói và trả lời lại. Các đoạn ngắt quãng giúp việc sắp xếp ý tứ dễ dàng hơn.
Hãy ngừng nói sau khi trả lời xong và luôn biết cách dừng lại khi phóng viên muốn đặt câu hỏi khác. Đừng nói đều đều và nếu bạn đã trả lời xong câu hỏi thì phóng viên có trách nhiệm xóa khoảng im lặng.
Đừng tranh thủ quảng cáo. Không ai hứng thú khi nghe nói công ty bạn tuyệt vời. Bạn sẽ tự cắt phần trả lời của mình hoặc phóng viên sẽ bỏ phần phỏng vấn của bạn. Và họ sẽ không bao giờ liên lạc với bạn nữa.

Phát thanh

Bạn đang trong phòng thu âm, bên cạnh điện thoại, hoặc trước micro. Cuộc phỏng vấn chuẩn bị bắt đầu.

Hãy đặt các câu hỏi: Góc độ tiếp cận của anh là gì? Anh muốn tôi nói gì? Anh quan tâm nhất đến khía cạnh nào? Hãy xác định thật rõ họ muốn gì.
Trong lúc đặt các câu hỏi, bạn đừng quay lại các câu trả lời. Bạn nên trả lời tự nhiên thay vì nhắc lại điều có vẻ thú vị trước đó.
Dù cuộc phỏng vấn được thực hiện trực tiếp hay ghi âm, bạn nên ngừng giây lát trước khi trả lời câu hỏi đầu tiên. Chỉ một khắc như không hề có thời gian chết. Bằng cách này, bạn sẽ lấy lại sự tự chủ. Nhưng đừng im lặng chỉ để thu hút sự chú ý.
Trong phỏng vấn phát thanh trực tiếp, hãy nói liên tục. Bạn không nhất thiết phải trả lời câu hỏi được đặt ra, nhưng bạn cần thể hiện sự tự tin, thoải mái, tỏ ra là một chuyên gia và là một người dễ gần.
Trong cuộc phỏng vấn được thu âm, bạn hãy trả lời bằng những câu hoàn chỉnh. Sau mỗi ý, bạn hãy ngừng nói một lát. Nếu bạn trả lời ấp úng hoặc “à”, “ừ”, hãy ngừng nói và trả lời lại. Mỗi điểm ngừng nói được biểu diễn bằng một đoạn thẳng trên màn hình máy tính khi họ biên tập băng. Như vậy, họ dễ biết cắt ở đâu.
Không trả lời dài dòng. Khi bạn đã trả lời xong câu hỏi và đã bổ sung thông tin nảy ra trong lúc bạn nói, hãy ngừng nói.
Hãy ngừng nói khi phóng viên tỏ ý muốn hỏi câu khác. Có thể bạn đang hứng thú với câu trả lời của mình nhưng người nghe thì không.
Đừng tranh thủ quảng cáo. Đừng huyên thuyên về công ty của bạn. Điều bạn nói sẽ tẻ nhạt và thiếu khôn ngoan vì bạn không trả lời vào đúng câu hỏi được đưa ra. Nếu là phỏng vấn trực tiếp, họ sẽ ngắt điều bạn nói. Nếu là phỏng vấn ghi âm, họ sẽ không dùng đến.

Ghi lại cho phóng viên

Nếu bạn bất ngờ nhận được giấy nhắn trên bàn nói rằng một phóng viên gọi cho bạn năm phút trước và bạn có thể gọi lại thì bạn hãy gọi ngay. Không nhà báo nào có ý định viết bài chuyên đề mà chỉ phỏng vấn một người. Nếu bạn không gọi lại ngay, phóng viên sẽ gọi người thứ hai trong danh sách liên lạc của họ. Bạn có thể lỡ cuộc gọi của họ nhưng bạn vẫn còn cơ hội là người trả lời phỏng vấn thứ nhất.

Vì vậy, việc thiết lập hệ thống thông báo về các cuộc gọi của giới truyền thông là rất cần thiết. Nếu bạn có thói quen gọi điện lại vào cuối ngày làm việc thì bạn sẽ mất nhiều thời gian để nói chuyện với phóng viên. Họ có thể kiên nhẫn nghe bạn nói nhưng chắc chắn họ đã có thông tin họ muốn từ người khác.

