LỜI NÓI ĐẦU

Lãnh đạo là người luôn kiên định khi hầu hết mọi người đã dao động.

— HOWARD GARDNER, TƯ TƯỞNG LÃNH ĐẠO —

Tổ chức của bạn đang cần một kế hoạch phân bổ nguồn lực chiến lược. Với ngân sách giới hạn và số lượng nhân sự đang bị cắt giảm, bạn cần tập trung vào những dự án mà bạn cho rằng nên theo đuổi và có tiến độ thời gian phù hợp. Bạn đã thảo luận việc này nhiều lần với sếp, nhưng vì một số lý do nào đó mà cô ấy chẳng có động tĩnh gì cả.

Vậy bạn sẽ làm gì?

Bạn cần phải hành động. Hãy định hướng cho sếp. Hãy lập các kế hoạch riêng của bạn và gửi cho cô ấy phê duyệt. Và nếu cô ấy phê duyệt, thì bạn hãy xin phép xúc tiến kế hoạch đó. Bằng cách này, bạn đang lấp đầy các khoảng trống lãnh đạo thông qua những hành động kịp thời và quyết đoán. Bạn đang thể hiện những gì cần để lãnh đạo sếp của bạn.

Như bạn sẽ khám phá trong cuốn sách này, Quản trị ngược thực sự là một cẩm nang cho các nhà lãnh đạo cấp trung. Những nhà lãnh đạo cấp trung luôn phải suy nghĩ về toàn cục và có thể tiến hành những việc giúp cho công việc hoàn thành cũng như giúp sếp và đồng nghiệp thành công. Thường thì, những người đó sẽ lãnh đạo ông chủ của họ thậm chí họ cũng có thể lãnh đạo ông chủ của ông chủ thông qua những các nhân viên cấp dưới hoặc thông qua đồng nghiệp. Những người thành công trong việc lãnh đạo từ cấp trung cũng là những nhà quản lý khéo léo và thành thạo; họ sử dụng các kỹ năng quản lý của mình để thiết lập mục tiêu, kế hoạch dự án, tổ chức nhân sự và tiến hành các dự án theo đúng tiến độ và ngân sách.

Làm được điều đó không dễ, nhưng sẽ là khả thi nếu bạn suy nghĩ và hệ thống lại mục tiêu cũng như cách thức thực hiện. Nghĩa là, không phải bạn đang hành động cho chính mình, mà bạn đang hành động vì lợi ích của tổ chức. Điều này đòi hỏi sự chủ động, khả năng thuyết phục, tầm ảnh hưởng, sự kiên trì và niềm đam mê. Kết hợp được những điều đó chính là thứ mà các chuyên gia gọi là “quản trị ngược”.

“Quản trị ngược đòi hỏi lòng can đảm và quyết tâm lớn lao”, Michael Useem viết. Ông là giáo sư của trường Wharton thuộc Đại học Pennsylvania và là tác giả của cuốn sách nổi tiếng đã phổ biến khái niệm “Chúng ta có thể lo sợ cấp trên của mình sẽ trả lời như thế nào, chúng ta có thể nghi ngờ quyền lãnh đạo ngược của mình, nhưng tất cả chúng ta đều mang một trách nhiệm là làm những gì chúng ta có thể cho đến khi nó tạo nên sự khác biệt.”

Các cá nhân lãnh đạo ngược là những người chứng minh được rằng họ nhận thức được bức tranh lớn hơn, đã sẵn sàng, quyết tâm, và có thể làm những việc cần thiết vì lợi ích của nhóm. Các cá nhân đó sẽ chứng minh dũng khí của họ khi đến thời điểm thích hợp. Khi lãnh đạo ngược từ cấp trung, cần xem xét ba câu hỏi dưới đây:

Nhà lãnh đạo cần làm gì? Các sếp phải chịu trách nhiệm về nhân viên của mình cũng như điều hành mọi thứ đi đúng hướng. Khi là một nhân viên cấp dưới, hãy tự hỏi bản thân: Sếp cần làm gì để công việc đạt hiệu quả hơn? Điều này sẽ khiến bạn phải suy nghĩ một cách có chiến lược cũng như hành động một cách có chiến thuật hơn.
Nhóm cần làm gì? Lý tưởng nhất là cả đội cùng trợ giúp lẫn nhau. Điều này khó thực hiện được do cái tôi của mọi người sẽ xung đột với nhau. Sếp thường phải dành thời gian xoa dịu mối bất hòa giữa các thành viên. Tuy nhiên, nếu một thành viên trong đội tự đứng lên làm công việc “xoa dịu” đó thì sếp sẽ rảnh rang để chú tâm vào công việc chính.
Tôi có thể làm gì giúp cấp trên và cả đội thành công? Câu trả lời có thể là bạn nhận trách nhiệm làm thêm một phần công việc hoặc nhường phần công việc đó cho một người khác. Ví dụ, nếu cả đội đang cùng nhau tập trung làm một việc trong khi một mình bạn lại đang tiến hành một việc riêng. Hãy từ bỏ việc riêng để có thể dốc toàn lực.

