6.

Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo và bạn có thể làm gì hơn?

Giới thiệu

Vậy là bạn trả lời phỏng vấn xong và chào tạm biệt nhà báo. Trong chương ngắn gọn này, chúng ta sẽ xem điều gì sẽ xảy ra sau cuộc phỏng vấn. Trong khi bạn quay trở lại công việc thường nhật, nhà báo làm gì và bạn có cách nào để xúc tiến mọi việc? Có điều gì bạn thực sự nên làm và không nên làm để gia tăng cơ hội được đưa tin tích cực?

Trong phần lớn các trường hợp, lời khuyên hữu ích nhất cho bạn sau cuộc phỏng vấn là: đừng làm gì cả. Hãy ngồi cạnh điện thoại (hoặc ít nhất là dễ liên lạc được) đề phòng nhà báo cần thêm thông tin vào phút chót. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, sự can thiệp khéo léo sau cuộc phỏng vấn có thể đưa đóng góp của bạn từ cuối trang hai lên đoạn mở đầu của một bài chuyên đề.

Chúng ta cũng sẽ bàn đến việc khi nào bạn nên liên lạc lại để đề xuất một câu chuyện tiếp theo và xúc tiến một cuộc phỏng vấn khác. Chúng ta sẽ bàn đến điều này ở cuối chương mặc dù điều cần nói ngay là nếu nhà báo vừa phỏng vấn bạn về một vấn đề, họ sẽ không muốn phỏng vấn lại về vấn đề đó ngay.

Nhưng trước hết, làm thế nào để bạn có thể biết được những động thái sau cuộc phỏng vấn có thể mang lại kết quả tích cực? Để trả lời câu hỏi đó, hãy bắt đầu bằng việc xem xét sản phẩm cuối cùng. Lấy ví dụ là một tờ nhật báo. Theo tiêu chuẩn của nhiều lĩnh vực, một tờ nhật báo là sản phẩm của một quá trình sản xuất khẩn trương. Vào ngày hôm qua, báo của ngày hôm nay chưa hiện hình. Nó cũng chưa được lập kế hoạch chi tiết. Một số bài chuyên đề và một số mục đã có sẵn nhưng tất cả các trang tin đều trống. Tất cả những tin họ có đã in trên báo của ngày hôm qua. Trong ngày hôm qua, báo của ngày hôm nay vẫn chưa có gì; không có các tít, không có các chú thích, không có ảnh, không có các số liệu thị trường. Tất cả chỉ là những cuộn giấy trắng lớn.

Và đó là việc họ làm hàng ngày. Một tờ nhật báo đòi hỏi lao động cật lực, nguồn lực dồi dào và phụ thuộc vào công nghệ. Nhật báo có 24 giờ để thiết kế, trình bày và phát hành. Nhà báo cùng với họa sĩ thiết kế, biên tập viên, nhà sản xuất, nghiên cứu viên và người dẫn chương trình đều tham gia vào dây chuyền sản xuất. Những thách thức mà họ phải đối mặt là những diễn biến không thể đoán trước sự xuất hiện bất ngờ của các sự kiện lớn và đối với các tờ báo in là số trang dao động cần lấp đầy (số trang phụ thuộc nhiều vào quảng cáo).

Bạn có thể đưa ra nhận định tương tự với phát thanh và truyền hình: chương trình tin tức hàng ngày chỉ định hình sau khi chương trình ngày hôm qua đã phát. Tương tự như vậy, các ấn phẩm hàng tuần và hàng tháng không được thực hiện cho tới khi số trước đã xong (mặc dù ấn phẩm càng ít tin tức nhạy cảm thì càng dễ định hình trước – nhưng bạn hãy thử nghĩ mà xem, mọi việc khó mà diễn ra theo cách đó).

Điều này có ý nghĩa gì với bạn?