Cơ hội càng lớn, điều này càng đúng. Các phóng viên sẽ không giữ trang nhất cho bạn vì bạn đang họp. Chương trình thời sự trên truyền hình sẽ không trì hoãn nửa tiếng đồng hồ chỉ vì bạn phải ăn bữa trưa.

Sau cuộc phỏng vấn

Khoảnh khắc duy nhất trong đời mà bạn sẵn sàng và hào hứng trả lời phỏng vấn nhất, đặc biệt là phỏng vấn trên truyền hình là ngay sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc. Lúc đó bạn có thể vẫn cảm thấy hưng phấn với những căng thẳng của cuộc phỏng vấn (và nếu bạn vừa mới lên hình thì tức là bạn vẫn chưa tẩy trang). Hãy nhớ rằng: đây là lúc bạn nên viết ra những điều bạn đã làm tốt và chưa làm tốt. Và đây cũng là lúc bạn nên trao đổi với chuyên gia quan hệ công chúng về kế hoạch truyền thông. Bạn nên đúc rút một vài kinh nghiệm về làm việc với giới truyền thông cho bản thân và cho các đồng nghiệp trong công ty. Cảm hứng sẽ qua đi rất nhanh, nhưng ngay lúc này bạn có thể dành một cuộc phỏng vấn ấn tượng cho bất cứ ai hay về bất cứ điều gì.

Trừ khi bạn đã làm hỏng toàn bộ cuộc phỏng vấn. Thỉnh thoảng điều này cũng xảy ra. Nếu điều đó thật sự xảy ra, và bạn không nhầm lẫn (một cuộc phỏng vấn thành công dù nó có thể diễn ra không suôn sẻ), thì cũng đừng quá lo. Hãy viết ra những điều cần lưu ý. Trao đổi với người phụ trách quan hệ công chúng. Nhiệm vụ của họ là tư vấn cho mọi người thể hiện tốt trước các phóng viên. Họ có thể khuyên bạn tham gia khóa huấn luyện về truyền thông hoặc đưa bạn về văn phòng và đặt bạn trước máy quay, hỏi bạn những câu hỏi hóc búa cho đến khi bạn có thể trả lời mạch lạc.

Ai cũng có thể làm việc tốt với giới truyền thông. Vấn đề chỉ là việc luyện tập. Vì vậy, hãy xem mỗi cuộc phỏng vấn là một trải nghiệm và hãy sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn tiếp theo.

Và cuối cùng… thế nào là một cuộc phỏng vấn thành công?

Bạn đã có cơ hội để thể hiện mình, quảng bá sản phẩm và giới thiệu về công ty của bạn trước công chúng. Đây là cuộc phỏng vấn chứ không phải chương trình quảng cáo, vì vậy bạn nên thực hiện một cách nghiêm túc. Bạn được xem là một chuyên gia và mọi người sẽ lắng nghe thông điệp của bạn.

Các phóng viên đạt được ba điều sau một cuộc phỏng vấn thành công. Thứ nhất, họ có được câu trích dẫn từ bạn. Những câu trích dẫn làm tăng tính xác thực hấp dẫn của bài báo và cũng là bằng chứng cho thấy phóng viên đã tìm hiểu kỹ vấn đề. Thứ hai, những phần trả lời không được trích dẫn cũng góp phần giúp họ hiểu thêm về vấn đề mà họ viết. Và thứ ba, họ có thêm một nguồn tin trong danh sách liên lạc. Nếu lần sau họ viết về vấn đề tương tự, họ sẽ gọi cho bạn chứ không gọi cho đối thủ cạnh tranh của bạn vì họ biết bạn có thể trả lời tốt.

Phần còn lại của cuốn sách này sẽ nói về cách tiến hành một cuộc phỏng vấn hoàn hảo. Còn bây giờ, bạn hãy ghi nhớ ba điều: thực hiện phỏng vấn một cách nghiêm túc; đưa ra những trích dẫn và thể hiện sự hiểu biết; sẵn sàng cho các cuộc gọi trong các lần sau.

Bạn cũng nên hiểu rằng một cuộc phỏng vấn hoàn hảo không chỉ là thông tin được đăng tải duy nhất một lần mà còn có cơ hội được dùng cho những lần sau. Nếu bạn làm tốt, họ sẽ còn gọi cho bạn.