Sử dụng những câu hỏi đó trong kế hoạch hành động sẽ giúp bạn tìm ra phương pháp lãnh đạo sếp mà vẫn khiến sếp thấy thoải mái, đội của bạn đạt được thành công và bạn sẽ trở nên nổi bật vì biết cách khiến cho công việc vận hành suôn sẻ.

BIẾN KẾ HOẠCH THÀNH HÀNH ĐỘNG

Những kế hoạch hiệu quả cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều này đặc biệt đúng khi lãnh đạo ngược. Lãnh đạo ngược là một dạng của quản lý ngược nhưng có một điểm khác biệt. Quản lý ngược thể hiện qua những công việc hành chính, còn lãnh đạo ngược bao hàm sự sáng tạo. Cả hai đều cần thiết để lãnh đạo ông chủ của bạn một cách hiệu quả. Cả hai cách đều tập trung vào việc giúp nhà lãnh đạo làm công việc của mình tốt hơn. Nhưng trong khi lãnh đạo ngược, người thực hiện phải có lòng vị tha để tổ chức có thể đạt được lợi nhuận. Đây là điều gốc rễ mà thuật lãnh đạo cần tập trung, làm những việc có lợi cho người khác ngay cả khi phải đặt quyền lợi của bản thân sang một bên.

Bạn cần phải học cách mang mọi người đến với nhau, cùng nhau chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chung. Bạn cần phải khiến họ quan tâm đến những gì họ làm. Đó là điều chúng ta gọi là lãnh đạo người khác. Vậy bạn làm điều này như thế nào? Hãy giao tiếp thông qua hành động. Hãy biến những hiểu biết của bản thân và nhiệm vụ của bạn thành những hành động tích cực và đầy cảm hứng cho người khác để họ cảm thấy tập trung, gắn kết và sẵn sàng giành chiến thắng.

Kế hoạch của bạn phải bao gồm việc thực hiện những gì cần thiết để tạo nên sự khác biệt tích cực. Sự khác biệt có thể chỉ nhỏ như việc cắt bỏ một buổi họp mỗi tuần để mọi người có thêm thời gian thực hiện các dự án của họ. Sự khác biệt cũng có thể sâu sắc như sắp xếp lại tổ chức khiến nó đáp ứng được thêm nhiều khách hàng hiện tại và tiềm năng. Chủ đề cơ bản là thay đổi tích cực. Điều đó đòi hỏi bạn phải sẵn sàng “đứng mũi chịu sào” để lãnh đạo người khác.

Bạn có thể tạo ra niềm hứng khởi cho kế hoạch của mình bằng cách đọc truyện về những người biết cách lãnh đạo ngược. Cuốn sách miêu tả nhiều con người với những câu chuyện sống động là những ví dụ tuyệt vời về lãnh đạo ngược. Một số chuyện kể về những người biết cách dẫn dắt ông chủ của họ, như Eleanor Roosevelt, Beverly Sills và Tim Russer. Một số khác là ví dụ về những nhà lãnh đạo đã không chấp nhận tình huống yếu thế mà phản công lại; Barack Obama trước khi trở thành tổng thống là một ví dụ điển hình. Còn có những người biểu tình chống lại cả hội nghị để thực hiện sự thay đổi tích cực như Paul Newman và Bono. Hoặc một kiểu khác là những người lãnh đạo tổ chức của họ bằng cách sáp nhập nguyện vọng số đông với nguyện vọng của mình để công việc được thuận lợi, chẳng hạn như Stockdale và Bo Schembechler. Tất cả những con người này đã bộc lộ tài năng lãnh đạo đồng thời dạy cho chúng ta về hiệu quả lớn lao của sự lãnh đạo ngược trong công việc.