Đầu tiên bạn cần hiểu các nhà báo không chỉ là những người bận rộn (chẳng phải tất cả chúng ta đều bận rộn sao?) mà với thời hạn không thể xê dịch, họ còn không có thời gian để bị phân tán. Họ không bắt đầu công việc khi thời hạn đã đến sát nút – nếu bạn muốn bảo đảm rằng bạn đưa tin “mới nhất”, bạn khó có thể bắt đầu công việc sớm – và một khi họ bắt đầu làm việc, họ sẽ làm việc với vai trò thành viên của một nhóm. Nhóm đó tham gia vào một quá trình đầy sức ép, rất phức tạp và hoàn toàn không thể dự đoán trước. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ của họ hiệu quả và đúng giờ. Thất bại như nhiều người nói không phải là một lựa chọn.

Từ điều này, chúng ta có thể rút ra một kết luận đơn giản:

Nhà báo chỉ quan tâm đến những thông tin có thể giúp họ hoàn chỉnh câu chuyện.

Nếu bạn có thể cung cấp ảnh, sơ đồ, trường hợp cụ thể, các cuộc phỏng vấn độc quyền với những nhân vật quan trọng có thể gặp ngay: Đồng ý.

Nhưng nếu bạn muốn tham gia (hoặc bạn muốn nhân viên quan hệ công chúng tham gia) vào việc quản lý quan hệ sau cuộc phỏng vấn theo kiểu họ thấy thế nào, họ đã có những thứ họ muốn chưa, có điều gì thêm vào không, họ có quan tâm đến chuyến đi thăm nhà máy có hướng dẫn viên không, hãy đi ăn trưa vào một lúc nào đó….: Hãy vui lòng bỏ điện thoại xuống.

Điều này rất quan trọng. Nhà báo không phải lúc nào cũng bận – đôi khi họ hoàn thành bài viết và có thể thư giãn – nhưng họ thường đi từ thái cực này sang thái cực kia: thường thì họ làm việc hối hả nhưng có khi lại tán gẫu bên máy bán đồ uống.

Dưới đây là một điều rõ ràng và quan trọng nữa:

Với bất kỳ động thái nào sau cuộc phỏng vấn, bạn phải chọn thời điểm thích hợp.

Cuối chương này, chúng ta sẽ nói đến thời điểm phù hợp và không phù hợp để gọi điện cho nhà báo vì mục đích cung cấp thêm thông tin hoặc đề xuất câu chuyện mới. Chúng ta cũng sẽ xem khả năng của nhà báo trong việc sử dụng thông tin bạn cung cấp và khả năng tập trung của anh ta. Nhưng trước khi đề cập đến điều đó, chúng ta cần nói thêm về những điều sẽ xảy ra với cuộc phỏng vấn mà bạn vừa thực hiện. Nhà báo sẽ làm gì tiếp?

Trong chương này:

Điều gì xảy ra với cuộc phỏng vấn của bạn?
Trí nhớ của nhà báo hoạt động như thế nào?
Cung cấp thông tin sau phỏng vấn như thế nào?
Còn ảnh thì sao?
Từ cuộc phỏng vấn này tới cuộc phỏng vấn tiếp
Khi nào nên gọi cho nhà báo?
Và cuối cùng… lúc nào nên ngồi cạnh điện thoại?

Điều gì xảy ra với cuộc phỏng vấn của bạn?

Vì những mục đích thực tế nên dù khía cạnh chuyên môn có thể khác nhau, dù bạn trả lời phỏng vấn báo in, phát thanh hay truyền hình thì bạn vẫn xử lý các cuộc phỏng vấn như nhau. Chương này không hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm thiết kế trang để trình bày chính văn, ảnh, chú thích, sơ đồ, các câu chuyên khác và quảng cáo… thành một trang dễ nhìn. Chúng ta cũng không cần đi sâu vào việc kết hợp phức tạp những đoạn trích dẫn, liên kết các đoạn thuyết minh, nhạc nền, tiếng động, ảnh, người dẫn chương trình cầm míc, những thành viên của công chúng đi ngang qua và vẫy tay… thành một chương trình hoàn chỉnh. Việc liệt kê các thành phần của một sản phẩm đã cho thấy sự phức tạp của quá trình sản xuất.