Các nhà lãnh đạo cấp cao hãy lưu ý. Bạn nên khuyến khích sự lãnh đạo từ cấp trung. Những người hoài nghi có thể cho rằng việc lãnh đạo từ cấp dưới sẽ làm suy yếu quyền lực của giám đốc điều hành. Nhưng thực tế thì ngược lại. Khi các nhà quản lý cấp trung có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả, nhà quản lý cấp cao có thể được tự do suy nghĩ và hành động theo chiến lược mà không bị vướng bận vào phương thức thực hiện. Mọi tổ chức cần có những người có thể suy nghĩ độc lập và dám hành động theo sáng kiến để công việc đạt hiệu quả cao. Những hành động như vậy cho phép mỗi cấp quản lý đều tiến hành theo đúng chiến lược. Phát triển các nhà lãnh đạo có khả năng lãnh đạo từ cấp trung chính là công việc của nhà quản lý. Nó không chỉ tạo ra một tổ chức mạnh mẽ hơn trong thời gian ngắn mà còn đào tạo nên các nhà lãnh đạo tương lai để thay thế cho các vị trí lãnh đạo cấp cao. Thời gian thực hành lặp lại sẽ cho phép các cá nhân có nhiều cơ hội hơn để vận dụng tài năng cũng như trau dồi các kỹ năng của họ.

Khả năng lãnh đạo ngược của bạn càng tốt thì càng chứng tỏ tiềm năng bạn sẽ trở thành nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Khả năng bạn chứng minh các sáng kiến của mình, vượt qua mọi khó khăn và thúc đẩy sự phục hồi là thước đo quan trọng cho vị trí lãnh đạo cấp cao. Hơn nữa, bạn sẽ cần phải gây ảnh hưởng đến cả ông chủ lẫn những người thuộc cấp. Lãnh đạo ngược cũng mở ra cánh cửa để lãnh đạo toàn bộ tổ chức.

Cần phải phát triển mạnh mẽ khả năng lãnh đạo từ cấp trung. Càng ngày nguồn động lực từ cấp trung càng trở nên cần thiết khiến cho các tổ chức không chỉ nhạy bén và linh hoạt mà còn đáp ứng khách hàng cũng như chịu trách nhiệm về kết quả công việc tốt hơn. Lãnh đạo từ cấp trung đòi hỏi khả năng định hướng cho thuộc cấp, đồng nghiệp và sếp. Việc lãnh đạo ngược đòi hỏi phải có tất cả các kỹ năng cần thiết để dẫn dắt nhóm cũng như áp dụng những kỹ năng đó để định hướng cho cấp trên và các đồng nghiệp của bạn. Trên thực tế, lãnh đạo ngược là một hoạt động làm cân bằng cũng như kết hợp các mục đích khác nhau với khả năng kết nối tập thể xung quanh một hướng đi chung. Điều cơ bản của lãnh đạo ngược là định hướng cho sếp, cho đồng nghiệp và cho cả đội của bạn.

Chúng ta phải có tư duy mạnh mẽ, sẵn sàng chấp nhận sự thật như nó vốn vậy.

— HARRY S. TRUMAN —

Một thực tế nhỏ cũng đáng giá hơn mọi giấc mơ viển vông.

— RALPH WALDO EMERSON —

CÁC TÌNH HUỐNG LÃNH ĐẠO NGƯỢC TRONG KINH DOANH

Trong thời buổi kinh tế khó khăn cũng như khi gặp điều kiện thuận lợi, có một số trường hợp đòi hỏi những nhân viên cấp trung phải lãnh đạo tổ chức của họ. Thực tế, sự lãnh đạo được thực hiện cả từ phía sếp và nhân viên. Tiếp theo là một vài dữ liệu chỉ ra điều này.

Trước tiên và quan trọng nhất chính là sự thiếu lòng tin vào quản lý cấp cao. Ví dụ, theo một cuộc khảo sát do công ty nguồn nhân lực Watson Wyatt tiến hành:

Chỉ có 49% nhân viên có “lòng tin và sự tự tin” đối với những nhà quản lý cấp cao.
Chỉ có 55% nói rằng lãnh đạo cấp cao cư xử “nhất quán với các giá trị cốt lõi của công ty họ”.
Chỉ có 53% tin rằng nhà quản lý cấp cao thực hiện “quyền thay đổi để giữ tính cạnh tranh”.

Một cuộc điều tra với hơn 800 nhà quản lý cấp cao do công ty tư vấn Booz & Company thực hiện trong tháng 12 năm 2008 khi sự suy thoái kinh tế đang tác động mạnh đến công việc kinh doanh cho biết, có một số lượng lớn nhân viên tiết lộ rằng nhiều công ty đang “vật lộn để tìm hướng đi đúng”. Khoảng 40% chuyên viên giám sát “không tin vào khả năng sếp của họ đang có một kế hoạch đáng tin cậy để vượt qua cuộc khủng hoảng kinh tế”. Tệ hơn nữa, gần một nửa số người được khảo sát (46%) thiếu niềm tin vào khả năng các nhà lãnh đạo cao nhất của họ có thể tiến hành một kế hoạch phục hồi. Sự thiếu niềm tin này có hại cho bước tiến của tổ chức và là một thách thức đòi hỏi các nhà quản lý cấp trung phải trở nên chủ động.