Những điều bạn nói sẽ được chép ra hoặc biên tập sao cho thành phẩm là một thể thống nhất các trích dẫn mạch lạc, đúng ngữ pháp (với báo in) hoặc đoạn trích dẫn trôi chảy, súc tích theo cấu trúc chủ động (với phát thanh/truyền hình). Nhà báo thường cần lấy trích dẫn của ít nhất một người nữa và có khả năng góc độ của câu chuyện và các câu hỏi được đặt ra trong các cuộc phỏng vấn tiếp sau sẽ chịu ảnh hưởng bởi những điều bạn nói trong cuộc phỏng vấn của bạn.

Cuộc phỏng vấn trước sẽ ảnh hưởng đến cuộc phỏng vấn sau. Trong phần mở đầu của cuốn sách này đã nói bạn cần đưa ra những câu ngắn gọn và đáng nhớ để được trích dẫn.

Đó là với các câu trích dẫn. Chúng ta sẽ giả định rằng quá trình lấy trích dẫn diễn ra sau khi nhà báo đã thu thập hình ảnh, âm thanh… Chúng ta cũng cần hiểu rằng bất kỳ quá trình hiệu quả nào được xây dựng cho những thứ khó dự đoán như tin tức cũng không thể diễn ra theo đúng thứ tự như quá trình soạn báo cáo thường niên của công ty (tôi dám chắc rằng bạn không cần đến một ngày để làm việc đó). Luôn luôn có những yếu tố gây lộn xộn xảy ra. Bạn có thể thoải mái cung cấp ảnh hoặc các thông tin “sexy” (thuật ngữ của ngành báo chí với nghĩa “bắt mắt”) liên quan đến cuộc phỏng vấn của bạn.

Sau khi đã tập hợp đủ các câu trích dẫn và tìm hiểu kỹ vấn đề, nhà báo sẽ bắt đầu viết bài. Trong khi tập trung làm việc này, cô ta sẽ trả lời các cuộc điện thoại gọi đến và bị gián đoạn bởi nhiều người khác nhau. Chẳng hạn, cô ta đang viết thì có điện thoại: “Chúng ta đang thiếu tin. Chị có thể viết 800 từ thay vì 400 từ được không?” và “Chị có sử dụng nhạc không? Hôm nay chưa có ai dùng nhạc cả”, lại bị gián đoạn: “Chị có cách nào để lấy được ảnh một con lợn không?”, tiếp tục: “Ảnh của Smith đã được gửi tới và trông tốt hơn ảnh của Jone. Chị đã dùng ảnh của Jone ở trang nhất phải không?”), đồng thời cô ta cũng sẽ phải nghĩ đến việc phải điều chỉnh lại bài viết sau cú điện thoại: “Xin lỗi, chị có thể viết lên 1.200 từ được không? Chúng ta vừa mất một bài quảng cáo”. Và nếu là phát thanh/truyền hình: “Chúng ta vừa sắp đặt lại trình tự chương trình. Chị lên hình ngay đi” và “Xin lỗi, lúc trước tôi nói chúng ta chưa có nhạc nhưng bây giờ thì quá nhiều rồi”), trong khi vẫn phải sắp xếp các tài liệu mà cô ta đã không sắp xếp lúc có thời gian trống cũng như các thiết bị và nhóm phóng viên để thực hiện chương trình.

Và nếu là báo in: “Hãy viết 1.500 chữ nếu chị có thể. Nhưng như thế thì quá dài với một bài báo. Chị có thể đưa bớt vào một, hai hộp thông tin không?”, cô ta cũng sẽ tính đến ảnh minh họa. Tòa soạn có thể có quy định: “Ảnh chân dung của Peterson đã được gửi tới và có vẻ như nó được chụp trong phòng chụp ảnh công cộng. Chúng ta cần cử một phóng viên ảnh đến chỗ anh ta. Chị có thể thu xếp việc này không?” và trong khi thu xếp việc này thì: “Có đảo chính quân sự ở Vương quốc A. Chúng ta chỉ cần 400 từ thôi. Rất xin lỗi”, tiếp đó: “Xin lỗi, giờ thì không cần ảnh về lợn nữa. Nhưng chúng ta có một tấm ảnh con thuyền đẹp, nếu chị cần?” nên cô ta lại phải tìm bức ảnh nào đó bắt mắt hơn. Tương tự như vậy, với phát thanh/truyền hình, cô ta đột ngột nghĩ rằng câu chuyện sẽ hoàn hảo nếu cô ta có thể quay được “Anh chàng chị phỏng vấn sáng nay ấy. Anh ta đang trên điện thoại hỏi xem chị có đủ thông tin chưa. Chị có muốn nói chuyện với anh ta không?” cảnh đàn bò đang được vắt sữa khoảng mười giây.

Sản phẩm bán hoàn chỉnh được gửi cho ban biên tập và khi đó: “Lại là anh chàng đó. Anh ta nói muốn sửa lại điều anh ta đã nói sáng nay. Chị có thể đổi “trong khi” thành “trong lúc” ở dòng thứ ba của đoạn trích dẫn thứ hai không?”, và rất khó hoặc khó có thể thay đổi quan điểm của nhà báo: “Cuộc đảo chính thất bại rồi. Chúng ta cần thêm 1.000 chữ nữa và cần ngay bây giờ.” Điều duy nhất tồi tệ hơn việc làm gián đoạn việc viết một bài báo là tìm cách thay đổi câu chuyện đã được lên trang.

Nếu bạn cần được giải thích rõ hơn thì kết luận rút ra từ phần này là:

Viết/sản xuất một câu chuyện là một quá trình phức tạp vốn hay bị làm gián đoạn. Tuy nhiên, nếu bạn có thông tin hay và nếu bạn đủ may mắn để gọi điện cho nhà báo ngay khi cô ta được yêu cầu viết thêm 1.000 chữ, bạn sẽ có thêm một người bạn để đời – hoặc ít nhất là cho đến khi quy trình làm tin kết thúc.

Hoặc bạn có thể chợt nhớ ra một chi tiết nhỏ trở nên quan trọng như thế nào. Bạn có thể đã trả lời phỏng vấn một cách hoàn hảo nhưng nếu những diễn biến sau cuộc phỏng vấn xảy ra như quá trình sản xuất được mô tả trên đây, cơ hội xây dựng tên tuổi của bạn thực sự phụ thuộc vào việc bạn có đề cập đến việc bạn có một đàn bò sữa tuyệt đẹp ở nhà hay không.

Trí nhớ của nhà báo hoạt động như thế nào?

Câu hỏi này nghiêm túc hơn là vẻ ngoài của nó. Trước hết, xét đến môi trường làm việc đầy áp lực và khó lường, nhà báo thường nhớ những người gây khó khăn cho công việc của họ. Nếu bạn lãng phí thì giờ của cuộc phỏng vấn để quảng cáo về công ty thay vì cung cấp cho họ thông tin về vấn đề mà họ quan tâm, họ sẽ không trở lại. Nếu bạn làm câu trích dẫn trở nên lộn xộn (sửa “trong khi” thành “trong lúc” là sai lầm phổ biến), họ sẽ không muốn tái diễn kinh nghiệm này nên họ không muốn phỏng vấn bạn nữa.