Tuy nhiên, các giám đốc điều hành cũng băn khoăn về việc tìm người kế cận cho người điều hành hiện tại. Và đa số các giám đốc điều hành nhân sự cấp cao được khảo sát thừa nhận rằng họ “đang cố gắng tìm kiếm, tuyển dụng và phát triển những nhà quản lý cấp trung”. Sự thiếu hụt đó ngày càng gia tăng trong các lĩnh vực kỹ thuật, khoa học ứng dụng, chính phủ, chăm sóc sức khỏe và viễn thông.

Điều này gây ra sự rối loạn chức năng. Ví dụ, hãy xem xét các vấn đề truyền thông xung quanh lý do tại sao dự án thất bại. Dự án thất bại đến 85% khi gặp phải một hoặc một số vấn đề sau đây:

“Lên kế hoạch phi thực tế”, ví dụ: “Không xem xét đến thực tiễn”.
“Không có được sự ủng hộ của nhà tài trợ”, ví dụ, “nhà tài trợ không cung cấp khả năng lãnh đạo, sức mạnh chính trị, thời gian hay năng lượng.”
“Lòng vòng”, ví dụ, “mọi người làm việc xung quanh quá trình thiết lập ưu tiên, và không phải chịu trách nhiệm cho những việc làm đó.
“Dự án gà”, ví dụ, ”nhóm trưởng và các thành viên đều không chấp nhận [các vấn đề]” […] “nhưng lại chờ đợi một ai đó khác nói lên ý kiến phản đối đầu tiên.”
“Thất bại nhóm”, ví dụ, “rối loạn chức năng” do thất bại trong “hỗ trợ dự án” và có lỗi trong việc giải quyết những thiếu sót.

Rõ ràng là có một số sai lầm diễn ra trong công việc. Vào thời điểm thuận lợi, bạn có thể sửa chữa chúng. Nhưng trong lúc đang khó khăn, điều đó không hề khả thi. Vì vậy, rõ ràng là mọi người có nhu cầu chủ động sửa chữa các vấn đề sai. Nhà quản lý cấp cao cần khuyến khích điều này. Nhưng điều đó không thường xảy ra. Theo cuốn Manager’s Guide to Reward (tạm dịch: Hướng dẫn nhà quản lý khen thưởng), hành động của nhà quản lý ảnh hưởng tới “mô hình công việc, sự phát triển của sự nghiệp và bầu không khí làm việc”. Cuốn cẩm nang đó cũng lưu ý rằng các nhà quản lý có trách nhiệm cũng như “lãnh đạo và trao quyền”. Nhưng như chúng ta đã thấy, các nhà quản lý cấp cao không thường xuyên làm vậy. Và khi điều đó xảy ra, tổ chức rất dễ thất bại.

Hãy nhìn nhận một cách trung thực: người quản lý không sắp đặt để thất bại. Các nghiên cứu đã chỉ ra nguyên nhân dẫn đến thất bại của các nhà quản lý như sau:

80% do “kỹ năng giao tiếp không hiệu quả và thực tiễn”.
79% do “quan hệ làm việc và kỹ năng giao tiếp kém”.
69% do “cá nhân không phù hợp với công việc”.
61% do “thất bại trong việc định hướng mục tiêu”.
56% do “sự ủy quyền giảm sút”.

Tất cả những thất bại về mặt quản lý có thể được sửa chữa bằng khả năng lãnh đạo giỏi, mạnh mẽ và thuyết phục. Và khả năng lãnh đạo đó không phải xuất phát từ trên, mà nó đến từ chính bên trong tổ chức, chủ yếu là từ nhà quản lý cấp trung. Đó là điều sẽ được đề cập ở đây: quản lý ngược.

Nói một cách thẳn thắn, quản lý ngược không chỉ dựa vào số liệu thống kê. Các tình huống thay đổi từng ngày. Vấn đề là các cá nhân và các nhóm sẽ triển khai trên thực tế như thế nào. Nhìn chung, chúng bao gồm hiệu suất của toàn bộ tổ chức. Hiệu suất dựa trên sự lãnh đạo, và nhiều sự lãnh đạo đến từ cấp dưới. Cuốn sách này sẽ chỉ ra rằng các nhà quản lý cấp trung có thể sử dụng đặc quyền lãnh đạo của họ để giúp đỡ bản thân, ông chủ và tổ chức của họ thành công.