Nhưng ở đây cũng có câu hỏi quan trọng hơn về khả năng tập trung của nhà báo và loại thông tin cũng như thời điểm họ cần biết cùng lượng thông tin họ có thể nhớ. Bạn hãy chú ý ba điều sau:

Nhà báo luôn nhớ đến nguồn tin hữu dụng. Nguồn tin hữu dụng theo họ là người có thể gặp được ngay và nói những câu có thể trích dẫn được (họ cũng sẽ nhớ đến những người mà theo cách gọi của họ là những kẻ lãng phí thời gian).
Trong khi nghiên cứu một câu chuyện, nhà báo quan tâm lắng nghe bất kỳ thông tin nào từ bạn có liên quan đến góc độ và vấn đề của họ (giả định rằng họ không bị giới hạn về thời gian; bên cạnh đó, họ sẽ không cắt lời bạn nếu bạn nói một mạch về công ty của bạn vì cuối cùng bạn có thể nói điều gì đó mà họ có thể trích dẫn được, nhưng họ sẽ không quay lại để phỏng vấn thêm thông tin).
Nhà báo sẽ quên tất cả những điều bạn nói với họ và một số nhà báo sẽ quên rằng họ đã phỏng vấn bạn, thậm chí ngay khi câu chuyện của họ vừa được in hoặc phát sóng.

Điều cốt lõi thâu tóm tất cả những ý trên đây là thực tế đơn giản:

Nhà báo không tham gia vào vấn đề mà họ nghiên cứu.
Họ không làm việc trong ngành của bạn. Họ chỉ có mối quan tâm đến ngành của bạn. Mối quan tâm đó chỉ kéo dài cho tới khi họ kết thúc câu chuyện của họ và chuyển sang câu chuyện tiếp theo.
Kỹ năng mà nhà báo mang tới cuộc phỏng vấn không phải mối quan tâm (hay sự thiếu quan tâm) về vấn đề của bạn hay về những điều bạn nói. Kỹ năng của nhà báo là thu thập những thông tin anh ta cần cùng với các câu trích dẫn và hấp thụ đủ thông tin để tạo ra một câu chuyện. Câu chuyện đó tạo cho công chúng ấn tượng rằng nó được viết ra bởi một người nắm vững vấn đề. Hãy chú ý đến việc sử dụng từ “ấn tượng” ở đây. Một phần cơ bản của kỹ năng làm báo là trình bày thông tin khéo léo để tạo ra bài viết thú vị về gần như tất cả các vấn đề.

Nếu bạn trò chuyện với một nhà báo làm việc cho một tờ báo Chủ nhật chẳng hạn, bạn có thể đoán rằng vào thời gian này tuần trước anh ta đang nghiên cứu bài chuyên đề về một vấn đề hoàn toàn khác. Bạn cũng có thể đoán rằng tuần tới anh ta sẽ tìm hiểu một vấn đề hoàn toàn khác. Bởi lẽ, độc giả không đọc hai bài báo giống nhau trong hai tuần liên tiếp.

Điều này có nghĩa là gì? Rất đơn giản:

Về mặt nghề nghiệp, nhà báo phải xây dựng khả năng chú ý ngắn hạn.

Nói từ kinh nghiệm (của một người trả lời phỏng vấn), bạn cần nhớ rằng trong không khí khẩn trương tối thứ Sáu tại một tờ báo Chủ nhật, toàn bộ nguồn lực của tờ báo tập trung vào việc thu thập tin tức mới nhất, trong đó bạn là một nguồn tin quan trọng và sau đó phải nỗ lực thu hút sự chú ý của chính những công chúng cũ trong tuần tiếp theo, vì thế nhà báo khó có thể nhớ lâu được.

Nhà báo là những người có khả năng tập trung nhưng sự tập trung của họ thay đổi theo định kỳ xuất bản của tòa soạn mà họ làm việc. Nếu họ nhớ theo cách “quên có lựa chọn” thì đó chính là cách trí nhớ của họ hoạt động. Họ tập trung vào những điều họ cần biết, khi họ cần biết điều đó và những gì còn lại chỉ là vô nghĩa.

Cung cấp thông tin sau phỏng vấn như thế nào?

Đến bây giờ có lẽ không cần phải nói nhiều về điều này.

Các cuộc điện thoại sau cuộc phỏng vấn phải ngắn gọn và có mục đích rõ ràng.

Nếu bạn gửi ảnh của bạn bằng thư điện tử, hãy ghi tên (hoặc chủ đề) của bài chuyên đề và chữ “PIC^[1]” trong dòng tiêu đề của thư điện tử và nếu bạn gửi thư điện tử đến phòng ảnh, hãy nhớ thêm vào tên của nhà báo.

Bạn cũng nên cung cấp tên, chức vụ (như bạn muốn trích dẫn), tên công ty và số điện thoại liên hệ để họ có thể liên lạc với bạn (không chỉ cung cấp số của tổng đài nếu bạn đi ra ngoài) bằng bất kỳ tài liệu nào bạn gửi.

Nếu bạn gửi một tấm ảnh, đĩa hoặc các tài liệu vật chất khác, hãy đóng gói nó làm sao để (a) nó được chuyển tới nhà báo mặc dù cô ta rất bận và (b) nó có thể được nhận ra và mở ra khi gửi đến thay vì bị lòi ra một bên. Hãy cụ thể. Viết “Đây là ảnh cho…” trên bưu kiện sẽ tốt hơn so với chỉ viết “Khẩn cấp.” Thời nay, cái gì cũng “Khẩn cấp” cả.

Và đừng nói quá; trên thực tế, tốt nhất là bạn không nên nói gì về bức ảnh đẹp như thế nào, sơ đồ sinh động ra sao. Bạn không nên làm cho nhà báo mong đợi “bức ảnh tuyệt vời” nhưng hóa ra là một tấm ảnh tầm thường nữa.

Còn ảnh thì sao?

Nên gửi bằng thư điện tử.

Độ phân giải 300dpi hoặc hơn.

Và nếu có thể, hãy làm cho nó sinh động.

Rất dễ tạo ra một bức ảnh chân dung của một ai đó. Chỉ có phần đầu, vai và người trong ảnh đang mỉm cười và xong. Trông bạn đang rất hứng thú với công việc. Nhưng bạn cũng giống như tất cả những người khác có ảnh chân dung trong số này.

Không có lý do gì ảnh chân dung của bạn được đặt cỡ lớn hơn ảnh chân dung của những người khác ngay cả nếu bạn đưa ra một câu trích dẫn rất hay, đáng được in đậm ngay dưới ảnh của bạn.

Không khó để chụp một bức ảnh bạn đang nói, đang đưa ra ý kiến hoặc đang đứng bên cửa sổ với khuôn mặt sáng lên dưới ánh nắng. Cũng không khó để bạn ngẩng đầu lên một chút và tỏ ra tươi tỉnh hơn trước khi bấm máy để khuôn mặt bạn sinh động hơn trong bức ảnh.

Bạn có thể đặt tay lên cằm (đặc biệt là nếu bạn có cằm bạnh) hoặc cầm điện thoại trong tay hoặc thậm chí là đứng trước micro nhưng tất cả những tư thế đó đều là rập khuôn. Có lẽ để tốt hơn, bạn nên nghĩ đến việc đứng/ngồi chéo góc với máy ảnh (quay đầu về phía máy ảnh) hoặc chỉ nhìn thoáng qua phía máy ảnh thay vì ngồi đối diện với máy ảnh và nở một nụ cười lo lắng.

Nếu bạn chi tiền cho các tài liệu quảng bá, hãy tính đến việc dành một chút kinh phí để làm cho mọi người trong văn phòng trông thật sống động.

Nếu bạn thuê người chụp ảnh, hãy thuê một phóng viên ảnh chứ không phải người chuyên chụp ảnh đám cưới.

Nếu tờ báo cử phỏng viên ảnh tới, hãy chọn hậu cảnh và hãy nghĩ đến những tình huống khác nhau mà tờ báo sẽ sử dụng những tấm ảnh của bạn – bây giờ sẽ được lưu làm tư liệu. Tốt nhất là nên thể hiện cả khuôn mặt nghiêm túc và khuôn mặt mỉm cười để đề phòng cho một ngày tin tức không được tốt.

Từ cuộc phỏng vấn này tới cuộc phỏng vấn khác

Chắc chắn có một thời điểm mà nhà báo không hứng thú nghe câu chuyện của bạn. Đó là ngay sau khi câu chuyện của bạn được đưa tin rộng rãi. Độc giả/khán giả muốn có sự đa dạng và nhà báo quen với việc chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác, từ số này đến số khác và từ những người trả lời phỏng vấn này sang những người trả lời phỏng vấn khác.

Bạn không thể gặp may hai lần chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Nhưng hãy nhớ rằng một tờ báo có nhiều chỗ trống khác nhau để lấp đầy. Một tờ báo có thể có mục Nhật ký thành phố và mục phân tích sâu theo định kỳ cũng giống như một đài phát thanh không chỉ bắt đầu một ngày với cuộc phỏng vấn chính trị quan trọng. Có bản tin kinh tế, các bài viết người tốt việc tốt, mục thư giãn nhẹ nhàng và các mục khác. Trên chương trình Today của Radio 4, các chuyên gia về quản lý thường đưa ra những Suy nghĩ trong ngày.

Nếu bạn đã hoàn toàn “xong việc” với một tờ báo và bạn nhận thấy lợi ích của việc xuất hiện trước công chúng, hãy nghĩ đến những hình thức đưa tin khác mà bạn có thể đạt được. Luôn luôn có chỗ cho những sự kiện thú vị và nếu có bất kỳ loại phân tích khách hàng nào mà bạn có thể tập hợp lại thành một bản điều tra thì hãy hướng tới.

Nếu bạn không có ý tưởng gì, hãy đọc hoặc nghe chương trình mà bạn muốn được xuất hiện trên đó. Mỗi khi bạn nghĩ “Đáng lẽ mình có thể làm được điều đó”, hãy ghi lại điều đó để bạn có thể làm tốt hơn trong lần tới.

Khi nào nên gọi cho nhà báo

Nếu bạn gọi lại cho nhà báo, thời điểm tốt nhất để làm việc đó là bây giờ trước khi cô ta nhấc điện thoại và gọi cho người khác.

Vấn đề là lịch làm việc hàng ngày của nhà báo thường không cố định. Thông thường, họ làm việc muộn và kết thúc muộn mặc dù điều này cũng không phải đúng với tất cả các nhà báo. Các nhà báo, đặc biệt là các nhà báo tự do thường có thói quen làm việc riêng của họ. Lịch làm việc của họ chỉ dựa trên những thời hạn (và các cuộc họp báo cho phóng viên)

Vì vậy, hãy mở đầu cuộc gọi của bạn bằng câu hỏi:

Tôi gọi lúc này có tiện không? Nếu họ nói không, hãy gác máy. Đừng cố nói điều gì. Hãy gác máy. Vấn đề không phải là họ đang họp và họ chỉ có thể nghe bạn trong mười giây. Vấn đề là họ đang viết dở một đoạn và nếu bạn không gác máy ngay thì họ sẽ quên mất mạch viết. Hãy hỏi khi nào thì tiện hơn nhưng sau đó hãy gác máy.

Mặc dù không có hướng dẫn rõ ràng nào về thời điểm nên gọi và không nên gọi cho nhà báo nhưng chắc chắn có thời điểm phù hợp và không phù hợp.

Do đó, dưới đây là một số hướng dẫn, mặc dù bạn cần chú ý rằng cách làm việc của nhà báo này khác nhà báo kia, tờ báo này khác tờ báo kia và cách làm việc của họ còn thích ứng theo những sự kiện đang diễn ra trên thế giới hoặc các lĩnh vực liên quan.

Bạn không nên gọi cho nhà báo ngay sau khi xảy ra một sự kiện lớn. Bạn nên gọi điện cho nhà báo nếu có sự kiện lớn mới xảy ra trong lĩnh vực của bạn và bạn có thể nói về sự kiện đó một cách thuyết phục.

Bạn thường không thể gọi được cho những người làm phát thanh/truyền hình khi chương trình đang lên sóng.

Họ cũng không hoan nghênh cơ hội trò chuyện trong một hoặc hai giờ trước khi chương trình bắt đầu hay trong nửa giờ (hoặc nhiều hơn) khi họ đang thư giãn sau chương trình.

Các nhà báo làm việc tại các nhật báo thường bận rộn vào lúc cuối ngày khi họ viết bài. Trong ngày, họ có thể nhấc máy lúc 10 giờ sáng khi họ mới đến văn phòng tới khoảng 10 giờ 45, là lúc họ suy nghĩ về cuộc họp tin buổi sáng. Bạn có thể gọi lại trước bữa trưa, khoảng từ 11 giờ 30 đến trước 12 giờ và sau bữa trưa nhưng trước cuộc họp tin buổi chiều, tức là từ 2 giờ chiều đến trước 3 giờ chiều. Sau đó, nếu bạn muốn gây phiền toái cho họ, bạn có thể cắt ngang lúc họ đang viết bài từ 3 giờ 30 trở đi.

Bạn sẽ không được chào đón ở một tờ tuần báo nếu bạn gọi vào ngày họ ra báo. Nhưng ngay sau đó, khi họ đang suy nghĩ cho số tiếp theo, họ sẽ rất sẵn lòng nghe bạn (mặc dù bạn nên trừ ngày nghỉ và thời gian tới các cửa hàng mua sắm). Báo Chủ nhật thường rất bận từ thứ Năm nhưng gần như không làm gì vào các ngày thứ Hai, vì vậy thời điểm tốt nhất để gọi cho họ là thứ Ba hoặc thứ Tư.

Đối với các ấn phẩm ra hàng tháng, bạn không nên gọi tới trong khoảng thời gian vài ngày, có thể một tuần trước ngày phát hành chính thức. Tin bài đã được gửi tới nhà in và họ đều đi ăn trưa. Vì vậy, nếu bạn muốn nhắm đến trang tin, hãy gọi ít nhất một tuần trước ngày phát hành. Đối với các bài chuyên đề, bạn nên gọi trước sáu tuần. Họ sẽ lựa chọn vấn đề, bắt đầu nghiên cứu và có thể chưa viết ngay.

Các ấn phẩm trực tuyến, dù là độc lập hay gắn với một ấn phẩm truyền thống, không phải tuân theo định kỳ phát hành giống như phát thanh/truyền hình và báo chí. Nhìn chung, mục tiêu chính của họ là đáp ứng nhu cầu của công chúng, trước thời điểm công chúng truy cập vào đông nhất. Vì vậy, một ấn phẩm trực tuyến thường cần đăng nội dung mới vào sáng sớm để sẵn sàng chờ dân văn phòng thức dậy và lên mạng đồng thời cập nhật liên tục trong ngày và đặc biệt là trước giờ nghỉ trưa và trước giờ xem truyền hình vào buổi tối. Quy tắc chung là nên giả định rằng nội dung trực tuyến của một ấn phẩm không trực tuyến về cơ bản sẽ tuân theo lịch làm việc của ấn phẩm không trực tuyến, trong khi một ấn phẩm trực tuyến thuần túy thường hoạt động giống như một tờ nhật báo mặc dù thời gian các cuộc họp tin không cố định bằng.

Và cuối cùng… lúc nào nên ngồi cạnh điện thoại?

Chúng ta đã thảo luận về việc nên sẵn sàng nhận điện thoại sau cuộc phỏng vấn để nhà báo kiểm tra lại thông tin vào phút cuối. Có lẽ cùng cần bổ sung thêm: thời điểm phù hợp nhất để kiểm tra thông tin là trong khi đang viết bài. Vì vậy, bạn nên đọc phần trước để biết khi nào nên sẵn sàng chờ điện thoại. Ví dụ, nếu bạn vừa được một tờ nhật báo phỏng vấn thì thời gian họ có khả năng gọi nhất là khoảng 5 giờ chiều.